Учет печатей и штампов

Печати и штампы в организации

Что такое печать и что такое штамп?
Нормативная база

Согласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать – это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу».

Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее основной печатью1), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:

  • полное фирменное наименование ООО или АО;
  • место нахождения ООО или АО.

Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».

Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.

Индивидуальные предприниматели (далее – ИП) иметь печать не обязаны (см. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ).

Примеры печатей из ГОСТа Р 51511-2001:

Пример 1

Печати хозяйственных обществ

СвернутьПоказать

В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (утвержден на основании Федерального закона от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании»). Здесь, например, перечислены размеры, которые должна иметь и сама печать, и изображения на ней.

Что касается штампа, то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого – воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки.

Пример 2

Штампы для разных целей

СвернутьПоказать

Виды печатей в организации

Любая организация, а также ИП имеют право изготовить для своих нужд дополнительные печати. Они разойдутся по структурным подразделениям и будут проставляться их работниками на строго определенных документах. Каких именно – следует прописать в соответствующем регламенте (см. пункты 5.2 и 5.3 в Примере 12).

Пример 3

Дополнительные печати

СвернутьПоказать

К использованию дополнительных печатей следует относиться с известной осторожностью, так как их юридическая сила может быть поставлена под сомнение. На документах, предоставляемых в государственные и контролирующие органы, мы рекомендуем проставлять главную печать организации. Нет ничего страшного в использовании дополнительной печати, но чиновники на местах вполне могут отказаться принимать заверенные ими документы. Чтобы избежать ненужных проволочек, лучше сразу использовать основную печать.

Заслуживает внимания и печать «Для договоров». Можно ли ставить ее на договоры? Гражданский кодекс РФ вообще не содержит требования заверять подписи в договоре печатью. Однако в сам договор может быть включено условие о том, что подпись заверяется основной печатью организации. Если подобного условия нет, то можно поставить печать «Для договоров».

Самая главная печать организации хранится в сейфе службы ДОУ, помощника генерального или самого директора. Все остальные печати, а также штампы расходятся по структурным подразделениям. Чтобы контролировать их хранение и использование, рекомендуется назначить ответственных лиц. Самым логичным было бы поручить хранение печатей и штампов работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях. Для этого создается приказ по основной деятельности (его распорядительная часть показана в Примере 4).

Пример 4

Распорядительная часть приказа о назначении ответственных за хранение и использование печатей и штампов в структурных подразделениях

СвернутьПоказать

Приказ проходит обычную процедуру согласования и подписания генеральным директором, после чего с ним нужно ознакомить под подпись всех назначенных ответственными за печати работников.

Учет печатей и штампов

Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.

Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.

Пример 5

Журнал учета печатей и штампов

СвернутьПоказать

Пример 6

Журнал учета выхода печатей за пределы организации

СвернутьПоказать

Куда и как ставить печать?

Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.

Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).

Пример 7

Проставление оттиска печати при указании места для него – «М.П.»

СвернутьПоказатьПример 8

Проставление оттиска печати в специально отведенном поле

СвернутьПоказать

Если же место для оттиска не обозначено, а печать требуется для заверения подписи должностного лица, то ставить ее нужно так, чтобы захватить небольшие фрагменты должности и заверяемой подписи (см. Пример 9). Это правило нигде не закреплено и является, скорее, обычаем делового оборота. С логической точки зрения данный обычай вполне оправдан: в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте – задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.

Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.

Пример 9

Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица

СвернутьПоказать

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.

Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» – в нижнем левом.

Уничтожение печатей и штампов

Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

Уничтожением печатей и штампов занимается специальная комиссия. Она создается по указанию руководителя организации. Она может быть постоянно действующей либо создаваться на год или разово по потребности.

Уничтожить печать – это привести в полную негодность ее клише. Чаще всего это делается простым разрезанием его ножницами на мелкие кусочки. Металлические печати придется дробить, отправлять в печь или производить опиловку. Конечно, сделать это в условиях обычного офиса довольно непросто, но металлические печати сегодня встречаются все реже. Зачастую используются обычные каучуковые клише. Факт уничтожения печати отражается в акте (образец см. в Примере 10), после чего регистрационные данные акта вносятся в Журнал учета (см. в Примере 5 последнюю графу «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)»).

Если вдруг выясняется, что печать потеряли, это отражается в особом акте – показан в Примере 11. В Журнале учета данный факт нужно отразить в последней графе «Примечания / отметка об уничтожении (дата и № акта)», тогда:

  • вместо более привычной надписи «Уничтожена в связи с износом (акт от 17.07.2014 № 3)»
  • там будет красоваться «Утрачена (акт от 07.07.2014 № 6)».

Возможные периоды действия комиссии и приказ о ее создании (на примере экспертной комиссии) показаны в статье «Экспертиза ценности научно-технической документации» Рецепт составления различных актов дан в статье «Акты в канцелярии и в отделе кадров». Здесь вы найдете: пореквизитный анализ (что обязательно, что факультативно, что нужно в определенных случаях); возможные варианты конструирования текста акта; три образца полностью оформленных разноплановых актов.

Образец регламента о печатях и штампах

В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации. Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.

Обратите особое внимание на пункт 7.1, где говорится о том, что использование не предусмотренных регламентом печатей не разрешается. Но ведь организация растет и развивается, и появления новых печатей, а тем более штампов, не избежать. За этим нужно следить и каждую новую печать / штамп фиксировать в своем Положении стандартным способом внесения изменений в локальный нормативный акт.

Пример 10

Образец акта об уничтожении печати

СвернутьПоказать Пример 11

Образец акта об утрате печати

СвернутьПоказать Пример 12

Образец текста Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации

СвернутьПоказать В следующем номере журнала вас ждет анализ судебной практики в отношении использования факсимиле на гражданско-правовых документах, накладных и иных первичных бухгалтерских документах, счетах-фактурах. Читайте статью «Факсимиле: определяем правила использования» Читайте статью «Состав удостоверения документов», в которой основной упор сделан на регламентацию применения и визуализацию электронной подписи. Читайте статью «О мошенничестве с электронными подписями» Читайте ответ на вопрос «Какими ручками и чернилами подписывать документы?»

Сноски

СвернутьПоказать

  1. Раньше ее часто именовали гербовой, т.к. на большинстве печатей красовался герб. Но с появлением коммерческих структур организаций, имеющих такие печати, стало гораздо меньше, а вот привычка называть основную печать гербовой осталась. Вернуться назад

Бесплатно 1 номер журнала

Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 19 апреля 2013 г.

Содержание журнала № 9 за 2013 г.М.А. Кокурина, юрист

Как правильно обращаться с печатью

Печать фирмы может изготавливаться как при создании компании, так и позднее, к примеру в связи с утерей или порчей прежней печати. В любом случае надо отразить в бухгалтерском и налоговом учете затраты на изготовление печати.

Кроме того, именно в бухгалтерию могут передать на хранение печать, причем не только вспомогательную (например, печать «Для счетов» или «Бухгалтерия»), но и основную. И подходить к вопросу ее хранения надо очень ответственно. Ведь за утрату вверенной печати вас могут привлечь к дисциплинарной ответственности.

Бухгалтерский и налоговый учет

Затраты на изготовление печати учитываются в бухучете в составе общехозяйственных или прочих расходов. Сумма НДС, предъявленная фирмой — изготовителем печати, принимается к вычету на дату принятия печати на учет (при наличии счета-фактуры)подп. 1 п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК РФ.

Дт Кт
Учтены расходы на изготовление печати 26 «Общехозяйственные расходы» (91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы») 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Отражена сумма НДС, предъявленная специализированной фирмой 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Принята к вычету предъявленная сумма НДС (при наличии счета-фактуры) 68 «Расчеты по налогам и сборам» 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Для целей налогообложения прибыли расходы на изготовление печати можно учесть в составе прочих расходовподп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ.

При упрощенке расходы на изготовление печати можно учесть в составе материальных расходов после оплатыподп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ. Входной НДС, уплаченный упрощенцем при приобретении печати, учитывается в составе расходовподп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Использование печати

Вам придется отвечать за сохранность и использование печати по назначению, если:

  • <или>есть приказ руководителя о назначении вас ответственным за нее лицом постоянно или на время;
  • <или>в вашем трудовом договоре или должностной инструкции прописано, что вы храните конкретную печать. А если в инструкции заместителя главбуха записано, что в отсутствие главного бухгалтера он несет ответственность за сохранность и использование печати по назначению, то приказ тоже не понадобится.

Хранение печатей (штампов)

Как лучше организовать учет печатей, нам рассказал представитель аудиторской компании.

ОБМЕН ОПЫТОМ

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна Генеральный директор аудиторской фирмы ООО «Вектор развития»

“Многие организации совершенно неоправданно пренебрегают контролем движения печатей. С одной стороны, действительно, изготовление печатей давно перестало быть проблемой и поэтому наличие или отсутствие на документе печати играет уже не столь важную, как раньше, роль. С другой стороны, традиционно оттиск печати рассматривается как повышение защиты документа от подделок. Поэтому контроль за количеством изготовленных в организации печатей, местами их хранения и правомерностью оттисков на документах остается важным для компании.

В практике уже сложились некоторые правила работы с печатью: в той или иной степени ими руководствуются в крупных или средних организациях, имеющих несколько печатей.

Формируется журнал (каталог) печатей. Например, для каждой печати отводится собственный лист, где указываются дата изготовления печати, образец ее оттиска (как правило, сильно увеличенный и обычный), назначение, порядок применения и место хранения печати, основание и дата выбытия или уничтожения печати.

Если же говорить об основной печати организации (раньше она называлась гербовой, так как на ней размещался герб государства), то ее выдают за пределы организации только через руководителей — директора или его заместителей. В этом случае может быть использован журнал выдачи печати, в котором ответственное за ее хранение лицо указывает, кому, какого числа и во сколько была передана печать и на каком основании (устное распоряжение и т. п.). В этом журнале проставляется подпись сотрудника о получении печати и предполагаемый срок ее возврата. Возврат печати оформляется отдельной записью в журнале с проставлением расписки принимающего лица. На каждую печать можно заводить отдельный журнал.

Понятно, что все эти «сложности» кажутся излишними для малого предприятия. Однако чем предприятие крупнее, чем больше риски несанкционированной выдачи от его имени обязательств (векселей, отступных), незаконного вывода его активов, тем серьезнее служба внутреннего контроля должна регламентировать и контролировать работу с печатями”.

Итак, если у вас в компании несколько печатей, вам могут поручить вести их учет. Для этого лучше завести специальный журнал. Его обязательная форма не установлена законодательством, поэтому каждая компания делает подобный журнал «под себя». В этом документе важно отражать факты:

  • поступления любой печати в компанию;
  • выдачи ее на руки работнику, который изначально уполномочен ее хранить;
  • уничтожения непригодных печатей.

После того как вы создали такие журналы, оформите их по тем же правилам, что и документы строгой отчетности:

  • пронумеруйте каждый лист журнала;
  • прошнуруйте журнал, скрепите печатью и подписью руководителя организации.

Хранить журналы лучше в сейфе.

“Передачу печати от увольняющегося сотрудника вновь принятому можно оформить актом приема-передачи в трех экземплярах — увольняемому, новому сотруднику и в службу делопроизводства (отдел кадров или бухгалтерию)”.

ЕФРЕМОВА Анна Алексеевна
Генеральный директор ООО «Вектор развития»

Мы предлагаем такие варианты журналов для учета печатей в компании:

  • в журнале поступления печатей фиксируете, какие вообще печати есть в организации и кто за них отвечает;
  • в журнале движения печатей отражаете передачу конкретной печати на время определенному сотруднику для выполнения текущих задач и возврат печати ответственному за нее лицу.

Журнал поступления печатей (штампов)

Начат «03» июня 2010 г.

Окончен «___» ______ 20__ г.

Дата поступления печати (штампа) Название печати (штампа) Оттиск печати (штампа) Ответственное лицо Место хранения печати (штампа) Хранить печати и штампы нужно в местах, исключающих доступ к ним посторонних. Лучше, чтобы:
основная круглая печать организации хранилась в сейфе и выдавалась сотрудникам, не ответственным за использование и сохранность печати, под расписку в журнале движения печатей. Например, когда:
<или>долго не будет на работе человека, который уполномочен хранить печать и пользоваться ею (к примеру, начальник отдела кадров ушел в отпуск);
<или>печать нужна в выходные дни или за пределами организации;
вспомогательные печати находились в сейфах или в закрывающихся столах в отделах, для которых они предназначены, — у работников, ответственных за их использование и сохранность;
штампы помещались в закрывающихся столах
Причина и основание выбытия печати (штампа)
1 2 3 4 5 6
03.06.2010 Основная печать ООО «Хорошее настроение» Главный бухгалтер Бухгалтерия, сейф
17.06.2010 Печать «Для договоров» ООО «Хорошее настроение» Главный бухгалтер Бухгалтерия, сейф Уничтожена в связи с непригодностью, акт от 14.04.2013
15.02.2012 Печать «Отдел кадров» ООО «Хорошее настроение» Начальник отдела кадров Отдел кадров, сейф

Журнал движения печатей (штампов)

Начат «27» декабря 2012 г.

Окончен «___» ______ 20__ г.

Дата выдачи печати (штампа) Название печати (штампа) Получатель Дата возврата (передачи) печати (штампа) Ответственное лицо
ф. и. о., должность роспись в полученииПри четком и регулярном ведении такого журнала, внесении в него всех операций с печатями фирмы можно не издавать никаких дополнительных актов об их передаче, в том числе и в связи с увольнением или переводом работника, ответственного за учет и хранение печатей (штампов). Подписи работников подтверждают, что им передавалась печать и что они вернули ее ответственному сотруднику ф. и. о., должность роспись в полученииПри четком и регулярном ведении такого журнала, внесении в него всех операций с печатями фирмы можно не издавать никаких дополнительных актов об их передаче, в том числе и в связи с увольнением или переводом работника, ответственного за учет и хранение печатей (штампов). Подписи работников подтверждают, что им передавалась печать и что они вернули ее ответственному сотруднику
1 2 3 4 5 6 7
27.12.2012 Основная печать ООО «Хорошее настроение» Смехов Т.О., заместитель главного бухгалтера 17.01.2013 Улыбкина С.С., главный бухгалтер
05.02.2013 Печать «Отдел кадров» ООО «Хорошее настроение» Добров А.Б., начальник отдела кадров до 05.02.2013 05.02.2013 Хохотушкина З.М., начальник отдела кадров с 05.02.2013
13.04.2013 Основная печать ООО «Хорошее настроение» Веселов А.М., начальник юридического отдела 15.04.2013 Улыбкина С.С., главный бухгалтер

Замена печати

Испорченные и устаревшие печати надо уничтожать на основании приказа руководителя компании, который можно составить в произвольной форме.

Распрощаться со своей старой печатью вы можете:

  • <или>прибегнув к помощи специализированной компании. К примеру, можно обратиться в штемпельную мастерскую, где изготавливалась печать. Такие организации уничтожают ненужные печати за плату (в Москве — 1000 руб.).

Обычно просят приехать с паспортом и доверенностью от фирмы того человека, который будет присутствовать при уничтожении и подпишет акт об этом. Возможно, попросят иные бумаги (какие — уточните именно у той компании (на сайте или по телефону), где соберетесь утилизировать печать);

  • <или>»в домашних условиях». Если у вас есть место и инструменты для того, чтобы сломать вашу печать, исключив возможность ее восстановления, можете сделать это сами. Не забудьте зафиксировать это действие в акте, на основании которого вы запишете в журнал, что печать уничтожена.

УТВЕРЖДАЮ
Директор
ООО «Хорошее настроение»

Н.П. Добрейший

Акт об уничтожении печати

г. Москва

14 апреля 2013 г.

В связи с непригодностью к дальнейшему использованию печати «Для договоров» ООО «Хорошее настроение» уничтожило указанную печать дроблением на фракции 1—2 мм с последующей утилизацией.Способ уничтожения определяет комиссия. К примеру, изделия из каучука, резины, полимеров можно разрезать на мелкие части. Подойдет любой метод, позволяющий разрушить печатающую поверхность и форму печати

Члены комиссии подтверждают, что указанная печать приведена в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования.

Председатель комиссии, главный бухгалтер С.С. Улыбкина

Члены комиссии:

старший бухгалтер М.И. Лучезарный
начальник юридического отдела А.М. Веселов

Один экземпляр такого акта вручается лицу, ответственному за хранение печати.

Следующую печать для фирмы вы можете сделать:

  • <или>по образцу оттиска прежней печати. Если новая печать будет полностью повторять старую, можно не менять банковскую карточку;
  • <или>отличной от прежней печати. В таком случае не забудьте пойти в банк, чтобы переделать банковскую карточку с образцами подписей и оттиском печатипп. 4.1, 7.11, 7.14 Инструкции ЦБ от 14.09.2006 № 28-И.

Нужно заказать новую печать и в случае утери или кражи старой печати. Вообще, если подобная неприятность с вами случилась (например, украли портфель директора с документами и печатью), постарайтесь как можно быстрее оповестить о пропаже:

  • районный отдел полиции. Подайте туда заявление с описанием обстоятельств, при которых была обнаружена кража. Приложите к нему копию любого документа, содержащего оттиск пропавшей печати. Скорее всего, старую печать не найдут, но вам нужно подтвердить сам факт ее исчезновения. Поэтому получите в ОВД справку о хищении или копию постановления о возбуждении уголовного дела по факту кражиподп. 13 п. 2 ст. 42 УПК РФ;
  • банк. Сразу при обнаружении кражи позвоните в свой банк и опишите ситуацию. Получив из полиции справку о факте кражи или копию постановления о возбуждении уголовного дела, отвезите ее в банк. Посоветуйтесь там, что вам делать с платежками, на которых вы пока не можете поставить печать из-за ее отсутствия. Возможно, вам порекомендуют подать заявление примерно такого содержания:

В связи с кражей печати ООО «Хорошее настроение» просим с 15.04.2013 по 20.04.2013Вы можете указать любой срок, за который успеете изготовить новую печать и сделать новую банковскую карточку с ее оттиском принимать документы на оплату без оттиска печати фирмы, с подписями главного бухгалтера и директораЗдесь укажите людей, подписи которых стоят в банковской карточке ООО «Хорошее настроение».

***

Советуем вам:

  • заказывать печати у изготовителей, сертифицированных «ВНИИ полиграфии»Постановление Госстандарта от 26.02.2003 № 18;
  • правильно вести учет печатей (штампов) и хранить их. Напомним, что журналы учета печатей и штампов — это документы постоянного (бессрочного) хранения, которые надо держать у себя вплоть до прекращения деятельности компаниич. 1 ст. 17, п. 2 ст. 3 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ; п. 10.1 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

  • ЭЗОТЕРИЧЕСКИЙ «РЫНОК»
  • ↳ Личные кабинеты практикующих магов
  • ↳ Личные кабинеты тарологов и предсказателей
  • ↳ Магический Салон
  • ↳ Школа магии Тонкий Мир
  • ↳ Тренинги
  • ↳ Раздел Рекламы
  • МАГИЯ
  • ↳ Что такое магия?
  • ↳ Азбучные истины
  • ↳ Наследие предков
  • ↳ Талисманы, амулеты, обереги
  • ↳ Как стать магом, целителем, экстрасенсом?
  • ↳ Глоссарий
  • ↳ Любовная магия
  • ↳ Привороты
  • ↳ Отвороты
  • ↳ Вызовы и оморочки
  • ↳ Рассорки и остуды
  • ↳ Укрепление отношений
  • ↳ Снятие приворотов, чистки
  • ↳ Черная магия
  • ↳ Основы для начинающих
  • ↳ Работа с кладбищем
  • ↳ Работа с церковью
  • ↳ Демоны. Сущности. Духи. Вызовы
  • ↳ Защиты
  • ↳ Деньги. Удача. Исполнение желания
  • ↳ Порчи. Проклятия
  • ↳ Чистки
  • ↳ «История. Артефакты. Символы»
  • ↳ Белая магия
  • ↳ Чистки
  • ↳ Защиты
  • ↳ МОЛИТВОСЛОВ
  • ↳ Бизнес магия
  • ↳ Избавление от нищеты
  • ↳ Работа и карьера
  • ↳ Привлечение удачи
  • ↳ Исполнение желаний
  • ↳ Дела судебные
  • ↳ Возврат долгов
  • ↳ Привлечение денег
  • ↳ Продажа вещей и недвижимости, торговля
  • ↳ Серая Магия
  • ↳ Основы серой магии
  • ↳ Чистки и защиты
  • ↳ Природная Магия
  • ↳ Ведичество
  • ↳ Энергетика
  • ↳ Ритуалика
  • ↳ Западные стихиальные традиции и школы
  • ИЩУ ПОМОЩЬ — БЕСПЛАТНАЯ МАГИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ
  • ↳ Информационный раздел ИП
  • ↳ Отрицательные отзывы о магах с нашего форума
  • ↳ Положительные отзывы и благодарности
  • ↳ ИП Отношения. Диагностика отношений.
  • ↳ ИП Диагностика магического воздействия
  • ↳ ИП Здоровье
  • ↳ ИП Находки
  • ↳ ИП Поиск
  • ↳ ИП Разное
  • ПРАКТИЧЕСКАЯ МАГИЯ
  • ↳ Практикующие маги
  • ↳ Вопросы к практикующим от начинающих
  • ↳ Мастер-классы
  • ↳ Женские практики
  • ↳ Прогнозы и предсказания
  • ↳ Заговоры, заклинания, обряды, благословления, проклятия…
  • ↳ ЗАГОВОРЫ(Белая магия)
  • ↳ ЗАГОВОРЫ(Черная магия)
  • ↳ ЗАГОВОРЫ(Серая магия)
  • ↳ ЗАГОВОРЫ НА ЛЮБОВЬ
  • ↳ ЗАГОВОРЫ(Бытовая магия)
  • ↳ ЗАГОВОРЫ(Денежная магия)
  • РУНЫ
  • ↳ Теория. Общие вопросы и правила работы рунами
  • ↳ Руническая магия
  • ↳ ОБЩИЙ РАЗДЕЛ
  • ↳ Чистки
  • ↳ Защитные формулы и ставы
  • ↳ Работа с Родом
  • ↳ Любовая магия
  • ↳ Налаживание личной жизни
  • ↳ Гармонизация любовных и семейных отношений
  • ↳ Разрушение отношений
  • ↳ Привороты
  • ↳ Вызовы
  • ↳ Лечебник
  • ↳ Здоровье энергетическое
  • ↳ Здоровье физическое
  • ↳ Привлекательность и омоложение
  • ↳ Финансовое благополучие
  • ↳ Поиск работы
  • ↳ Благосостояние
  • ↳ Возврат долгов
  • ↳ Удача и выход из сложных ситуаций
  • ↳ Удача
  • ↳ Разрешение ситуации
  • ↳ Судебные дела
  • ↳ Работа с детьми
  • ↳ Работа с животными
  • ↳ Развитие магического дара
  • ↳ Жизнь в социуме
  • ↳ Порчи и разрушение защит
  • ↳ Мороки
  • ↳ Коррекция личности и самосовершенствование
  • ↳ Трансформаторы
  • ↳ Работы, не имеющие отношение к классическому Футарку
  • ↳ Личные наработки практиков
  • ↳ Работы Mylene Maelinhon
  • ↳ Работы borndead
  • ↳ Работы тандема «Ravenhan & Richard»
  • ↳ Работы Sinais
  • ↳ Работы Синильга
  • ↳ Работы Sigrilin
  • ↳ Работы Villena
  • ↳ Работы Harmony
  • ↳ Работы Galchaf
  • ↳ Работы Yiarha
  • ↳ Руническая лаборатория
  • ↳ Руническая мантика (гадания)
  • ТАРО И ЛЕНОРМАН
  • ↳ Таро
  • ↳ Таро общие вопросы
  • ↳ Расклады
  • ↳ Трактовка
  • ↳ Ленорман
  • ↳ Другие карточные гадания
  • МАГИЧЕСКИЙ ОТЗОВИК
  • ↳ Отзывы о любовной магии
  • ↳ Отзывы о ритуалах черной магии
  • ↳ Белая и серая магия: отзывы и опыт
  • ↳ Руны отзывы и опыт использования
  • ↳ Таро и Ленорман отзывы и личный опыт
  • ↳ Отзывы разное
  • РАЗВИТИЕ СПОСОБНОСТЕЙ
  • ↳ Конкурсы
  • ↳ Битва Экстрасенсов на ТМ
  • ↳ Тренировка — гадание
  • ↳ Магическая мастерская. ПРАКТИКА
  • ↳ Просмотр на наличие способностей
  • ↳ Тренировка диагностики по фото
  • ПРЕДСКАЗАНИЯ И ТОЛКОВАНИЯ
  • ↳ Гадания
  • ↳ Различные методы гадания
  • ↳ Хирология и Физиогномика
  • ↳ Астрология(ГОРОСКОПЫ)
  • ↳ Предсказательная астрология
  • ↳ Гороскопы по знакам зодиака
  • ↳ Авторские гороскопы от Luna
  • ↳ Гороскопы и предсказания на 2018 год
  • ↳ Еженедельные гороскопы и предсказания
  • ↳ Ежемесячные гороскопы и предсказания
  • ↳ Натальная карта
  • ↳ Совместимость. Синастрия
  • ↳ Кармическая астрология
  • ↳ Лунные дни
  • ↳ Знаки зодиака
  • ↳ Тематические гороскопы
  • ↳ Хорарная Астрология
  • ↳ Ведическая Астрология
  • ↳ Нумерология
  • ↳ Нумерология даты рождения.
  • ↳ Квадрат Пифагора
  • ↳ Кармическая нумерология
  • ↳ Нумерология Александрова
  • ↳ Нумерология совместимости
  • ↳ Предсказательная нумерология
  • ↳ Мистические свойства чисел
  • ↳ Ритуалы для исполнения желания
  • ↳ Совмещение нумерологии и других предсказательных систем
  • ↳ Индийская (ведическая) нумерология
  • ↳ СОННИК(Толкование снов)
  • ↳ Рубрикатор толкований снов по темам
  • ↳ Все о сновидениях
  • ЭНЕРГЕТИЧЕСКИЕ ПРАКТИКИ. АСТРАЛ. ФЕН-ШУЙ. ЦЕЛИТЕЛЬСТВО
  • ↳ Энергетические практики
  • ↳ Биоэнергетика
  • ↳ Рейки
  • ↳ Маагаль Лерам
  • ↳ Йога
  • ↳ Медитация
  • ↳ Хаосизм
  • ↳ Астрал
  • ↳ Осознанные сновидения
  • ↳ Практика работы со сновидениями
  • ↳ Практика астральных проекций
  • ↳ Демонология и Неодемонология
  • ↳ Целительство. Нетрадиционная медицина
  • ↳ ТРАВНИК
  • ↳ Женские болезни
  • ↳ Кожные болезни
  • ↳ Позвоночник и суставы
  • ↳ Алкоголизм
  • ↳ Заболевания органов дыхания
  • ↳ Разное
  • ↳ Острые и хронические воспаления
  • ↳ Опухолевые образования
  • ↳ Эндокринные заболевания
  • ↳ Фен-шуй
  • ↳ Мантры
  • ↳ Шаманизм
  • ↳ Спиритизм
  • РЕЛИГИЯ
  • ↳ Христианство
  • ↳ Основы христианства. Догматы христианской религии.
  • ↳ Христианское богослужение. Таинства. Молитвы, иконы, святые.
  • ↳ Философские и мировоззренческие вопросы христианства.
  • ↳ Спорные вопросы
  • ↳ Ислам
  • ↳ Буддизм
  • ↳ Индуизм
  • ↳ Иудаизм
  • ↳ Другие верования
  • ↳ Викканство
  • ↳ Даосизм
  • ↳ Славянское язычество
  • ↳ Космогония славянского язычества
  • ↳ Пантеон славянских богов
  • ↳ Духи и существа
  • ↳ Языческие праздники славян
  • ↳ Символы, обереги, талисманы
  • ↳ Гадания, приметы и суеверия
  • ↳ Заговоры, ритуалы, обряды
  • ↳ Язык и символика славянских заговоров
  • ↳ История в мифах, сказках, преданиях
  • ТВОРЧЕСТВО, ЮМОР И ЭКСКЛЮЗИВ
  • ↳ Наше творчество
  • ↳ Изба-ментальня
  • ↳ Песочница
  • ↳ Тесты
  • ↳ Наши проекты
  • ↳ Стихи
  • ↳ Проза
  • ↳ Юмор
  • ЧЕЛОВЕК И ЕГО ОКРУЖЕНИЕ
  • ↳ Мир вокруг нас
  • ↳ Места силы
  • ↳ Отношения между людьми
  • ↳ Человек и общество
  • ↳ Ищу единомышленников
  • ↳ Влияние природы на человека
  • ↳ Философия
  • ↳ Психология
  • ↳ Детская психология, дети и родители
  • ↳ Взаимоотношения, любовь, дружба
  • ↳ Социальная психология
  • ↳ Психология личности
  • ↳ Психотехнологии и самоусовершенствование.
  • ↳ Очевидцы чудес. Свидетели невероятного
  • ↳ Узкие темы
  • ↳ Магия камней и минералов
  • ↳ Общее. Характеристика камней и минералов
  • ИНТЕРАКТИВНАЯ БИБЛИОТЕКА
  • ↳ Книги
  • ↳ Видео
  • ↳ Аудио
  • ↳ Программы и прочее
  • ↳ Библиотека
  • ↳ БЛОГИ и ВЛОГИ
  • ↳ Журнал «Тонкий Мир»
  • ↳ Эксклюзив
  • ↳ Магический календарь
  • ↳ Приметы
  • АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РАЗДЕЛ
  • ↳ Правила форума и Политика Конфиденциальности
  • ↳ Пожелания и предложения
  • ↳ Технические проблемы
  • ↳ Жизнь и Новости форума
  • ↳ Открытый Архив

Печати организации: виды, хранение, учет

Первая запись о порядке использования печати появилась в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), одобренной постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.73 № 435 и рекомендованной для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства. Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Основные и вспомогательные печати

По своему назначению печати и штампы делятся на основные и вспомогательные.

Оттиск основной печати ставится на документах для удостоверения их подлинности.

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь вспомогательные (дополнительные) печати – они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение, вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок» и т.д.

Оттиск вспомогательных печатей проставляется для заверения справок, копий документов, выписок из документов, учетных документов и др.

Штамп

Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, по существу, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.

Угловой (адресный) штамп используется в том случае, если в организации или у предпринимателя отсутствуют типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при краткосрочной переписке, выдаче текущих справок и т.п. В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер.

В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке, т.е. реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Он содержит наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.

Штамп ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа. Штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штампы с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера, с рамкой; включают краткое наименование фирмы, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия. Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Использование специальной штемпельной краски позволяет применять такие штампы для решения производственных задач – маркировки тары, тканей, пластмассы и других поверхностей.

Обратите внимание

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает персонально руководитель организационного отдела, назначенный приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделениям, возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Выдача печатей и штампов регистрируется в учетном журнале.

Использование и хранение печатей и штампов

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя организационного отдела и храниться у него в сейфе. Она может выдаваться под расписку другим сотрудникам в ситуации, когда руководитель организационного отдела отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Вспомогательные печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основная и вспомогательные печати, адресный штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу.

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов

№ п/п

Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

Оттиск печати (штампа)

Наименование подразделения, должность и фамилия получателя

Подпись получателя, дата

Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов: их оттиски
и дата проверки

Утрата печати или штампа

В случае утраты печати необходимо обратиться в милицию с соответствующим заявлением. Если был взломан офис, то работники правоохранительных органов осмотрят помещение, из которого была совершена кража. А если печать была похищена из личных вещей, например вместе с папкой документов из автомобиля руководителя, то следователь возьмет объяснения у лица, заявившего о хищении.

Как в самом заявлении, так и впоследствии в объяснениях необходимо как можно конкретнее зафиксировать, что именно было похищено. Кражу печати лучше указать отдельно.

Нелишним будет предоставить в милицию и образец оттиска печати (можно сделать копию какого-либо документа, заверенного ею). При этом необходимо подтвердить факт предоставления копии. Если она прилагается к заявлению о краже, об этом следует написать в заявлении, а если копия представляется после, то нужно получить подпись следователя на сопроводительном письме.

В дальнейшем заявление позволит получить справку из милиции, которая подтвердит факт кражи и поможет доказать невиновность фирмы в случае использования печати похитителями.

Кроме того, после обнаружения кражи и заявления в милицию необходимо сделать заявление о похищении в банк. Чем быстрее организация сообщит о краже в банк, тем меньше у похитителей шансов воспользоваться украденным. Кроме того, работники банка вполне могут помочь и в задержании преступников, если, конечно, вовремя будут уведомлены о случившемся.

Чтобы оградить себя от претензий будущих жертв мошенников, можно дать объявление о краже в СМИ.

Передача, замена, изготовление и уничтожение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации. Для изготовления печатей и штампов производится заказ в фирму, изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, фотополимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. В акте должны быть указаны:

· время и место уничтожения;

· состав комиссии;

· основание уничтожения печатей и штампов;

· наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;

· способ уничтожения;

· заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;

· подписи членов комиссии.

Акт подшивается в специальный наряд, который хранится вместе с журналом учета. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати (штампа) в журнал учета.

ЖУРНАЛ
учета печатей и штампов, выделенных на уничтожение


п/п

Наименование печати (штампа), инициатор заказа, дата поступления

Оттиск печатей (штампов), возвращенных для уничтожения, дата возврата

Отметка об уничтожении, номер акта и дата

Примечание

Контроль состояния учета и хранения печатей и штампов

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов. При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение, с приложением оттисков печатей и штампов.

Делопроизводство от «А» до «Я» — хранение и уничтожение печатей

Хранение, учет и проведение процедур уничтожения основных, вспомогательных печатей и штампов – достаточно четко регламентируется законодательством. Соблюдение этих процедур позволит избежать их утери и несанкционированного использования. А при наступлении чрезвычайных ситуаций – поможет решить возможные споры о легитимности заверенных документов.

Основные положения ранения и учета печатей\штампов

Прежде всего, для корректного учета всех видов печатей — потребуется создание и дальнейшее ведение специального журнала, в который должна заноситься вся информация по их изготовлению, использованию и ликвидации. Ведение данного журнала осуществляется, специально назначенным должностным лицом. Каждый журнальный лист нумеруется в обязательном порядке, заверяется, посредством личной подписи руководителя и заверяется оттиском печати. Храниться такой журнал в специальном несгораемом сейфе.
Важно! Если ответственный за ведение журнала сотрудник увольняется, переводится или назначается новый – формируется комиссия для удостоверения корректности указанной информации и физического наличия всех печатей\штампов.
Печати находятся на хранении у ответственных лиц, согласно служебному положению и приказам руководства.
Основная , имеющая круглую форму — у руководителя или у другого, согласованного с ним, должностного лица (в таком случае составляется специальный приказ). Она может быть временно выдана иным работникам (должна быть написана расписка о временном нахождении печати и ее использовании) в таких случаях:

  • Продолжительное отсутствие руководителя на рабочем месте: отпуск, больничный, командировка.
  • Заверение документов печатью в нерабочее время: праздники, выходные.
  • Необходимость использовать вне организации.

Важно! Хранится главная печать — в опечатанном сейфе.
Вспомогательные печати \штампы – у сотрудников, уполномоченных их использовать и сберегать.

Утеря печатей

В случаях возникновения ситуации с утерей печати – провести процедуру уничтожения становится невозможным физически. Первое что требуется сделать – обратиться с заявлением об утере в уполномоченный орган (полицию). В заявлении следует указать все обстоятельства, при которых она была утеряна, предоставить необходимую правовую документацию об изготовлении печати, журнал регистрации.
В таких случаях именно справка из полиции – правовое основание для производства дубликата утерянной печати.

Основные причины и порядок уничтожения

Возможные причины, приводящие к необходимости провести процедуру уничтожения:

  • Изменение ключевой информации собственника печати, такие как: смена названия, места регистрации или фактической регистрации организации, организационной или правовой формы.
  • Ликвидация предприятия.
  • Неудовлетворительное состояние печати, делающее невозможным проставление четкого оттиска.

Заменяемая печать подлежит уничтожению и факт ликвидации — основной правовой предлог для заказа новой.
Корректная процедура уничтожения требует:

  • Непосредственного физического уничтожения печати.
  • Корректного документального подтверждения факта ликвидации.

Дата и метод, каким будет уничтожена печать выбирается руководством каждой, отдельно взятой, компании.

Силами организации

Если принято решение уничтожить печать самостоятельно сотрудниками предприятия — руководством организовывается спец комиссия, которая занимается физической ликвидацией и составлением необходимого документа – акта об уничтожении печати, где указывается:

  • Дата, фактическое место ликвидации.
  • Поименный состав спец комиссии.
  • Причины, привлекшие к ликвидации.
  • Точное описание, принадлежность и оттиски печати.
  • Метод, которым была уничтожена печать: полимерные, каучуковые печати ликвидируются путем их разрезания на несколько составляющих или через процедуру сжигания, металлические – должны быть опилены 2-мя перекрестными полосами.
  • Заключительный акт комиссии о невозможности дальнейшей эксплуатации или восстановления печати.
  • Подписей всех членов комиссии.

Данный акт — правовая основа для записи об ликвидации печати в специальный журнал учета

Уничтожение, посредством обращения в стороннюю организацию.

Печать\штамп, пришедшие в состояние негодности или утерявшие свою актуальность могут быть уничтожены специальными организациями – изготовителями (штемпельными мастерскими). Важным моментом является и тот факт, что уничтожению подлежит не только непосредственно печать, но прилагаемый к ней комплект правовой документации:

  • Заявление о необходимости уничтожения, подписанное руководителем.
  • Скан копия документа, удостоверяющего личность руководителя – оригинала гражданского паспорта, либо документа его заменяющего.
  • Ксерокопия приказа, подтверждающего полномочия руководителя или его назначения на должность.
  • Заверенная нотариусом выписка из ЕГРЮЛ.

После предоставления всей необходимой документации, проведения процедуры уничтожения печати\штампа и ее оплаты, выдается акт, где ставятся оттиски старой печати.
Мы настоятельно рекомендуем, после изготовления , скачивать макет печати и хранить его. Таким образом если у вас случиться форс мажер, вы всегда сможете восстановить свою печать

Дата публикации 2017-07-31

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *