Расходы на командировку

Содержание

Выдаем аванс на командировочные расходы

В связи с производственной необходимостью сотрудника направляют в командировку. Так как накануне выдали зарплату, работник, чтобы ускорить процесс, предлагает поехать «за свои» с последующим возмещением понесенных им расходов. Однако кадровый специалист сомневается, что такая схема законна. Поможем кадровику разобраться с вопросом, обязателен ли аванс на командировочные расходы, или можно обойтись без него.

Расходы на командировку несет работодатель

Так как командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения, то и расходы на ее организацию несет работодатель (ст. 166 ТК РФ). В командировочные расходы включаются (ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилья;
  • суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
  • иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

(подробнее об этом см., «Возмещаем сотруднику командировочные расходы»).

Деньги нужно выдать заранее

Направляя работника в поездку, нужно знать, что аванс на командировку обязателен, и без него не обойтись (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Аванс на командировочные расходы включает в себя не только расходы по найму жилого помещения и оплаты проезда, но и суточные за все дни командировки (подробнее об этом см., «Выплачиваем суточные до отъезда в командировку»).

Даже если работник согласен ехать без аванса, пользоваться его предложением нельзя. Дело в том, что суточные относятся к зарплате работника, а за несвоевременную выплату зарплаты законодательством предусмотрена ответственность:

  • административная;
  • материальная;
  • уголовная.

(подробнее об этом см., «За не вовремя выплаченные суточные работодателя могут оштрафовать»).

На практике кадровики и бухгалтеры нередко задаются вопросом, за сколько дней до поездки нужно выплатит аванс (перечислить на карту) Сразу скажем, что конкретного срока выплаты аванса на командировку не установлено, поэтому определение срока выплаты остается на усмотрение организации (подробнее об этом см., «Срок выплаты суточных перед поездкой остается на усмотрение работодателя»).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Что входит в командировочные расходы?

Для Вашего удобства статья написана в формате «Вопрос-Ответ».

  • Как производится оплата командировочных расходов
  • Что входит в командировочные расходы
  • Косвенные и прямые расходы
  • Оплачивается ли бензин и ремонт личного транспорта?
  • Оплачивается ли аренда автомобиля?
  • Оплачивают ли авиабилеты?
  • Оплачиваются ли расходы на такси?
  • Оплачивают ли проезд на общественном транспорте?
  • Оплачивается ли питание?

Как производится оплата командировочных расходов

Порядок и размер оплаты командировочных в коммерческих (частных) компаниях устанавливается внутренними нормативными актами.

Оплата командировочных расходов осуществляется следующими способами:

  • Авансовым платежом — сотруднику, отправляющемуся в командировку, выдается на руки или перечисляется на карту сумма, достаточная для покрытия всех расходов в рабочей поездке. В командировке сотрудник собирает все чеки квитанции и другие расходные документы и предоставляет их в бухгалтерию при возвращении. Если сумма расходов меньше выплаченного аванса, сотрудник возвращает разницу в бухгалтерию; если сумма расходов больше, сотруднику возмещается эта разница (если это предусмотрено внутренним положением о командировках).
  • По факту предоставления отчетных документов – такой формат практикуется в тех случаях, когда сложно спрогнозировать расходы в командировке. То есть сотрудник, отправляющийся в командировку, оплачивает все (проезд, проживание, питание, прочие расходы) за свой счет и затем предоставляет в бухгалтерию отчетные документы, на основании которых ему возмещаются затраченные средства.

Что входит в командировочные расходы

Согласно Трудовому кодексу в командировочные расходы включаются расходы на проезд, проживание, «суточные». Кроме того, есть статья «иные расходы», которая может трактоваться очень широко и ее содержание может сильно отличаться в разных компаниях и даже в разных командировках в одной компании.

Под иными расходами может предполагаться широкий спектр услуг: мобильная связь, интернет, плата парковки, представительские расходы и пр.

При этом отдельного пункта расходов на питание в Трудовом кодексе РФ не предусмотрено – предполагается, что питание включено в «суточные», но во внутренних нормативных актах компаний это может быть прописано отдельно.

Точный перечень командировочных расходов определяется внутренними правилами конкретной компании, и перед поездкой (особенно в том случае, если она первая) следует внимательно их изучить.

Косвенные и прямые расходы

С точки зрения бухгалтерского учета выгоднее оформить командировку как косвенные расходы, чтобы эти затраты не проходили как ОС. Это позволит уменьшить налоговую нагрузку.

Законодательство «рекомендует» относить расходы на командировки к прямым, но организации вправе решать это самостоятельно – и в большинстве случаев относить их к косвенным гораздо удобнее и выгоднее вне зависимости от размера командировочных.

Оплачивается ли бензин и ремонт личного транспорта?</4>

Если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, компания возмещает расходы на бензин – причем учитываются как расходы на дорогу непосредственно до пункта назначения, так и промежуточные (например, до дома, если работник возвращается в город поздно вечером, когда рабочий день офиса уже завершен).

Если в командировке произошла авария или поломка машины, не предусмотренная условиями страхования, возмещение расходов обсуждается в индивидуальном порядке.

Оплачивается ли аренда автомобиля?

В трудовом кодексе нет статьи, которая прямо указывает на возмещение расходов сотруднику за пользование услугами каршеринга, но эти затраты могут быть включены в «суточные» или иные расходы.

На данный момент в России каршеринг не очень широко распространен, поэтому оплата проезда в командировке на арендованной машине определяется каждой компанией (частной) в конкретной командировке индивидуально. Если выполнение служебного задания требует аренды машины в командировке, стоит предусмотреть это заранее, чтобы договориться с работодателем о возмещении расходов или выдаче авансовых средств в нужном размере.

Чтобы возместить затраты на услуги аренды автомобиля в командировке, необходимо предоставить отчетные документы – их дают все компании по каршерингу.

Оплачивают ли авиабилеты?

Если добраться в пункт назначения можно только на самолете, авиабилеты оплачиваются в полном размере. Если командировка запланирована заранее, чаще всего покупкой билетов занимается секретарь или другое ответственное лицо. То есть на момент выезда все вопросы трансфера уже решены.

Если авиаперелет является инициативой сотрудника, тогда как компанией предусмотрен другой (более дешевый) вид транспорта, разницу в стоимости оплачивает сам сотрудник.

Оплачиваются ли расходы на такси?

Расходы такси в командировке невозможно прогнозировать, как и их необходимость, поэтому такой статьи расходов нет ни в Трудовом кодексе, ни в большинстве внутренних приказов организаций о командировках.

Если характер командировки предполагает, что будет много разъездов по служебному заданию, в том числе на такси, сотруднику следует заранее согласовать это с работодателем. При этом нужно обращать внимание на то, чтобы службы такси предоставляли отчетные документы (квитанции), которые впоследствии будут предоставлены в бухгалтерию для возмещения расходов.

Оплачивают ли проезд на общественном транспорте?

Проезд на транспорте оплачивается компанией точно так же, как проезд на других видах транспорта: в бухгалтерию предоставляются купленные билеты, которые оплачиваются по факту предъявления или авансом (в зависимости от особенностей документооборота в конкретной организации).

Оплачивается ли питание?

Оплата питания не прописана в Трудовом кодексе, и этот пункт зачастую (но необязательно) отдельно учитывается при оформлении командировочных расходов.

То есть помимо «суточных» сотруднику оплачивается питание в размере заранее оговоренной суммы. Чтобы эти расходы были возмещены, нужно предоставить в бухгалтерию чеки, полученные в местах общепита.

Другой вариант – питание уже включено в суточные. В этом случае сотрудник сам выбирает, где и сколько денег он потратит на завтраки/обеды/ужины. В таком случае никакие чеки для отчета в бухгалтерии не потребуются.

Расходы водителей в междугородних и международных рейсах

Водителям грузовых автомобилей в связи со своей работой нередко приходится выезжать на большие расстояния, за пределы своего города, области, района. Путевые расходы всегда являлись предметом разногласий организаций и инспекторов, не прекратились они даже после внесения поправок в Трудовой кодекс, регламентирующих возмещение расходов, связанных со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер. Сегодня мы решили напомнить читателю основные моменты расчетов с водителями по данным выплатам с учетом писем уполномоченных органов и выводов судебных инстанций.

В чем отличие служебных поездок от командировок?

На этот вопрос нет четкого ответа ни в Трудовом кодексе, ни в принятых в соответствии с ним подзаконных нормативных актах. Традиционно работа водителей автотранспортных предприятий считалась носящей разъездной характер. Большинство работодателей и сейчас включают все категории водителей в перечень профессий, предполагающих разъездной характер работы, и в этом, конечно, нет ничего противозаконного. Но, как показывает судебная практика, не всех водителей можно считать работниками, постоянная трудовая деятельность которых осуществляется в пути.

Например, если поездки водителей грузовых автомобилей не носят постоянного характера и в каждом случае осуществляются по распоряжению работодателя, такие поездки можно расценивать как служебные командировки (Постановление ФАС ПО от 09.04.2008 N А57-11527/06). Арбитры аргументируют свою позицию так. Перечень категорий работников, чья работа носит подвижной (разъездной) характер, в настоящее время нормативно не установлен. Налоговики посчитали, что международных поездок достаточно, для того чтобы отнести водителей к категории сотрудников, чья работа носит разъездной характер. Да, есть такой документ — Постановление Совета Министров РСФСР от 12.12.1978 N 579. В нем разъездной характер работы водителей предполагается при постоянной работе на регулярных междугородних перевозках. Но налоговики не учли того, что регулярная перевозка должна осуществляться по согласованным расписанию и маршруту следования с указанием начального и конечного пунктов. При регулярной перевозке водители несут постоянные расходы, которые подлежат точному расчету. Из документов, подтверждающих перевозку грузов и приложенных к авансовым отчетам, следовало, что водители организации не были задействованы в поездках по регулярным маршрутам. Все маршруты международных рейсов являлись индивидуальными и проходили по разным странам. При таких обстоятельствах суды расценили поездки как командировки, в которых затраты водителей не являются постоянными и зависят от страны пребывания. Зачем это было нужно? Для того чтобы освободить данные выплаты от налогообложения как компенсационные, ведь налогообложение командировочных расходов по сравнению с налоговым учетом «разъездных» выплат лучше урегулировано.

Аналогичный спор был рассмотрен в Постановлении ФАС МО от 28.01.2009 N КА-А40/12209-08. Налоговики посчитали, что нахождение работников общества в междугородних и международных рейсах не является командировкой, так как обусловлено исполнением водителями своих трудовых обязанностей. Сделав такой вывод, налоговики указали на включение возмещения расходов водителей в расчет налогов. Возникает вопрос: зачем проверяющим нужно было акцентировать внимание на командировках, когда организация могла выплатить необлагаемые «разъездные» компенсации по другому основанию ТК РФ? Дело оказалось в том, что в частном разъяснении налоговиков на запрос Ассоциации международных автоперевозчиков (АСМАП) было сказано, что если международные поездки водителей автотранспортных средств организации оформляются как служебные командировки, то расходы, связанные с ними, в налоговую базу по «зарплатным» налогам включаться не должны. Исходя из этого водителей, участвующих в перевозках в международном сообщении, организация посчитала командированными лицами, что было подтверждено материалами дела.

Перевозки в международном сообщении не носили регулярного характера, основанием для отправки водителя в рейс являлся приказ руководителя о направлении работника (водителя) в командировку. При этом в период командировки последнему начислялась заработная плата, а также компенсировались затраты, произведенные им в ходе выполнения служебного поручения работодателя. В итоге у налогоплательщика хватило аргументов, чтобы отстоять «разъездные» расходы водителя в составе командировочных затрат. Но нужно ли так упираться, не проще ли называть вещи своими именами и считать рейсы водителя служебной поездкой, а не командировкой? Сотрудник, чья работа осуществляется в пути, при таком оформлении трудовых отношений практически ничего не теряет по сравнению с лицом, направленным в командировку.

Возмещение «разъездных» расходов — это обязанность перевозчика!

Права и обязанности работодателя и работника установлены в Трудовом кодексе и приняты в соответствии с его нормами и подзаконными актами. В ст. 168.1 ТК РФ, конечно, сказано, что работодатель возмещает работникам расходы, связанные со служебными поездками, не являющимися командировками. Но при этом не у всех организаций есть сотрудники, работа которых носит разъездной характер или осуществляется в пути. У транспортных компаний таких работников хватает. Именно для работников автомобильного транспорта Федеральным отраслевым соглашением по автомобильному и городскому наземному транспорту на 2008 — 2010 годы <1> предусмотрены социальные гарантии. Нормы данного Соглашения распространяются на все автотранспортные организации, которые не представили мотивированный отказ от присоединения к отраслевому Соглашению (Письмо Минздравсоцразвития России от 24.07.2008 N 338-ТГ). Раз так, то работодатели должны обеспечивать социальные гарантии, льготы и компенсации за счет собственных средств организации, других источников, предусмотренных законодательством.

<1> Утверждено Общероссийским профсоюзом работников автомобильного транспорта и дорожного хозяйства 15.02.2008.

Список компенсаций, полагающихся работникам автомобильного транспорта, в отраслевом Соглашении начинается как раз с возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников. Напомним, в числе «разъездных» расходов поименованы: оплата проезда, найма жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (связь, сборы и т.д.). Возмещение перечисленных расходов работников автомобильного транспорта для работодателей является обязательным, притом что размер и порядок такого возмещения определяются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также трудовым договором.

Чем являются «разъездные» расходы с позиции ТК РФ?

Ответ на этот вопрос дал Минфин в Письме от 18.08.2008 N 03-03-05/87. Он указал, что по нормам Трудового кодекса можно выделить два вида компенсационных выплат: выплаты, связанные с особыми условиями труда (являются элементами оплаты труда), и выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением трудовых или иных предусмотренных обязанностей (ст. 164 ТК РФ). Последние в систему оплаты труда не входят, поскольку являются компенсацией затрат работника, выполняющего трудовую функцию. Именно к этому виду компенсационных выплат финансовое ведомство относит возмещение «разъездных» расходов сотрудников, что во многом определяет учет и налогообложение.

Как документально подтверждать «разъездные» расходы?

В отличие от командировочных расходов для возмещения «разъездных» затрат работников транспортного предприятия форм «первички» не установлено. В данном контексте речь не идет о расходах по проживанию, переезду, уплате различных сборов. При оплате таких затрат водитель должен иметь на руках документы, выписанные исполнителями услуг, поставщиками товаров. Сложность может возникнуть с расходами, которые транспортной компании приходится подтверждать собственными документами (например, суточные). Для них организация может воспользоваться документами, подтверждающими аналогичные расходы в командировках <2>.

<2> Заметим, компенсация расходов сотрудников, чья работа носит разъездной характер, не может быть произведена на основании командировочного удостоверения, о чем сказано в Письме Минфина России от 25.10.2007 N 03-03-06/1/735.

Например, перевозчик может отдать предпочтение приказу руководителя, в котором указываются пункты назначения и цель служебной поездки. В то же время не следует забывать о том, что приказ руководителя является распорядительным документом, в котором не проставляются отметки о прибытии и выбытии работника из пункта назначения. Данные отметки могут проставляться на командировочном удостоверении, которое не является в служебных поездках обязательным документом. В такой ситуации бухгалтеру следует позаботиться об ином документе, подтверждающем нахождение работника в «разъездах». Например, основанием для начисления суточных могут являться табель учета рабочего времени и путевой лист, подписанный руководителем организации.

Иные расходы, произведенные работником, могут быть компенсированы на основании отчета о служебных поездках, утвержденного руководителем организации, и подтверждающих расходы документов. Следует помнить только о том, что самостоятельно разработанный и введенный компанией документ должен включать все обязательные реквизиты первичного документа. И тогда он может служить документальным подтверждением расходов, связанных с разъездным характером работы (Письма Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/346, от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344).

Как производить расчеты с сотрудниками?

Большинство расходов, связанных со служебными поездками работников, оплачиваются в наличном порядке. С расчетами в национальной валюте сложностей, как правило, не возникает, но не все просто при расчетах с водителями, направляемыми в зарубежные рейсы. Транспортным организациям, которые направляют водителей в такие рейсы, следует знать, что операции по оплате и (или) возмещению расходов, связанных со служебными поездками за пределы территории РФ сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, присутствуют в списке операций, разрешенных между резидентами (пп. 14 п. 1 ст. 9 Закона о валютном регулировании <3>). На этом основании расчеты предприятия и водителя, отправляемого в международный рейс, могут осуществляться в наличной иностранной валюте, что в общем случае между резидентами не допускается. При расчетах с сотрудниками по возмещению «разъездных» расходов каких-либо специальных ограничений не установлено. Нужно помнить только о том, что если сумма выданного в валюте аванса превысит 3000 долл. США, то командированному лицу следует задекларировать вывозимые из РФ валютные ценности таможенному органу. Однако больше 10 000 долл. США сотруднику вывезти не удастся (ст. 15 Закона о валютном регулировании).

<3> Федеральный закон от 10.12.2003 N 173-ФЗ.

Общие правила учета «разъездных» расходов

Бухгалтерский учет путевых расходов на транспортных предприятиях может быть построен по принципу отражения командировочных затрат, которые упоминаются в бухгалтерских стандартах и в отраслевой транспортной Инструкции по учету доходов и расходов <4>. В связи с тем что «разъездные» расходы сотрудника не нормируются, они могут быть учтены в полном объеме в составе расходов по обычным видам деятельности, формирующих себестоимость транспортных услуг грузоперевозчика.

<4> Инструкция по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте, утв. Приказом Минтранса России от 24.06.2003 N 153.

Пример. Водителю ООО «Перевозчик», отправленному в международный рейс, выдан аванс на оплату расходов в пути в размере 10 000 руб. и 1500 евро. Порядок компенсации путевых расходов, установленный в ООО «Перевозчик», предполагает возмещение фактических затрат работника в служебной поездке: на приобретение ГСМ, проживание, сборы за проезд. В российской валюте потрачено 8000 руб., в иностранной — 1000 евро. За время нахождения работника в поездке ему полагаются суточные в размере 250 евро и 2000 руб. На дату выдачи аванса курс евро составил 44,5861 руб., на дату утверждения авансового отчета — 44,8524 руб.

Для обобщения информации о наличных расчетах с работником по путевым расходам воспользуемся счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Согласно Плану счетов к счету 50 «Касса организации» открыты субсчета для учета иностранной валюты: субсчета 50-1-1 «Касса организации в рублях», 50-1-2 «Касса организации в евро».

В бухгалтерском учете ООО «Перевозчик» будут отражены следующие проводки:

Дебет Кредит Сумма,
руб.
На дату выдачи аванса на служебную поездку
Выдана работнику в подотчет иностранная
валюта
(1500 евро x 44,5861 руб.)
71 50-1-2 66 879
Выдан работнику аванс в рублях 71 50-1-1 10 000
На дату утверждения авансового отчета
Произведена переоценка обязательств в валюте
(1500 евро x (44,8524 руб. — 44,5861 руб.)
71 91 400
Отражены фактические «разъездные расходы»
(1250 евро x 44,8524 руб. + 8000 руб. +
2000 руб.)
20 71 66 066
Сдана в кассу сумма неиспользованного аванса
(250 евро x 44,8524 руб.)
50-1-2 71 11 213

Нюансы «разъездного» налогообложения

Налог на прибыль. В гл. 25 НК РФ не сказано, в составе каких расходов учитывать возмещение «разъездных» затрат сотруднику. Возможны два варианта: расходы на оплату труда либо прочие расходы, связанные с производством и реализацией. В пользу первого решения можно привести Письма Минфина России от 05.06.2008 N 03-03-06/1/346, от 04.06.2008 N 03-03-06/1/344, от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302. Финансисты относят выплаты работникам с разъездным характером работы к начислениям стимулирующего и компенсирующего характера, связанным с режимом работы и условиями труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). Исходя из этого данные затраты можно считать расходами на оплату труда.

С другой стороны, обоснованные и документально подтвержденные выплаты по основному виду деятельности организации могут быть отнесены к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). На такую возможность указывает финансовое ведомство в Письме от 18.08.2008 N 03-03-05/87. Прочие расходы, связанные с производством и реализацией, в налоговом учете относятся к косвенным расходам, в то время как затраты на оплату труда основного персонала могут относиться к прямым расходам организации. Но для перевозчика, оказывающего транспортные услуги, такая разница не имеет принципиального значения, так как при формировании налоговой базы по услугам он может учесть в текущих расходах отчетного периода как косвенные, так и прямые расходы (п. 2 ст. 318 НК РФ).

Налогоплательщика, вероятно, больше интересует вопрос, может ли он учесть возмещение «разъездных» расходов работника в полной сумме. Налоговым кодексом каких-либо ограничений по нормированию расходов на оплату труда или прочих расходов, связанных с производством и реализацией, не установлено. Раз так, транспортная организация, компенсирующая расходы водителей в пути, может их учесть при налогообложении в размере и порядке, которые определены трудовым или коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами (Письмо Минфина России от 07.05.2008 N 03-03-06/1/302). Отдельно остановимся на компенсации водителям международных рейсов: суммы немалые, и возможны значительные налоговые риски.

В Письме от 30.10.2008 N 20-12/101991 налоговикам был задан четкий вопрос: учитываются ли при исчислении налога на прибыль затраты на проживание и суточные водителям международных рейсов? После нескольких выдержек из нормативных документов столичные налоговики, к сожалению, так и не ответили на поставленный вопрос. Итоговый вывод: расходами признаются любые затраты, при условии что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Налоговики не конкретизируют, можно ли на этом основании учесть затраты на проживание и суточные, выплачиваемые водителям международных рейсов. Остается обратиться к Письму Минфина России от 18.08.2008 N 03-03-05/87, на которое ссылаются налоговики. В нем указано, что возмещение затрат сотрудников, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер, учитывается при налогообложении прибыли. Налоговики, возможно, в силу фискальных интересов или по другим причинам не распространили вывод финансистов на налогообложение «разъездных» выплат водителям международных рейсов. Но налогоплательщики могут учесть при налогообложении данные выплаты, ведь законодательством не наложены ограничения на возмещение «разъездных» расходов в зависимости от маршрута следования.

В производственной необходимости и экономической обоснованности путевых расходов водителя вряд ли можно сомневаться, ведь служебные поездки для организаций, оказывающих транспортные услуги, связаны с основным видом деятельности. Не так все однозначно с расходами других сотрудников, у которых также могут возникнуть подобные расходы (например, экспедиторов, курьеров). Речь идет о расходах на транспорт внутригородского и междугороднего сообщения. Можно ли считать их «разъездными» для целей налогообложения? Столичные налоговики в Письме от 30.06.2008 N 20-12/061153 дают утвердительный ответ. При этом нужно знать, что условие, определяющее характер работы (подвижной, разъездной, в пути), является одним из обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ). В ТК РФ нет упоминания о должностной инструкции, но этим документом не следует пренебрегать. В нем указывается должностная функция, круг обязанностей, пределы ответственности и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой работником должности. В ней также может быть закреплено, что работа сотрудника носит разъездной характер, однако это можно сделать и в приложении к трудовому договору. Если разъездной характер работы указан в документах, организация может учесть расходы на проезд в пассажирском транспорте при условии подтверждения билетами на соответствующий вид транспорта.

НДФЛ. Данным налогом не облагаются все виды компенсационных выплат, предусмотренных законодательством. Компенсацию «разъездных» расходов, которая устанавливается по соглашению сторон трудового договора, налоговики не всегда считают компенсацией, предусмотренной законодательством. Однако и включать ее в облагаемые НДФЛ доходы нет достаточных оснований.

При определении экономической выгоды работника должны учитываться характер расходов и лицо, в чью пользу они осуществляются. В служебную поездку работник отправляется по инициативе работодателя и в его интересах, поэтому расходы в пути осуществляются именно в интересах работодателя, а не работника. Такой вывод можно распространить как на междугородние, так и на международные рейсы. Например, в Постановлении ФАС МО от 28.01.2009 N КА-А40/12209-08 сказано, что оплата дополнительных расходов работника, связанных с его нахождением на территории иностранного государства, является компенсационной выплатой, она не влечет для работника экономической выгоды (ст. 41 НК РФ) и не является его налогооблагаемым доходом. Европейским соглашением, касающимся работы экипажей транспортных средств, производящих международные автомобильные перевозки (ЕСТР) (Женева, 1970), предусмотрена обязанность предприятия обеспечивать нормальные условия труда и отдыха водителей во время международных рейсов. Одной из таких мер как раз и является возмещение «разъездных» расходов работников, которые неизбежны в рейсах за рубеж. Тот факт, что Правительство РФ не установило размеры компенсационных выплат, также не может влиять на правовую природу средств, выплаченных работодателем, и, соответственно, не является основанием для лишения работников положенных им компенсаций, а налогоплательщиков — льгот при исчислении налогов (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 16.09.2008 N 09АП-11164/2008-АК).

В отношении исчисления НДФЛ служебная поездка выгоднее, чем командировка. В последнем случае расходы работников нормируются Налоговым кодексом, а затраты сотрудников с разъездным характером работы нормируются только работодателем.

ЕСН. По смыслу абз. 9 пп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ не подлежат обложению единым социальным налогом компенсации, предусмотренные ст. 164 ТК РФ, как не входящие в систему оплаты труда (Постановление ФАС СКО от 27.10.2008 N Ф08-5942/2008). Аналогичный вывод напрашивается в отношении выплат, поименованных в ст. 168.1 ТК РФ, в пользу чего можно привести Письмо УФНС по г. Москве от 28.10.2008 N 21-18/837, в котором для освобождения от налогообложения налоговики ставят два условия:

  • размеры и порядок возмещения расходов должны быть установлены коллективным договором, соглашением, локальными нормативными актами;
  • выплаты должны соответствовать нормам ст. 252 НК РФ и учитываться при налогообложении прибыли.

В случае если выплаты не отвечают приведенным условиям, они не уменьшают налоговую прибыль и в силу п. 3 ст. 236 НК РФ не учитываются при расчете ЕСН. Это утверждение могут взять на вооружение перевозчики, являющиеся плательщиками налога на прибыль. Для них в любом случае выплаты не облагаются этим налогом, однако все же лучше, если бы они уменьшали налоговую прибыль. Разъяснение налоговиков на руку организациям, чего не скажешь о Письме Минфина России от 14.02.2008 N 03-04-06-02/10. В нем допускается исключение из расчета ЕСН выплат, поименованных в нормативных актах по оплате труда и направленных на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц. Во всех остальных случаях выплаты подлежат налогообложению в общем порядке, с чем вряд ли можно согласиться, учитывая Письмо УФНС по г. Москве от 28.10.2008 N 21-18/837.

Об иных, почти обязательных расходах в служебной поездке

В служебной поездке кроме основных расходов, выделенных в ст. 168.1 ТК РФ, возникают и другие необходимые затраты. В их числе — оплата сотовой связи, к налогообложению которой налоговики всегда относятся с предубеждением о непроизводственной направленности данных расходов. По мнению чиновников, для признания таких затрат при налогообложении необходимо иметь следующие документы (Письмо Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2):

  • утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
  • договор с оператором на оказание услуг связи;
  • детализированные счета оператора связи.

Как заметил читатель, список документов достаточно внушительный, особенно непросто заполучить детализированные счета оператора связи, в которых по каждому телефонному номеру будет указана стоимость звонка. В противовес этому в Постановлении ФАС ПО от 09.04.2008 N А57-11527/06 сказано, что требование налогового органа в части представления налогоплательщиком детализации переговоров не основано на нормах законодательства. Детализация переговоров сама по себе не позволяет выявить их содержание и экономическую оправданность. Достаточно того, что телефонные переговоры водителей, оплачиваемые организацией, осуществлялись ими во время перевозок за счет денежных средств, которые им выдавались под отчет. То есть затраты на телефонные переговоры были произведены во время и в связи с осуществлением международных перевозок.

Организация, которая сомневается в необходимости произведенных водителями переговоров, может установить для работников лимит расходов на использование связи. В таком случае превышение лимита будет подлежать возмещению организации за счет собственных средств работника. Сумма превышения установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. В свою очередь, сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в налогооблагаемых доходах. Читателю предстоит самостоятельно решить, соглашаться с мнением Минфина, высказанным в Письме от 19.01.2009 N 03-03-07/2, или нет.

Несколько слов о «спецрежимниках»

Транспортные организации, применяющие спецрежимы, на основании норм ст. 168.1 ТК РФ, как и другие перевозчики, возмещают расходы работников, связанные с постоянными поездками. Такие выплаты связаны с деятельностью, но вопрос о том, можно ли их учесть при расчете единого налога, на данный момент является открытым. Дело в том, что в закрытом списке расходов «упрощенца» нет затрат на возмещение расходов сотрудников, чья работа осуществляется в пути или носит разъездной характер (ст. 346.16 НК РФ). Есть только командировочные расходы (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ), к которым в контексте гл. 26.2 НК РФ нет достаточных оснований относить «разъездные» расходы работников. Налоговики могут настоять на исключении из налоговой базы этих затрат, и в отсутствие арбитражной практики у налогоплательщиков немного шансов отстоять иное мнение. Но есть два варианта: уплачивать единый налог только с доходов или позиционировать поездки водителей как командировки, оформляя их соответствующим образом. Последний вариант несет в себе налоговые риски, так как служебная поездка и командировка — это разные вещи. Но в силу отсутствия четкого разграничения «упрощенец» имеет шансы отстоять в суде данные расходы как командировочные, на что мы обращали внимание читателя в начале статьи.

С.В.Булаев

Эксперт журнала

«Транспортные услуги:

бухгалтерский учет

и налогообложение»

Основные положения по оплате командировочных расходов

Статья опубликована в журнале «Бухгалтерский учет в издательстве и полиграфии» № 6 декабрь 2013 г.

О.Н. ГРАФКИН, Е.В. МЕЛЬНИКОВА,
эксперты службы правового консалтинга ГАРАНТ

Аннотация. Работодатель, направляющий своего работника в командировку, в соответствии с трудовым законодательством обязан компенсировать ему расходы, связанные со служебной поездкой. Выплата таких компенсационных сумм имеет свои особенности, которые изложены в статье и которые следует учесть бухгалтеру, в противном случае это может привести к конфликту с проверяющими органами и к финансовым потерям организации.

Ключевые слова: служебные командировки, командировочные расходы, компенсация расходов, средний заработок.

Служебная командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Особенности направления работников в служебные командировки определены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (далее – Положение № 749).

Для оформления командировки применяются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Так, согласно п. 6 Положения № 749 руководитель утверждает служебное задание (форма Т-10а), в котором должна быть определена цель командировки работника.

Работодатель также оформляет приказ (распоряжение) о направлении в командировку (формы Т-9 и Т-9а). В приказе указывается срок командировки. Согласно п. 4 Положения № 749 срок командировки определяется работодателем самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. При этом время командировки складывается из фактического времени пребывания в месте командировки и времени в пути. Это следует из п. 9 Положения № 749.

Кроме того, на работника оформляется командировочное удостоверение (форма Т-10), подтверждающее срок его пребывания в командировке на территории РФ (дату приезда в пункт (пункты) назначения и дату выезда из него (из них)) (п. 7 Положения № 749). По отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него, которые делаются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи, определяется фактический срок пребывания в месте командирования.

Отметим, что согласно разъяснениям Федеральной службы по труду и занятости (см. письма от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1; от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1; от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1), а также Министерства труда и социальной защиты РФ (письмо от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617) с 1 января 2013 г. формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением № 1, на основании ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) не являются обязательными для использования в коммерческих организациях. В то же время полагаем, что организация может продолжать их использовать (или утвердить свои формы первичных учетных документов, разработанные самостоятельно с учетом требований Закона № 402-ФЗ).

В соответствии с п. 4 Положения № 749 днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 ч включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 0 ч и позднее – последующие сутки. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем. В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ, пп. 12 и 26 Положения № 749 в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы на основании авансового отчета с приложением документов, подтверждающих эти расходы.

Таким образом, для возмещения расходов на проезд к месту командировки и обратно работник обязан представить проездные документы, которые должны быть связаны со служебной командировкой.

Как уже было отмечено, в соответствии с п. 4 Положения № 749 срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Однако, если в течение данного срока предполагается осуществление работником трудовой деятельности в выходные и нерабочие праздничные дни, а также если день отъезда или приезда сотрудника из командировки приходится на такие дни, работодатель обязан соблюдать порядок привлечения сотрудника к работе в выходные и праздничные дни, установленный ст. 113 ТК РФ. Это связано с тем, что выходные и праздники относятся ко времени, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 и 107 ТК РФ).

Поскольку работнику гарантируется сохранение за ним среднего заработка только за дни нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, включая время вынужденной остановки, которые приходятся на дни работы по графику, установленному в организации (ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения № 749), то возвращение сотрудника из командировки, приходящееся на выходные и нерабочие праздничные дни, оплачивается в соответствии с трудовым законодательством (п. 5 Положения № 749). Это означает, что во время командировки на сотрудников распространяются гарантии повышенной оплаты работы в выходные и праздничные дни, установленные ст. 153 ТК РФ.

Согласно ст. 153 ТК РФ работа в выходной или нерабочий праздничный день работникам, получающим оклад (должностной оклад), оплачивается в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени.

Часть третья данной статьи также предусматривает, что, по желанию работника, ему может быть предоставлен другой день отдыха взамен выходного дня или праздника, в который он привлекался к работе. В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а сам день отдыха оплате не подлежит.

Таким образом, если работник возвратился из командировки в выходной день по инициативе работодателя или когда работник возвратился из командировки в выходной день по причине задержки в пути, дни отдыха сотруднику, работавшему в командировке в свои выходные дни, предоставляются только в том случае, если от него поступит соответствующее заявление. В противном случае работодатель обязан оплатить его работу в эти дни в двойном размере, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени, или в одинарном размере, если работа производилась в пределах этой нормы.

Рассмотрим ситуацию, когда работник возвратился из командировки в выходной день по своей инициативе.

Полагаем, что работодатель имеет право отказать работнику в компенсации только в том случае, если есть веские основания полагать, что произведенные расходы не связаны с командировкой.

Если работодатель знал о том, что работник вернется из командировки позже даты, изначально указанной в приказе, и не возражал против этого, он в любом случае обязан произвести компенсацию расходов работника на обратный проезд. Ведь в такой ситуации у работодателя нет оснований говорить о том, что проездной документ не связан с командировкой. Расходы на возвращение из места командировки к месту постоянной работы производятся в любом случае, в какой бы день работник ни возвращался.

Если же работник изменил срок возвращения из командировки самовольно, не обосновал уважительность причин задержки и невозможность предупреждения работодателя об этом, проездные документы, датированные числом, не совпадающим с периодом командировки, работодатель вправе признать не связанными с командировкой и не возмещать расходы по ним работнику.

Допустим, что работник не согласовал с работодателем изменение даты возвращения из командировки, представил проездные документы, датированные следующим календарным днем после даты возвращения из командировки, указанной в приказе. На наш взгляд, в этом случае работодателю следует выяснить, имелись ли у работника причины для задержки в месте командировки и для несообщения работодателю об этом, оценить их обоснованность и уважительность и после этого принять решение, возмещать или не возмещать расходы по обратному проезду на основании представленного билета.

Следует отметить, что аналогичные случаи также анализировались с позиций налогового законодательства. Обращаем внимание, что выводы Минфина России и судебных инстанций, сделанные в рамках исследования налоговых правоотношений, напрямую к трудовым отношениям не применяются. Возможно, эти сведения будут полезны при общении с контролирующими органами.

Как следует из письма Минфина России от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246, в случае если работник остается в месте командировки на один или несколько дней за свой счет, возвращается из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов или отпуска или выезжает на место командировки ранее установленного срока (в том числе в счет использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов или отпуска), расходы по проезду к месту командировки подлежат возмещению работнику в рамках гарантий, предусмотренных ТК РФ.

Однако в более поздних письмах Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74 и от 22.09.2009 № 03-04-06-01/244 представлена противоположная точка зрения: если работник возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании, используя выходные дни, оплата его проезда от места нахождения в эти дни до места работы не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой. При этом Минфин России посчитал, что оплата билета с датой прибытия, наступающей после окончания срока командировки, обозначенного в соответствующем приказе, является доходом работника в натуральной форме. Его стоимость облагается НДФЛ на основании ст. 211 НК РФ.

Вместе с тем позднее была представлена следующая позиция Минфина России: если сотрудник останется в месте командировки на один или несколько дней за свой счет либо возвратится из командировки после использования выходных и (или) праздничных дней, отгулов, стоимость проезда будет считаться компенсацией и не будет облагаться НДФЛ (письма Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456, от 10.08.2012 № 03-04-06/6-234, от 16.08.2010 № 03-03-06/1/545 и от 10.06.2010 № 03-04-06/6-111).

Отметим, что ФАС Уральского округа в постановлениях от 04.05.2007 № Ф09-3119/07-С2 и от 19.06.2007 № Ф09-3838/07-С2 пришел к выводу, что действующее законодательство не предусматривает обязательного совпадения дат выбытия из командировки и выезда из места командировки в качестве условия для возмещения понесенных работником расходов, связанных с его проездом к месту командировки и обратно. Аналогичные выводы содержатся в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 22.03.2006 № А56-14268/2005, Арбитражного суда Пермской области от 25.10.2005 № А50-19770/2005-А16 (в деле фигурировало заявление подотчетного лица на имя руководителя организации с просьбой о возвращении за пределами указанных в командировочном удостоверении сроков).

С другой стороны, обращает на себя внимание постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.11.2005 № Ф04-7920/2005(16655-А27-19), предметом рассмотрения которого стала аналогичная ситуация: работник в качестве оправдательных документов приложил к авансовому отчету проездные документы, датированные более поздним числом, чем дата командировки. Арбитражный суд пришел к выводу, что представленный работником проездной документ не относится к соответствующей командировке и не признал оплату работодателем проездного документа компенсацией командировочных расходов.

Статьей 167 ТК РФ установлено, что при направлении работника в служебную командировку ему, помимо сохранения места работы (должности) и возмещения расходов, связанных со служебной командировкой, гарантируется сохранение среднего заработка.

Пунктом 9 Положения № 749 определено, что средний заработок сохраняется за период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Причем сохраняется он за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, т.е. по месту постоянной работы.

Если учитывать то обстоятельство, что работник принял решение самостоятельно возвратиться из командировки в выходной день, то нет оснований и для оплаты ему в двойном размере времени работы за этот день по правилам ст. 153 ТК РФ.

Список литературы

  1. Об особенностях направления работников в служебные командировки: постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.
  2. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
  3. Об использовании негосударственными организациями первичных учетных документов, разработанных ими самостоятельно: письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1.
  4. О заполнении личной карточки работника: письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1.
  5. О требованиях к оформлению первичных документов: письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.
  6. О применении форм первичных учетных документов в связи с вступлением в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»: письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 14.05.2013 № 14-1/3030785-2617.
  7. О налогообложении налогом на доходы физических лиц сумм возмещения организацией расходов работника по проезду до места командировки и обратно в случае если дата, указанная в проездном документе, не совпадает с датой начала (окончания) командировки: письмо Минфина России от 22.09.2009 № 03-04-06-01/244.
  8. Письмо Минфина России от 05.08.2008 № 03-04-06-01/246.
  9. Письмо Минфина России от 01.04.2009 № 03-04-06-01/74.
  10. Письмо Минфина России от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456.
  11. ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

Вопрос: В соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749, работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Таким образом, законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки. Означает ли это, что можно выдать работнику суточные и денежный аванс на расходы в день командировки перед его выездом в командировку? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2017 г.)

В соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749, работнику выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). Таким образом, законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки. Означает ли это, что можно выдать работнику суточные и денежный аванс на расходы в день командировки перед его выездом в командировку?

По нашему мнению работодатель вправе выдать работнику денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения, а также дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства, в день командировки работника непосредственно перед его выездом в командировку.

Правовое обоснование:

Согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

В соответствии с ч. 1 ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Согласно п. 10 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки» (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки») работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», сентябрь 2017 г.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *