Распечатать электронный документ

Электронные документы: нужна ли их распечатка?

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 сентября 2015 г.

Содержание журнала № 18 за 2015 г.М.Ю. Гриня, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Документооборот активно переходит в виртуальную сферу. Все больше документов организации составляются электронно. Нужно ли их распечатывать, например по завершении отчетного (налогового) периода, или можно оставлять в электронном виде?

Что такое электронный документ

Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, когда:

  • <или>документы составляются в рамках соглашения между участниками электронного взаимодействия, при этом применяется усиленная электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная), установленная соглашениемч. 3, 4 ст. 5, ч. 1, 2 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ; Письма Минфина от 02.09.2014 № 03-03-06/1/43920; ФНС от 17.01.2014 № ПА-4-6/489;
  • <или>используется усиленная квалифицированная электронная подписьч. 4 ст. 5, ч. 1 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ; Письмо Минфина от 12.04.2013 № 03-03-07/12250. Правда, в очередной раз касаясь темы электронных документов, Минфин указал, что усиленная подпись может быть и неквалифицированной. Однако в этом случае все-таки рекомендуем оговорить применение усиленной неквалифицированной подписи соглашением сторонПисьмо Минфина от 05.05.2015 № 07-01-06/25701.

То есть наличие электронной подписи — обязательное требование для электронного документа. Если вы обмениваетесь с контрагентом документами, например, по электронной почте или составляете первичные документы с помощью пользовательских программ (Word, Excel и т. п.), то есть без использования электронной подписи, то такие документы нужно обязательно распечатывать и подписывать. Без живой подписи на бумаге они не могут быть приняты к учету.

Когда электронные документы нужно распечатывать

  • <или>если в силу договора организация должна представить контрагенту документ на бумаге;
  • <или>по требованию госорганов и других лиц, которым в силу законодательства организация обязана представить бумажный первичный учетный документ;
  • <или>когда применяемые форматы не позволяют передать документ электронно. Например, накладные (форма № ТОРГ-12) и акты приемки-сдачи работ (услуг), составленные по утвержденным форматамутв. Приказом ФНС от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@, в инспекцию могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. Но если документы составляются по своим форматам, то передать их электронно в инспекцию по ТКC невозможноПисьмо Минфина от 03.04.2015 № 03-02-07/1/18808.

Налоговые декларации (расчеты), представляемые в электронном формате по телекоммуникационным каналам связи, так и хранятся виртуально.

Налоговый кодекс не содержит требований об изготовлении бумажных копий электронной отчетности.

НДС-документы, составленные в электронном виде, распечатывать по окончании квартала или года не требуется. В налоговую инспекцию они могут быть представлены в электронном виде по телекоммуникационным каналам связип. 2 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ. Речь идет:

***

Таким образом, само по себе окончание отчетного (налогового) периода не является основанием для распечатывания электронных документов, подписанных ЭЦП, в частности налоговых деклараций (расчетов), счетов-фактур, первичных документов, а также иных бумаг, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной печатью. Такие документы можно продолжать хранить в электронном виде и распечатывать только по требованию и при необходимости.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

  1. Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
  2. Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
  3. Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

  • кто составил документ;
  • кто, в какое время и откуда его направил;
  • кто, в какое время и где получил;
  • применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее . Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Оформление книги продаж

Книга продаж применяется при расчетах по налогу на добавленную стоимость для регистрации счетов-фактур (контрольных лент контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности при реализации товаров, выполнении работ, оказании услуг населению), а также корректировочных счетов-фактур, составленных продавцом при увеличении стоимости отгруженных (выполненных, оказанных, переданных) товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Скачать книги покупок и продаж

Организация (индивидуальный предприниматель) по своему выбору вправе вести книгу продаж на бумажном носителе либо в электронном виде. Общий порядок заполнения книги продаж установлен Правилами ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.

Книга продаж в бумажном виде составляется по форме, утв. Постановлением Правительства РФ № 1137 от 26 декабря 2011 г.

При этом книгу продаж в бумажном виде не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом (кварталом), необходимо подписать, прошнуровать и пронумеровать ее страницы (вместе с дополнительными листами ). Подписывает книгу продаж руководитель организации (уполномоченное им на это лицо – например, главный бухгалтер) или индивидуальный предприниматель. Затем книгу продаж организации необходимо скрепить печатью организации.

Бухгалтерское обслуживание от 1 667 руб./мес

Формат книги продаж в электронном виде установлен приложением № 6 к Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138 от 5 марта 2012 г.

Если книгу продаж, оформленную в электронном виде за налоговый период (квартал), требуется представить в налоговую инспекцию, ее необходимо заверить квалифицированной электронной подписью руководителя организации (уполномоченного им на это лица) или индивидуального предпринимателя.

Регистрация счетов-фактур в книге продаж производится в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом единой регистрации подлежат счета-фактуры (в том числе корректировочные), составленные как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Регистрации в книге продаж подлежат составленные и (или) выставленные счета-фактуры (в том числе корректировочные) во всех случаях, когда возникает обязанность по исчислению налога на добавленную стоимость в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации.

При необходимости внесения изменений в книгу продаж (после окончания текущего налогового периода) регистрация счета-фактуры (в том числе корректировочного) производится в дополнительном листе книги продаж за налоговый период, в котором были зарегистрированы счет-фактура, корректировочный счет-фактура до внесения в них исправлений.

При отсутствии в счете-фактуре данных для их отражения в графах книги продаж данные графы не заполняются.

Стоимостные показатели книги продаж указываются в рублях и копейках, за исключением случаев приобретения товаров (работ, услуг), имущественных прав за иностранную валюту.

Более подробная информация по данному вопросу доступна зарегистрированным пользователям сервиса «Моё дело». В избранное Нажмите Ctrl+D чтобы добавить страницу в избранное 0 нравится Поделиться:

Электронные документы: ответы на любимые вопросы

Связать традиционное делопроизводство с электронным документооборотом не всегда легко. В статье вы найдете ответы на пять самых популярных вопросов об электронных документах. Расскажем, что такое электронный документ, когда его можно и нужно переносить на бумагу, как сделать электронный обмен документами юридически значимым, как оформить электронный документ в виде приложения к бумажному письму и как хранить электронные документы.

ВОПРОС 1: ЧТО СЧИТАЕТСЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТОМ?

Электронный документ проводит весь свой жизненный цикл – от создания до уничтожения – в электронном виде. Распечатанный электронный документ – как и отсканированный бумажный – всего лишь копия оригинала.

В последние годы теория и практика делопроизводства стремятся «подружить» электронные и бумажные документы, чтобы успеть за стремительно уходящим в онлайн-пространство документооборотом и при этом сохранить его юридическую значимость. Например, существуют несколько вариантов электронного письма, из которых настоящим электронным документом является только одно:

  • письмо, подписанное электронной подписью, – настоящий электронный документ;
  • сообщение, отправленное по электронной почте, – это не документ, но может им являться при условии, что участники коммуникации договорились об этом;
  • скан-копия письма на бумажном носителе – не электронный документ, но если отправитель и получатель договорились о том, что обмен такими копиями имеет юридическую силу, то такую копию, отправленную по электронной почте, можно приравнять к электронному письму. Подробнее об этом поговорим в ответе на третий вопрос.

ВОПРОС 2: НА КАКОМ НОСИТЕЛЕ ВЕСТИ РАБОТУ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ?

Работа с электронными документами можно вести как онлайн, так и на бумажном носителе. Конечно, обмениваться электронными документами с помощью электронной почты или системы электронного документооборота (далее – СЭД) проще и быстрее, но это не всегда возможно. В результате возникают бумажные копии электронных документов.

Распечатать электронное письмо для работы над ним можно, но не стоит забывать: если вы ведете обмен письмами с адресатом на электронной платформе, то и ответ на это письмо должен быть электронным. Более того: гражданин может потребовать прислать ему ответ на свое обращение именно по электронной почте.

Внутренними правилами организации может быть установлено, что определенный документ существует только в электронном виде. Как правило, первыми выводят в онлайн-пространство служебные записки. Работники обмениваются ими в СЭД, облачных сервисах или по электронной почте.

Однако встречаются нормы, предписывающие распечатывать электронные документы, чтобы помещать их в дело на бумажном носителе.

ВОПРОС 3: КАК ВЕСТИ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ПОМОЩИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ?

Электронные документы подписывают электронно-цифровыми подписями (далее – ЭЦП). При этом только усиленная квалифицированная ЭЦП, то есть зарегистрированная в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России, – абсолютный аналог собственноручной. Ее можно использовать при коммуникациях с государственными органами. Организации могут общаться между собой при помощи документов, подписанными любым видом ЭЦП: усиленной квалифицированной, усиленной неквалифицированной или простой. Какую именно ЭЦП использовать, нужно закрепить в соглашении.

Фрагмент договора об использовании его сторонами электронных подписей приведен в Примере 1.

При желании стороны могут оговорить в соглашении, что юридическую силу имеют сообщения в почтовых клиентах и мессенджерах, sms-сообщения.

ВОПРОС 4: КАК ПРИЛОЖИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ К БУМАЖНОМУ ПИСЬМУ?

Пакеты документов отправляют из организации с сопроводительными письмами. Электронные документы – не исключение. Но иногда нужно отправить сопроводительное письмо с несколькими бумажными и несколькими электронными приложениями. В таком случае сначала нужно подготовить электронное приложение: записать его на компакт-диск или флеш-карту. Затем составить сопроводительное письмо. В последнюю очередь оформить вкладыш в конверт с диском или флешкой.

Главный реквизит сопроводительного письма – реквизит 19 «Отметка о приложении».

Приведем примеры оформления сопроводительного письма (Пример 2) и обложки диска (Пример 3).

ВОПРОС 5: КАК ХРАНИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ?

Главный принцип хранения электронных документов – никакой дискриминации по носителю! Архивные правила одинаковы как для бумажных, так и электронных дел. Однако для хранения электронных документов есть некоторые особенности. Они указаны в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015).

Электронный документ перед отправкой на хранение выгружают из программы, в которой он создан, и сохраняют в неизменяемом формате: Правила 2015 рекомендуют PDF/A, но организации придется приобрести программное обеспечение для работы с ним. Оптимальный формат сохранения электронных документов, который подойдет многим организациям, – PDF.

Электронное дело записывают на обособленный электронный носитель. Оптимальный вариант – компакт-диск с возможностью однократной записи. Правила 2015 требуют записывать электронное дело на два диска: один экземпляр – рабочий, второй – основной. Это касается только дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Если дело имеет пятилетний срок хранения, то его можно не передавать в архив, просто сохранив его в неизменяемом формате. Если такое дело все-таки необходимо передать на хранение, то будет достаточно записать его на один диск.

Для каждого дела оформляют обложку (Пример 4).

Электронные дела на дисках передают в архив в соответствии с принятым в организации порядком.

РЕЗЮМЕ

  1. Электронные документы от создания до уничтожения существуют в электронном виде.
  2. Работать с электронными документами можно на любом носителе.
  3. Правила обмена электронными документами организации устанавливают в соглашении между собой.
  4. Электронный документ может быть приложен к бумажному письму. Приложение оформляют в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
  5. Электронные документы передают в архив организации на компакт-дисках, оформленных в соответствии с Правилами 2015.

Поиск ответа

Всего найдено: 7

Вопрос № 304357

Здравствуйте! Вопрос по пунктуации. В предложении: Исходящие документы (письма, служебные записки, кроме документов (,) указанных в п.3 настоящего приказа) в адрес филиала направлять на бумажном носителе. Автор этого вопроса считает, что запятая после слова «документов» не требуется. Оппонент утверждает, что необходимо ставить запятую после слова «документов». Большое спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Запятая ставится, так как далее идет причастный оборот.

Вопрос № 289670

Здравствуйте! подскажите как правильно: общая стоимость подготовки 6 (шесть) или (шестого) комплекта Разделов рабочей документации на бумажном носителе составит…

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: 6 (шести) комплектов, 6-го (шестого) комплекта.

Вопрос № 260440

Уважаемая Грамота, подскажите нужно ли обособлять определение, выраженное причастным оборотом в следующем предложении: «Стороны определили, что ЭЦ подпись (?) на поступающих электронных документах (?) равнозначна собственноручной подписи Представителя в документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:…»

Ответ справочной службы русского языка

Обособление не требуется. Верно дефисное написание: ЭЦ-подпись.

Вопрос № 257306

как на бумажном носителе(,)так и в электронном виде

Ответ справочной службы русского языка

Запятая нужна.

Вопрос № 254288

Как правильно пишется предложение: выполнение финансового плана представлено на бумажном носителе?

Ответ справочной службы русского языка

Может быть, лучше так: Отчет о выполнении финансового плана напечатан на бумаге.

Вопрос № 246082

Как правильно: «Сотрудник подразделения обязан передать документы НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ или В БУМАЖНОМ ВИДЕ другому сотруднику по указанию руководителя подразделения…» Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Бумажный носитель документов — это, конечно же, страшный канцеляризм, как и документы в бумажном виде. Может быть, перефразировать так: передать бумажные копии документов, передать бумаги (документы)… Нужно подумать над удачным вариантом.

Вопрос № 235656

Добрый день. Как правильно: информация на бумажном носителе не идентична с содержанием магнитного носителя или не идентична содержанию магнитного носителя? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Правильно: _идентичный чему-либо: не идентична содержанию_.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *