Приказ о дополнительном отпуске

Содержание

Дополнительный отпуск

Актуально на: 25 января 2019 г.

Помимо основного ежегодного оплачиваемого отпуска, некоторым работникам положен еще и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск (ст. 114, 116 ТК РФ). Но прежде чем подробно рассказать о дополнительных днях к отпуску, напомним правила об очередных и дополнительных отпусках.

Общие правила предоставления отпуска

На ежегодный основной оплачиваемый отпуск имеет право любой работник, с которым заключен трудовой договор (ст. 21, 114 ТК РФ).

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Правда, из этого правила есть исключения: определенным категориям работников положен удлиненный основной отпуск (ст. 115 ТК РФ). К примеру, к такой категории относятся педагоги. Так, педагогам дополнительного образования, работающим с учениками с ограниченными возможностями здоровья, полагается 56 календарных дней основного отпуска (ст. 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 14.05.2015 N 466).

Претендовать на ежегодный отпуск за первый год работы сотрудник может через полгода непрерывной работы у конкретного работодателя (ст. 122 ТК РФ). При этом с согласия работодателя работник может отправиться в ежегодный отпуск и раньше этого срока.

Отпуск за второй и последующие годы работы у конкретного работодателя предоставляется в любое время года в соответствии с графиком отпусков.

Дополнительные отпуска и порядок их предоставления

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются (ст. 116 ТК РФ):

  • работникам с ненормируемым рабочим днем;
  • работникам, занятым на работах с вредными/опасными условиями труда;
  • работникам, трудящимся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним территориях;
  • работникам, выполняющим работы особого характера;
  • иным работникам, если условие о предоставлении им ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска прописано в том или ином федеральном законе.

Кстати, дополнительный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работникам, не имеющим право на такой отпуск в соответствии с законодательством, по усмотрению работодателя. Порядок предоставления этих дополнительных отпусков должен быть прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ЛНА). Здесь стоит отметить, что при наличии профсоюза, работодатель должен учитывать его мнение при принятии порядка и условий предоставления дополнительных отпусков.

Праздничные дни во время дополнительного отпуска

Если на период ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска приходятся праздничные нерабочие дни, то эти праздники не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ). А дата выхода работника из отпуска в подобной ситуации зависит от того, как сформулировано заявление на отпуск. Подробнее об этом вы можете прочитать в отдельном материале.

Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день

Продолжительность отпуска за ненормируемый рабочий день определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР). При этом минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работникам с ненормированным рабочим днем, составляет 3 календарных дня (ст. 119 ТК РФ).

Важно знать, что если работнику установлен ненормируемый рабочий день, то дополнительный отпуск по этому основанию ему положен, даже если за год он ни разу не привлекался к труду за пределами рабочего дня.

Дополнительный отпуск за вредные условия труда

Такой отпуск положен работникам, условия труда которых по результатам спецоценки рабочих мест признаны вредными (2, 3 или 4 степени) или опасными (ст. 117 ТК РФ).

Работникам, занятым на работах с вредными/опасными условиями труда, полагается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, составляющий, как минимум, 7 календарных дней. Причем продолжительность дополнительного отпуска за вредные условия труда конкретного работника должна быть установлена трудовым договором на основании отраслевого/межотраслевого соглашения и коллективного договора с учетом результатов проведенной спецоценки.

Дополнительный отпуск за вредные условия труда-2019 в соответствии с Трудовым кодексом предоставляется в том же порядке, что и в 2018 году.

Дополнительный отпуск работникам Крайнего Севера

Работникам, трудящимся в районах Крайнего Севера, полагается дополнительный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого составляет 24 календарных дня (ст. 321 ТК РФ). А работникам, исполняющим свои трудовые обязанности в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, предоставляется дополнительный отпуск продолжительностью 16 календарных дней.

Дополнительный отпуск за выполнение работы особого характера

Категории работников, которым положен данный отпуск, а также его минимальная продолжительность и условия предоставления устанавливаются Правительством РФ (ст. 118 ТК РФ). Так, например, врачам общей практики полагается 3-дневный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск при условии, что в данной должности работник непрерывно трудился свыше трех лет (Постановление Правительства РФ от 30.12.1998 N 1588).

Дополнительный отпуск инвалидам

Предоставление дополнительных оплачиваемых отпусков работникам, имеющим инвалидность, законодательством не предусмотрено. Однако данной категории работников полагается удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ). Причем, отпуск такой продолжительности положен всем работникам-инвалидам, независимо от группы инвалидности.

Правда, работник-инвалид может претендовать на дополнительный отпуск по иным основаниям, не связанным с наличием у него инвалидности. Например, дополнительный отпуск инвалидам 3 группы минимальной продолжительностью 3 календарных дня положен, если таким работникам-инвалидам установлен ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК РФ). Кроме того, право работников-инвалидов на дополнительный оплачиваемый отпуск может быть установлено самим работодателем (ст. 116 ТК РФ).

Стоит также отметить, что помимо права на удлиненный ежегодный основной отпуск, у работников-инвалидов есть еще одна отпускная привилегия: по письменному заявлению работодатель обязан предоставлять данной категории работников отпуск без сохранения зарплаты («за свой счет») продолжительностью до 60 календарных дней в году (ст. 128 ТК РФ).

Подтвердить свое право на удлиненный ежегодный основной оплачиваемый отпуск, а также на дополнительный отпуск без сохранения заработной платы работник-инвалид должен справкой об установлении инвалидности (Приложение № 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.11.2010 N 1031н).

Дополнительный отпуск работающим пенсионерам

Дополнительный отпуск пенсионеру, работающему у конкретного работодателя, предоставляется, только если право на дополнительный оплачиваемый отпуск работающим пенсионерам прописан в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 116 ТК РФ).

Но кроме основного ежегодного оплачиваемого отпуска, работающий пенсионер по старости (т. е. достигший пенсионного возраста) имеет право на отпуск «за свой счет» продолжительностью до 14 календарных дней в году (ст. 128 ТК РФ). Чтобы работающему пенсионеру был предоставлен такой отпуск, он должен написать соответствующее заявление на имя работодателя. Документом, подтверждающим право на такой отпуск, является пенсионное удостоверение.

Дополнительный отпуск в связи с профзаболеванием

Если здоровью работника причинен вред вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания, то работодатель обязан предоставить работнику, которому необходимо лечение по вышеуказанным причинам, дополнительный оплачиваемый отпуск для санаторно-курортного лечения.

Данный отпуск предоставляется на весь период лечения, а также на время проезда к месту лечения и обратно (пп. 10 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ).

Дополнительный отпуск медицинским работникам

Некоторым медицинским работникам положен ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работы особого характера (об этом мы рассказывали выше), а некоторым – за работу во вредных условиях труда. Так, например, младший медицинский персонал, ухаживающий за ВИЧ-инфицированными, имеет право на 14 календарных дней ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска (Перечень, утв. Постановлением Правительства РФ от 06.06.2013 N 482).

Правила о дополнительных отпусках медицинским работникам в 2018 г. изменений не претерпели.

Дополнительный отпуск ветеранам боевых действий

Ветераны боевых действий вправе претендовать на дополнительный отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью до 35 календарных дней в году (пп. 11 п. 1, пп. 4 п. 2 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 N 5-ФЗ). Правда, данное правило не распространяется, к примеру, на лиц, направлявшихся на работу в Афганистан в период с декабря 1979 г. по декабрь 1989 г., которые отработали установленный при направлении срок или были откомандированы досрочно по уважительным причинам. Документом, на основании которого предоставляется отпуск «за свой счет», служит удостоверение ветерана боевых действий.

Также всем действующим военнослужащим, являющимся ветеранами боевых действий, полагается дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 15 суток (п. 5.1 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ).

Можно ли соединить основной и дополнительный отпуска

Трудовое законодательство не содержит запрета на объединение двух отпусков (основного и дополнительного) в один. Также ТК не запрещает разделить весь положенный работнику отпуск на части. Главное, чтобы соблюдались два условия (ст. 125 ТК РФ):

  • разделение отпуска на части производится по соглашению между работником и работодателем;
  • хотя бы одна из частей разделенного отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

К примеру, работнику положен ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях 7 календарных дней. Так вот этот работник может, допустим, отгулять сразу 15 календарных дней, а оставшуюся часть – 20 календарных дней (28 дней – 15 дней + 7 дней) – разбить на 20 однодневных отпусков.

Предоставление дополнительного отпуска авансом

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск по любому из оснований, кроме отпуска за работу во вредных/опасных условиях, может быть предоставлен работнику авансом.

А дополнительный отпуск «за вредность» предоставляется пропорционально времени, отработанному во вредных/опасных условиях (ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2008 N 657-6-0). Т.е. сколько дней дополнительного отпуска «за вредность» работник успел «заработать» к моменту ухода в такой отпуск, трудясь во вредных/опасных условиях, ровно столько ему и положено.

Дополнительный отпуск и график отпусков

При составлении графика отпусков на следующий год укажите то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать каждый конкретный работник. Правильнее будет отразить в графике абсолютно все дни отпуска, положенные работнику: нужно просуммировать дни основного отпуска (как за очередной год, так и неотгулянные остатки за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, установленного законодательством и/или предусмотренного коллективным договором/ЛНА (ст. 120 ТК РФ).

Напомним, что график отпусков на будущий календарный год нужно составить не позднее чем за две недели до его наступления (ст. 123 ТК РФ), т. е. не позднее 17 декабря текущего года. Так, график отпусков на 2019 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2018 года.

Заявление на дополнительный отпуск

В ежегодный основной оплачиваемый отпуск и ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск работники должны уходить по графику. В этом случае заявление на отпуск работник может не писать. Но если по какой-либо причине сотрудник с согласия работодателя отправляется в отпуск вне графика, то без соответствующего заявления не обойтись.

Заявление на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск может выглядеть следующим образом:

Генеральному директору

ООО «Каменный цветок»

Творогову А.А.

от наладчика систем

автоматического контроля 4-го разряда

Семенова К.Е.

Заявление

В соответствии со статьей 117 Трудового кодекса РФ прошу предоставить мне ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных условиях труда с 20.05.2019 на 7 календарных дней.

16.05.2019 Семенов К.Е.

Отражение дополнительного отпуска в табеле учета рабочего времени

В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) дни, приходящиеся на период ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, обозначаются буквенным кодом «ОД» или цифровым кодом «10».

Если на время дополнительного оплачиваемого отпуска выпадают нерабочие праздничные дни, то в табеле эти дни обозначаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26».

Предоставление работнику дополнительного отпуска без сохранения зарплаты, на который он вправе претендовать в соответствии с законодательством (например, отпуск «за свой счет» работнику-инвалиду), обозначается в табеле учета рабочего времени кодом «ОЗ» или «17».

Отражение дополнительного отпуска в Личной карточке работника

Если работник имеет право не только на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, но и на ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, то в разделе VIII «Отпуск» Личной карточки работника (форма Т-2, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) имеет смысл эти два вида отпусков отражать отдельно друг от друга. Иначе, может возникнуть путаница, например, с количеством отгулянных работником дней того или иного отпуска.

Помощник в расчете отпускных

Рассчитать сумму отпускных, причитающихся работнику, уходящему в ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, вам поможет наш Калькулятор отпускных.

Напомним, что отпускные вы должны выплатить работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). При нарушении этого срока работодатель обязан выплатить работнику компенсацию (ст. 236 ТК РФ). Ее размер вы можете определить, воспользовавшись Калькулятором компенсации за задержку зарплаты.

Кроме этого, работодателю, просрочившему выплату отпускных, грозит штраф за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

Можно ли заменить дополнительный отпуск денежной компенсацией

По общему правилу часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, можно заменить денежной компенсацией на основании заявления работника. Но так можно делать не всегда. Запрещено заменять ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией следующим категориям работников (ст. 126 ТК РФ):

  • беременным работницам;
  • несовершеннолетним сотрудникам;
  • работникам, трудящихся во вредных/опасных условиях труда. Правда, если продолжительность дополнительного отпуска за вредные условия труда конкретного работника превышает минимально установленную (7 календарных дней), то часть такого отпуска, превышающую эти 7 календарных дней, можно заменить специальной денежной компенсацией. Это можно сделать на основании отраслевого/межотраслевого соглашения и коллективного договора, а также письменного согласия работника. Для получения согласия лучше заключить с работником соответствующее соглашение к трудовому договору.

Приказ оу о дополнительном отпуске в связи с сессией

Как правильно написать приказ об учебном отпуске

Если работодатель добросовестно исполняет свою обязанность, предусмотренную статьей 173 Трудового кодекса , он должен дать возможность студенту законно отсутствовать на рабочем месте и получить оплату, если она предусмотрена. Мы разберемся, как правильно составить этот документ.

Основания для издания

Распоряжение о предоставлении учебного отпуска — образец отклика работодателя на заявление сотрудника. Хотя удовлетворить его просьбу он обязан, есть несколько исключений. Поэтому перед изданием документа нужно убедиться в том, что:

  • к заявлению приложена справка-вызов. По ней можно определить точное количество дней, которое сотрудник проведет на учебе;
  • работник не оформлен как совместитель;
  • он получает первое профессиональное образование;
  • его вуз имеет государственную аккредитацию.

На график ежегодного отдыха, предоставляемого сотрудникам, ориентироваться не нужно. А вот в личную карточку сведения занести понадобится, но уже по возвращении студента с сессии.

Образец приказа о предоставлении учебного отпуска работнику

Форма Т-6 является рекомендованной, но не обязательной. Ее не только удобнее заполнять, по ней проще отследить основные компоненты текста:

  1. Наименование организации.
  2. Номер и дата составления.
  3. Сведения о работнике (Ф.И.О., табельный номер, должность, структурное подразделение).
  4. Вид причины отсутствия и указание на то, сохраняется заработная плата или нет.
  5. Количество календарных дней (в соответствии со справкой-вызовом) и даты начала и окончания.
  6. Должность, Ф.И.О. и подпись руководителя.
  7. Отметка об ознакомлении.

Графу «За период работы» здесь заполнять не нужно. Это специфичный приказ: учебный отпуск с сохранением заработной платы является гарантией для всех: и для студента (что за ним сохраняется рабочее место), и для работодателя (что он выполняет требования законодательства).

Распоряжение об оплате

Приказ об оплате учебного отпуска — образец лишней бюрократии. Первоначального документа вполне достаточно для бухгалтерии. Главное, чтобы в нем фигурировала фраза «оплачиваемый» или «с сохранением заработной платы». Положено это студентам-заочникам, если время их отсутствия укладывается в законодательные нормативы:

  • 40 дней ежегодно — для первокурсников и второкурсников;
  • 50 дней ежегодно — для остальных обучающихся;
  • четыре месяца на последнем году обучения — для выпускников-дипломников;
  • 30 дней ежегодно — для аспирантов или ординаторов;
  • три и шесть месяцев — для соискателей степени кандидата и доктора наук соответственно, получивших доступ к защите диссертации.

Принципы оплаты

Есть некоторые виды учебных отпусков, предоставить которые работодатель должен, а вот оплачивать — нет: например, не оплачивается время сдачи вступительных экзаменов, промежуточных аттестаций (все случаи перечислены в статье 173 ТК РФ).

Деньги следует выделить заранее, хотя бы за три дня до того, как сотрудник уйдет на учебу. Это прописано в статье 136 ТК РФ . Причем выплатить их надо единовременно — это важно учитывать, если продолжительность отсутствия работника — больше месяца.

Заработная плата выплачивается в размере среднедневного заработка, умноженного на количество дней отсутствия. Число дней следует взять из справки-вызова. Однако студент в своем заявлении может указать меньшее, чем в справке, число дней, и работодатель должен пойти ему навстречу и сократить отпуск.

Если студент обучается заочно, предприятие, на котором он работает, должно 1 раз в год оплатить ему дорогу до места учебы и обратно (100 % — студенту вуза, 50 % — учащемуся образовательной организации профтехобразования).

Как составить приказ на учебный отпуск

Образец приказа об учебном отпуске — это основание для действий организации, без которого не получится отправить человека на сессию, при условии, что все остальные документы готовы, и руководство не против отпустить сотрудника учиться. Устных договоренностей для оформления процедуры недостаточно.

Распоряжение может составляться на бланке типовой формы либо допустимо использовать собственный образец формы приказа на учебный отпуск.

Факт наличия подписанного (то есть фактически утвержденного) документа позволяет работнику, который получает специальность в вузе, вполне законно отлучаться с рабочего места на период прохождения некоторых этапов процесса обучения.

Документ выполняет несколько исключительно важных функций:

  1. Является обоснованием причины отсутствия человека на своем рабочем месте.
  2. Для работников бухгалтерии он станет основанием для осуществления расчета за неотработанное время в связи с учебой.
  3. Становится обосновывающим актом для внесения информации об отсутствии того или иного работника в табель по учету рабочего времени.

На основании каких документов составляется

Образец приказа о предоставлении учебного отпуска работнику готовится после предоставления справки-вызова. Это и будет первым основанием. Справка-вызов представляет собой стандартный бланк, который выдается по месту обучения для подтверждения допуска обучающегося к конкретному отчетному этапу обучения. Обычно это сессия либо защита диплома, сдача государственного экзамена. Прежде чем принять справку, специалист отдела кадров должен проверить, каким образовательным заведением она составлена.

Действительными являются только вызовы по утвержденной Минобразования форме, которые выдают образовательные заведения с госаккредитацией. Негосударственные вузы и ссузы такие документы не выдают, их студентам закон не гарантирует право оплачиваемого учебного отпуска.

Еще одним основанием для составления распоряжения выступает заявление работающего студента — запрос работника в письменной форме, который подтверждает его намерение воспользоваться правом получить ученическое освобождение от работы. Это право гарантировано ТК РФ, но без желания сотрудника, то есть автоматически, оно не предоставляется.

Образец справки-вызова

Как оформить приказ на учебный отпуск

После сдачи справки-вызова и заявления готовится сам документ. Перед тем как правильно написать приказ об учебном отпуске, следует изучить законодательно утвержденную форму № Т-6. Именно она определяет его вид, но возможен его выпуск в другой форме. Приказ на учебный отпуск (форма Т-6) должен содержать следующие пункты:

  1. Номер документа.
  2. Дата.
  3. Номер, присвоенный работнику.
  4. Его Ф.И.О. и должность.
  5. Сроки отсутствия на службе.
  6. Сколько всего будет нерабочих дней.
  7. Причина получения отгулов.
  8. Основание (здесь оно одно: наличие справки-вызова).
  9. Подпись руководителя организации.

Когда образец распоряжения о предоставлении учебного отпуска составлен, отдел кадров отдает его на ознакомление работнику.

Приказ об оплате учебного отпуска, образец

Надо ли вносить в личную карточку

В разделе с соответствующим названием в личной карточке должны присутствовать сведения обо всех нерабочих днях сотрудника. Как правило, это восьмой раздел формы. Когда уже выпущен приказ на учебный отпуск с сохранением заработной платы, отметку ставят в карточку. Основанием для занесения этой информации в личную карту будет приказ о предоставлении учебного отпуска работнику, а не предоставление справки-вызовы из образовательного заведения. Документ также регистрируется в журнале приказов.

Грамотное оформление приказа о предоставлении учебного отпуска — образцы для скачивания и важные нюансы

Приказ — это обязательный документ для грамотно оформления предоставляемого сотруднику перерыва в работе для получения образования.

Может быть составлен на типовом бланке или в свободной форме.

Наличие утвержденного распоряжения позволяет работнику-студенту законно отсутствовать на работе на время прохождения отдельных этапов учебного процесса.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Зачем нужен?

Приказ выполняет несколько важных функций:

  1. Обосновывает причину отсутствия на рабочем месте трудящегося.
  2. Служит для бухгалтера основанием для проведения расчетов по оплате за отпускное учебное время.
  3. Выступает обосновывающим документом для внесения сведений об отсутствии сотрудника в табель.

То есть распоряжение является обязательной составляющей процедуры документального оформления учебного отпуска.

Отсутствие приказа не позволит сотруднику спокойно уйти в учебный отпуск. При возникновении вопросов не будет документального обоснования отсутствия работника, поэтому работодатель сможет предъявить обвинение в несоблюдении рабочего режима.

Важно! Самовольный невыход на работу для сдачи сессии, диплома без ознакомления с приказом является дисциплинарным нарушением. Работодатель вправе предъявить к нарушителю дисциплины наказание в виде замечания, выговора или даже увольнения.

Ученические отгулы предоставляется не всем сотрудникам. Существует ряд условий для его оформления, требования касаются формы обучения, вида аттестационной работы и ряда других факторов. Кому предоставляется учебный отпуск?

На основании каких документов составляется?

Работодателю для формирования распорядительного бланка достаточно получить от трудящегося два документа:

  1. Справка-вызов — это стандартный бланк, выдаваемый по месту обучения для подтверждения допуска студента до определенного отчетного этапа в учебе. Правила оформления справки.
  2. Заявление — это письменный запрос работника, подтверждающий его намерение воспользоваться гарантированным ТК РФ правом получить учебный отпуск (с оплатой или без таковой). Правила написания заявления.

Оба документа передаются сотрудником ответственному представителю компании-работодателя для последующей обработки и формирования приказа.

За сколько дней издается?

При определении срока подготовки распорядительного документа, нужно опираться на его назначение.

Приказ позволяет бухгалтеру провести расчетные мероприятия по начислению оплаты ученического отпуска, а также обосновывают выдачу денежных средств отпускнику.

ТК РФ четко требует выплачивать отпускные за 3 или более дней. Более поздняя выплата — это уже нарушение, которое трактуется как задержка оплаты. За подобное нарушение работодатель наказывается ощутимым штрафом от 30 до 50 тысяч рублей, а ответственный должностной сотрудник — от 10 до 20 тысяч рублей.

Чтобы бухгалтер успел провести нужные вычисления, а кассир — выдать денежную оплату, нужно подготовить документ за срок, не менее установленного для выплаты отпускных.

Идеальная дата издания приказа за 4-5 дней, крайний срок — за 3 дня до начала отпускного учебного периода.

Однако нужно понимать — чтобы соблюсти приведенные сроки, нужно своевременно получить от сотрудника заявление с вызовом. Во избежание проблем и недопониманий, рекомендуется работодателю прописать в ЛНА четкие сроки подачи заявлений на различные виды отпусков, в том числи и на учебный.

Оформление

Составлением распорядительного документа занимается сотрудник, в чьих должностных обязанностях прописана необходимость работы с кадровыми приказами. Обычно это кадровый специалист, реже бухгалтер или делопроизводитель. В небольших фирмах эту роль выполняет директор.

Для оформления можно использовать типовую или свободную форму. Строгих требований в данном вопросе нет.

Компания должна определиться, какая форма будет применяться для документального оформления отпусков — типовая Т-6 или свободная. Решение отражается в учетной политике.

При выборе составления приказа по свободному бланку нужно убедиться в корректности применяемой формы, должен присутствовать достаточный набор реквизитов для описания распоряжения руководителя.

Образец по форме Т-6

В подавляющем большинстве случаев для оформления отпусков кадровики применяются типовые бланки. В части предоставления ученического — берется бланк Т-6. Если нужно подготовить приказ на групповой уход, то берется бланк Т-6а.

Образец приказа по форме Т-6 о предоставлении учебного отпуска с сохранением заработной платы:

Оформление полей типовой формы приказа Т-6 при предоставлении учебного отпуска:

  1. Сведения о предприятии работодателя — ее название, ОКПО.
  2. Регистрационные данные приказа — нумерация и дата составления. Номера присваиваются по порядку, как правило, к числовому номеру через дробь или дефис добавляется буквенное обозначение вида отпуска, в случае учебного обычно добавляют букву «У». Однако, данное требование к нумерации не обязательно. Главное — обеспечить уникальность номера в пределах года.
  3. Информация об учащемся работнике — ФИО, место работы и профессия, табельный номер, полученный при трудоустройстве.
  4. Поля для указания периода работы для предоставления отпуска в связи с учебой не заполняются.
  5. Раздел А приказа заполнять не нужно, здесь отражаются данные только при оформлении трудового отдыха.
  6. Раздел Б нужно заполнить данными, согласно справке-вызову, полученной от сотрудника.
  7. Раздел В повторяет данные раздела Б. При этом возможна ситуация последовательного предоставления трудового и учебного отпуска (или наоборот), тогда нужно заполнить разделы А и Б, а в В внести суммарные показатели.
  8. Подпись директора или иного ответственного лица, имеющего право подписывать кадровые приказы за руководителя.
  9. Ознакомительная виза сотрудника-студента.

Заполнение раздела Б данными об ученическом отпуске:

  1. Вид отпуска можно указать как «дополнительный оплачиваемый с сохранением среднего заработка (учебный)».
  2. Количество дней ученического отпуска выражается в календарном исчислении. Для заполнения данного поля берется информация из справки, в которой показано количество требуемых дней для сессии или подготовки к иному учебному этапу. Однако работодателю рекомендуется сверить это значение с предельной разрешенной длительностью учебного отпуска, прописанной в ст.173,174, 176 кодекса. Если в справке оказывается больше, чем положено за учебный год сотруднику, то предоставлять с оплатой нужно число дней, соответствующее трудовому кодексу, оставшиеся по справке-вызову дни предоставляются без оплаты.
  3. Временной отрезок перерыва в работе для учебы — ставится первый отпускной день и последний.

Пример в свободной форме

Работодатель имеет полное право не использовать типовой бланк Т-6, а составить приказ по самостоятельно разработанной форме. Свободная форма не означает, что документ может быть оформлен в любом виде. Имеются строгие требования по минимальному набору реквизитов для кадровый распоряжений.

Образец приказа в свободной форме о предоставлении и оплате ученического отпуска сотруднику:

Составлен приказ на отпуск по учебе должен быть таким образом, чтобы из его содержания четко и однозначно было понятно:

  • кем, где и когда составляется приказ;
  • о чем он;
  • что является основанием для оформления;
  • кто претендует на учебный отпуск;
  • в какие сроки должен быть предоставлен перерыв в работе;
  • в чем суть распоряжений руководителя — ставится задача перед бухгалтером по расчету оплаты за учебный отпуск.

Бланк распоряжения, сформированный в свободной форме, также подлежит утверждению руководителем и регистрации в соответствующем сводном регистрационном журнале для кадровой документации.

Процедура ознакомления работника

Введенный в действие приказ о предоставлении учебного отпуска дается сотруднику-студенту для прочтения и ознакомления. Если работник не видит ошибок в указанных данных, то ставит подпись в нижней части бланка.

При составлении документ по форме Т-6 для подписи работника специально отведено самое нижнее поле. Если распоряжение оформлено в свободной форме, то нужно написать формулировку «с приказом ознакомлен», после чего поставить подпись и текущую дату.

Важно! Проведение ознакомительной процедуры — это обязанность для компании-работодателя. При отказе или невозможности постановки подписи об ознакомлении следует подготовить акт о причинах этого.

Работнику рекомендуется не ставить слепо свою подпись, а проверить содержимое распоряжения. Нужно убедиться, что верно указаны сроки отпуска, дано пояснение, что отдых действительно предоставляется в связи с учебой с сохранением заработка. Следует сверить данные приказа со справкой-вызовом. При совпадении данных и отсутствии претензий ставится подпись об ознакомлении.

Сотруднику не следует уходить в учебный отпуск, пока не будет предоставлен утвержденный приказ о его предоставлении для ознакомления. Только после личного прочтения содержимого можно быть спокойным в том, что в дальнейшем работодатель не предъявит претензий по нарушению трудовой дисциплины и не обвинит в прогулах.

Регистрация распоряжения в журнале

Вся кадровая распорядительная документация должна регистрироваться. Для этого кадровики ведут сводный журнал для приказов. В него вносятся основные данные о составленном документе:

  • номер,
  • дата,
  • сведения об исполнителе.

Пример регистрации приказа в журнале:

Подобные регистрационные записи позволяют отследить степень исполнения распоряжений директора и позволяют быстро найти нужный кадровый документ.

Важно! Срок хранения зарегистрированного приказа о предоставлении ученического отпуска составляет 5 лет.

Внесение записи в личную карточку

Предоставленный учебный отпуск заносится в карточку Т-2 в восьмой раздел. Запись вносится на основании приказа и вызова на учебу.

  • 1 графа — название отпуска «учебный»;
  • 2 и 3 графы — не заполняются;
  • 4 графа — календарное число отпускных дней;
  • 5 и 6 графы — крайние сроки периода отсутствия;
  • 7 графа — реквизиты документального основания.

Образец заполнения личной карточки:

Обозначение в табеле

На основании приказа ответственным за учет рабочего времени сотрудником проставляются обозначения для ученического отпуска во все дни отсутствия работника-студента. Если в отпускное время попадают праздники и выходные, то для таких дней также ставится обозначение для учебного отдыха.

Табель может вестись по типовому бланку Т-12 или Т-13, однако обозначения применяются идентичные для этих форм:

  • буква «У» или число «11» — если заработок на время отсутствия сохраняется;
  • буквы «УД» или число «14» — если заработок не сохраняется.

Образец для оплачиваемого отпуска:

Пример для неоплачиваемого:

Распорядительный бланк руководителя — это необходимый и достаточный документ для грамотного обоснования отсутствия сотрудника на работе и начисления ему оплаты за эти дни.

Составить документ нужно хотя бы за 3 дня до первого отпускного дня.

Далее приказ используется как основание для внесения записей в личную карту и табель.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему — напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-435-31 — Санкт-Петербург — ПОЗВОНИТЬ

+7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Приказ о предоставлении учебного отпуска

Учебный отпуск оформляется приказом о предоставлении учебного отпуска. На основании этого документа в табеле ведется учет рабочего времени и времени отсутствия, бухгалтерией делаются расчеты оплаты учебного периода.

Учебный отпуск

Условия оформления отпуска законодателем установлены следующие:

  • обращение только к основному работодателю;
  • получение образования определенного уровня впервые;
  • обучающая программа прошла гос. аккредитацию;
  • у сотрудника нет проблем с освоением курса.

Если программа не аккредитована на государственном уровне либо обучение сотрудник проходит повторно, в колдоговоре, договоре с сотрудником может быть прописана возможность дать ему отпуск. Успешное обучение подтверждается справкой, одновременно являющейся вызовом на сессию и основанием ухода в отпуск.

Внимание! Отпуск может предоставляться лицу, уже имеющему определенный профессиональный образовательный уровень, направляемому на обучение администрацией по договору (трудовому, ученическому).

Обучение сразу в 2-х учебных заведениях отпуск не удваивает. Дается только один отпуск, согласно решению обучающегося. Совместителю положен только один отпуск, который оформляет основной работодатель, а в других организациях ему нужно будет согласовать и оформить отпуск, не рассчитывая на компенсацию.

Вопрос, можно ли оформить отпуск меньшей величины, по сравнению с указанным в справке, спорный. Роструд, (док-т №697-6-1 от 12/09/13 г.) считает, что даже по просьбе обучающегося отпуск уменьшать нельзя, поскольку он целевой. Однако существует и другая точка зрения: отпускные дни предоставляются в таком количестве, которое необходимо обучающемуся, законодатель подобное не запрещает.

Если число дней в справке превышает предельно допустимое для данной категории обучающихся (как указано с гл. 26 ТК РФ), разницу предоставляют работнику, но не оплачивают и отражают это в приказе.

Учебный отпуск может присоединяться к ежегодному (ст. 177 ТК РФ), если обе стороны пришли к такой договоренности.

Учебный отпуск оплачивается не всем обучающимся. Оплачиваемые учебные отпуска предоставляются:

  • претендующим на получение высшего или среднего профобразования по заочной, очно-заочной форме обучения – на период сессий и госэкзаменов;
  • рассчитывающим получить основное или среднее образование (общее) по очно-заочной форме обучения – на период госаттестаций;
  • учащимся в аспирантуре, ординатуре, стажерам на заочной форме обучения для защиты научных работ, диссертаций – месяц (30 дней) в течение года работы;
  • претендующим на научное звание – до 6 месяцев в году (зависит от звания).

Оплачивают такой отпуск по среднему заработку.

Учебный отпуск без оплаты в основном дается «очникам». Так, при очной форме вступительные экзамены в ВУЗ, промежуточная аттестация дают возможность воспользоваться 15-дневным отпускным периодом, госэкзамены и защита диплома (сдача итоговых «госов») – соответственно отпуском длиной в 1 и 4 месяца за год учебы. Для получения среднего профобразования дается отпуск в 10 дней при поступлении и для защиты промежуточных работ, а в период итоговой госаттестации – максимум 2 месяца.

Подробно об учебном отпуске, видах, сроках, говорится в ТК РФ, гл. 26.

Приказ об учебном отпуске: как отразить в документообороте

Приказ издается кадровой службой на основании:

  • справки-вызова;
  • заявления сотрудника.

Приказ об отпуске в связи с учебой содержит:

  • наименование фирмы;
  • номер;
  • дату оформления;
  • данные об обучающемся сотруднике;
  • причину предоставления;
  • сведения о том, оплачиваемый отпуск либо нет;
  • период отпуска, продолжительность;
  • подпись руководителя.

Работник обязательно должен поставить свою подпись под документом, подтвердив таким образом, что с приказом он ознакомлен. Оформляется приказ с использованием унифицированной формы Т-6 либо на бланке, утвержденном ЛНА фирмы.

Образец приказа

Общество с ограниченной ответственностью «Успех»
(ООО «Успех»)

«7» марта 2019 года г. Москва

В соответствии со статьей 173 ТК РФ, устанавливающей гарантии сотрудникам, совмещающим учебу с получением высшего образования,

Предоставить Красновой Ирине Павловне, бухгалтеру расчетного отдела (таб. №11), учебный отпуск с сохранением заработной платы с 11 по 30 марта на 20 к. дней.

Основание: справка-вызов, заявление Красновой И.П.

Директор Самойлов Ф.С. (подпись)

При использовании Т-6 сведения вносятся в поля формы, заполняются разделы Б и В, а раздел А и поле «за период работы» оставляются пустыми.

Инструкция: оформляем приказ на учебный отпуск

Такой приказ нужен, чтобы обосновать отсутствие работника на рабочем месте. Сессии, подготовка ВКР, государственная аттестация — достаточно продолжительные процедуры. Если учебный отпуск оплачивается, то документ четко регламентирует и размер положенной компенсации. Он является важным документом для бухгалтерии и кадровой службы — констатирует порядок взаимоотношений работника и работодателя по поводу реализации права гражданина на образование.

Коротко разберемся, кому предоставляется право на гарантированную паузу для обучения. Это поможет понять, как оформить приказ на учебный отпуск.

К этой категории граждан относятся:

  • студенты аккредитованных организаций высшего и среднего профессионального образования;
  • учащиеся организаций основного и среднего образования;
  • аспиранты, ординаторы, стажеры заочники.

Все перечисленные категории при определенных условиях имеют право на сохранение среднего заработка по месту основной работы.

Чтобы правильно оформить гарантированные дни для сессии, включая образец распоряжения о предоставлении учебного отпуска, необходимы следующие документы:

  • личное заявление сотрудника на дополнительный отдых (для сдачи сессии);
  • справка-вызов образовательной организации, оформленная в соответствии с Приказом Минобрнауки № 1368 от 19.12.2013.

За сколько дней издается

Опишем порядок действий при предоставлении дополнительных дней:

  • сотрудник регистрирует в отделе кадров личное заявление и прикладывает к нему справку-вызов из образовательного заведения;
  • выпускается распоряжение по форме № Т-6 или № Т-6а;
  • документ подписывается сторонами;
  • бухгалтерия производит расчет (если сотрудник имеет право на оплату);
  • данные об отдыхе заносятся в личную карточку.

Строгой регламентации срока выхода распоряжения в кадровом документообороте нет. Рекомендуется издать его за 3-5 дней до начала периода сессии. Если образец приказа о предоставлении учебного отпуска работнику оформлен заранее и по всем правилам, то и оплату работник получит вовремя.

Сколько может длиться

Причина и продолжительность (в календарных днях)

Высшее (бакалавриат, магистратура, специалитет)

Заочная или очно-заочная

Промежуточная аттестация (ст. 173 ТК РФ):

  • на 1 и 2 курсах — 40 дней в учебном году;
  • на последующих курсах — 50 дней.

Государственная итоговая аттестация — не более 4 месяцев (ст. 173 ТК РФ).

Высшее (аспирантура, ординатура, ассистентура-стажировка)

30 дней в течение календарного года плюс время, затраченное на проезд от места работы до места обучения и обратно (ст. 173.1 ТК РФ).

Допуск к защите диссертации на соискание ученой степени (ст. 173.1 ТК РФ, п. 2 Правил предоставления отпуска):

  • кандидата наук — 3 месяца;
  • доктора наук — 6 месяцев.

Заочная или очно-заочная

Промежуточная аттестация (ст. 174 ТК РФ):

  • на 1 и 2 курсах — 30 дней в учебном году;
  • на последующих курсах — 40 дней.

Государственная итоговая аттестация — не более 2 месяцев (ст. 174 ТК РФ).

Государственная итоговая аттестация — 9 дней (ст. 176 ТК РФ).

Государственная итоговая аттестация — 22 дня (ст. 176 ТК РФ).

Платятся ли деньги во время такого отдыха

Отдых в связи с сессией гарантирован сотрудникам во многих случаях. Оплачивается он только при соблюдении следующих условий:

  • образование данного уровня работник получает первый раз (например, время на получение второго высшего вам выделят, а оплату — нет);
  • образовательная организация должна иметь государственную аккредитацию.

Форма приказа

Образец приказа об оплате учебного отпуска — документ обязательный. Он может быть составлен на типовых бланках № Т-6 и Т-6а, утвержденных Росстатом. Вариант Т-6а используется, если на сессию отправляется группа сотрудников. С 2017 года возможно использовать и вариант в свободной форме.

Обычно кадровики крупных предприятий используют формализованный бланк по форме Т-6.

Заполняя образец формы приказа на учебный отпуск, в разделе Б указывают вид отдыха — дополнительный оплачиваемый с сохранением среднего заработка либо дополнительный не оплачиваемый. Остальные графы заполняются как и для очередного отдыха.

Приказ «учебный отпуск с сохранением заработной платы» в произвольной форме должен иметь все основные реквизиты распоряжения по личному кадровому составу. Обязательный атрибут — ссылка на справку-вызов, четкое указание ее регистрационных данных.

Кто подписывает

Готовый документ дается сотруднику для ознакомления. После прочтения и отсутствия замечаний его следует подписать. Используется формулировка «с приказом ознакомлен». Документ также должен иметь подпись руководителя организации и сотрудника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства.

Где и сколько хранится

Все кадровые документы имеют различные сроки хранения. В соответствии с законодательством, такие распоряжения являются разновидностью распоряжений по личному составу. Нормативный срок их хранения в архиве организации составляет 5 лет.

Приказ о дополнительном отпуске. Образцы на разные случаи

Факт ухода сотрудника на допотдых следует оформить распоряжением директора. С этой целью кадровики используют утвержденную Госкомстатом форму приказа на отпуск Т-6. Либо допускается использовать фирменный бланк предприятия с указанием обязательных реквизитов. В крупных компаниях воспользоваться своим правом могут одновременно сразу несколько сотрудников. В этом случае можно составлять общий приказ, для которого предусмотрена форма Т-6а.

Правила заполнения

Как оформить распоряжение на дополнительный отдых сотрудника? Алгоритм следующий:

  • в верхней части приказа указывается наименование фирмы, проставляется код постановки ее на статистический учет ОКПО;
  • вносится порядковый номер распоряжения, указывается дата составления;
  • ниже указывается табельный номер, Ф.И.О., должность и структурное подразделение, в котором работает намеревающийся отдохнуть сотрудник;
  • далее необходимо указать период, за который человеку предоставляется отдых;
  • в разделе А указывается вид отдыха и его продолжительность с указанием даты его начала и завершения;
  • в разделе Б заполняется информация о дополнительном отдыхе, а также указывается его продолжительность, дата начала и окончания;
  • указывается общая продолжительность всех отпусков, а также точные даты данного периода;
  • приказ подписывается директором фирмы с указанием его должности и Ф.И.О.;
  • работник должен быть ознакомлен с распоряжением под подпись;
  • указывается дата подписания документа.

Часто дополнительные выходные совмещаются с основными. Например, работнику в связи с ненормированным рабочим днем к основному отпуску полагаются еще 7 добавочных дней. При составлении распоряжения на ежегодный оплачиваемый отпуск информация об этом фиксируется в разделах «А» и «Б» документа. Основное время (28 дней) указывается в разделе А, дополнительные дни (7 дней) — в разделе Б. Только в итоговой строке записываются 35 дней.

Скачать

Дополнительный отдых военнослужащим

Военнослужащие также имеют право на дополнительные выходные дни. Об этом гласит Приказ МО РФ о дополнительном отпуске военнослужащим от 24.05.2003 № 178. Предоставление допотдыха военнослужащим регламентируется ст. 11 ФЗ от 27.05.1998 № 76-ФЗ (ред. от 03.04.2017) «О статусе военнослужащих».

Основанием для его предоставления может быть одно из указанных ниже обстоятельств:

  1. Подготовка и сдача вступительных и очередных экзаменов в военно-профессиональных образовательных учреждениях.
  2. Болезнь. Подтверждается справкой от военно-врачебной комиссии. Срок предоставляемых дней варьируется от 30 до 60.
  3. Медико-психологическая реабилитация. На восстановление здоровья военнослужащего предоставляется до 30 дней.
  4. Личные обстоятельства. По этому основанию предоставляется не более 10 суток. Основание — решение командира части.

Допотпуск также предоставляется военнослужащим:

  • имеющим звание Героя РФ или СССР;
  • являющимся полными кавалерами ордена Славы;
  • подпадающим под действие ФЗ «О ветеранах»;
  • после проведенного космического полета.

Основанием для его предоставления является приказ командира воинской части.

По просьбе военнослужащего эти выходные дни он может заменить компенсацией в размере денежного содержания за каждые положенные дополнительные сутки отдыха. Порядок и условия выплаты денежной компенсации устанавливаются руководителем федерального органа исполнительной власти или федерального государственного органа, в которых Федеральным законом предусмотрена военная служба.

Рассмотрим, как будет выглядеть приказ о предоставлении допотдыха другим категориям работников, которые имеют на него право.

Приказ о дополнительном отпуске за донорство

Скачать

Образец приказа на дополнительный отпуск чернобыльцам

Скачать

Ввод дополнительных отпусков в 1С Зарплата и кадры 8.2

Цитата (Klemolga):Дополнительный отпуск- отпуск по программе ЧАЭС (авария на Чернобыльской АЭС), отпуск в кол-ве 7 кал. дней оплачивается за счет бюджета и предоставляется не всем работникам, а прописанным на определенную дату, поэтому я не могу изменить длительность очередного отпуска. В справочнике виды отпусков я добавила — дополнительный оплачиваемый отпуск. Но этого вида отпуска нет в форме приказа на отпуск.
Добрый день! Доп.отпуск в кадровом документе вводится след.образом:
Если сотрудник уходит в доп.отпуск, например, с 5 по 10 апреля 2013 г., то необходимо создать документ «Отпуск организаций», где в табличной части добавить одну строчку и указать:
— Сотрудник
— Вид отпуска = «Отпуск ежегодный»
— С = «05.04.2013»
— По = «10.04.2013»
— Вид дополнительного отпуска = «Оплата доп. отпуска по календарным дням»; Выбор происходит их списка основных начислений.
— Начало дополнительного отпуска = «05.04.2013» (указываем ту же дату, что и в поле «С» для ежегодного отпуска)
Т.е. если дата начала общего отпуска и дополнительного совпадают, то весь отпуск будет дополнительным.
Вид расчета, используемый для начисления оплаты доп.отпуска, описывается в плане видов расчета Основные начисления организаций. Новый вид расчета удобнее создать копированием предопределенного вида расчета Оплата отпуска по календарным дням (или Оплата отпуска по шестидневке).
В реквизите Наименование задается наименование вида расчета, например, Дополнительный отпуск.
1. закладка Расчеты:
переключатель Последовательность расчета устанавливается в положение Первичное начисление; переключатель Способ расчета устанавливается в положение Регламентированный. Способ расчета выбирается в зависимости от того, предоставляется ли дополнительный отпуск в календарных или рабочих днях, указывается способ расчета По среднему заработку для отпуска по календарным дням либо По среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней.
Если коллективным договором не предусмотрено иное, то переключатель выбора расчетного периода для определения среднего заработка устанавливается в положение Стандартно, согласно трудовому законодательству. «Стандартный» расчетный период для определения заработка, сохраняемого на период дополнительных отпусков, составляет 12 календарных месяцев, предшествующих началу события.
2. закладка Время:
Переключатель Вид времени устанавливается в положение Неотработанные полные смены, а также командировки.
Для отметки в табеле учета рабочего времени дней дополнительного отпуска в реквизите Вид времени по классификатору использования рабочего времени указывается ссылка на соответствующий предопределенный элемент справочника Классификатор использования рабочего времени: Дополнительный отпуск.
3. закладка Использование:
указывается, что начисление Не является пособием по социальному страхованию; настраивается порядок учета периодов начисления для расчета остатка неиспользованных отпусков.
Если организация ведет учет использования дополнительного отпуска в разрезе рабочих лет, то в справочнике Виды ежегодных отпусков описывается соответствующий вид отпуска, например, Дополнительный ежегодный отпуск, в форме вида расчета для начисления дополнительного отпуска переключатель Ежегодные отпуска устанавливается в положение Является отпуском и выбирается вид отпуска из справочника Виды ежегодных отпусков. Количество дней ежегодного дополнительного отпуска, положенное по должности работника указывается в справочнике Должности организаций на закладке Ежегодные отпуска. порядок отражения периодов начисления в форме персонифицированного учета СЗВ-6: в общем случае указывается, что период нахождения в ежегодном дополнительном отпуске Включается в стаж для досрочного назначения пенсии.
3. закладка Бухучет и ЕНВД: настраиваются особенности отражения начисления в регламентированном учете.
4. закладка Налоги: производится настройка налогообложения начисления.
5. закладка Взносы: настраивается порядок обложения начисления страховыми взносами.
6. закладка Прочее: указываются виды расчета, которые будут вытеснять этот вид расчета, если период их действия будет совпадать.
7. !!! ВНИМАНИЕ: новый вид расчета необходимо включить в список вытесняющих для видов начислений за отработанное время (Оклад по дням, Оклад по часам, Оплата по дневному тарифу и т. д.).

Основной и дополнительный отпуска: оформление и порядок предоставления

Алевтина Колосовская, консультант BKR-Интерком-Аудит

Опубликовано в журнале «Трудовые споры» №7,2008

За работником, находящимся в ежегодном оплачиваемом отпуске, сохраняется средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Поэтому на специалистах кадровой службы и бухгалтерии организации лежит обязанность правильно определить стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, рассчитать и выплатить работникам отпускные.

Не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в организации должен быть утвержден график предоставления оплачиваемых отпусков (ст. 123 ТК РФ). Этот график обязателен как для работников, так и для работодателя.

Р. по согласованию с руководителем департамента, в котором работала, написала заявление о предоставлении ежегодного отпуска в соответствии с графиком отпусков. О том, что данное заявление не было подписано, Р. сообщили только перед отлетом к месту проведения отпуска. Впоследствии она была уволена за прогулы.

Р. обратилась во Фрунзенский районный суд г. Владивостока с иском о восстановлении на работе и оплате вынужденного прогула. Как установил суд, истице согласно графику отпусков должны были предоставить отпуск. Приказа о его перенесении на другое время не было.

Таким образом, работодатель нарушил права истицы, предусмотренные ч. 5 ст. 37 Конституции РФ, ст. 114, 122, 123 ТК РФ. Ее невыход на работу вызван уважительными обстоятельствами и не может быть основанием для расторжения трудового договора за грубое нарушение работником трудовых обязанностей — прогул. Суд признал увольнение незаконным и восстановил истицу на работе в прежней должности с выплатой ей среднего заработка за время вынужденного прогула, а также компенсации за причиненный ей моральный вред1.

Документальное оформление отпуска

При предоставлении отпуска работнику необходимо уделить особое внимание правильному оформлению документов.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утверждены следующие унифицированные формы первичной учетной документации, составляемые при предоставлении работнику отпуска:

— форма № Т-7 «График отпусков»;

— форма №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

— форма № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

— форма № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

Приказ о предоставлении отпуска подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Работник должен быть ознакомлен с данным приказом под роспись.

В судебной практике встречаются случаи, когда работник уходил в отпуск по устной договоренности с руководителем, приказы о предоставлении отпуска не оформлялись либо не подписывались. После увольнения работник в судебном порядке требовал выплаты компенсации за якобы неиспользованные отпуска. В таких ситуациях суд, как правило, вставал на сторону работника, так как организация не могла подтвердить документально, что работник фактически использовал отпуск.

Кроме того, не оформив соответствующие документы, организация может столкнуться с претензиями налоговых органов, касающимися признания в расходах, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, сумм выплаченных работнику отпускных.

По мнению налоговых органов, при отсутствии указанных унифицированных форм первичной учетной документации организация не вправе учитывать суммы расходов по оплате труда работникам, сохраненные на период ежегодного отпуска, так как не выполняется критерий документальной подтвержденности расходов (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

Отпуска подразделяются на ежегодные основные и дополнительные оплачиваемые отпуска.

Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней. ТК РФ предусмотрено предоставление удлиненного основного отпуска работникам моложе 18 лет (ст. 267), педагогическим работникам образовательных учреждений (ст. 334), а также некоторым другим категориям работников, что закреплено в соответствующих федеральных законах.

Согласно ст. 116 ТК РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных Кодексом и иными федеральными законами.

Если организация вносит в коллективный договор или иной внутренний нормативный акт, регулирующий условия и порядок предоставления ежегодных дополнительных отпусков, условия, которые приводят к ухудшению положения работников по сравнению с нормами трудового законодательства, то эти положения признаются недействительными (п. 58 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»). В случае предъявления иска работником о том, что организация предоставила ему дополнительный отпуск меньшей продолжительностью, чем предусмотрено трудовым законодательством, суд встанет на сторону работника.

Как определить стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск?

Согласно ст. 121 ТК РФ в него включаются:

— время фактической работы;

— время, когда работник фактически не работал, но за ним сохранялось место работы (должность) в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами (например, коллективным договором), трудовым договором;

— время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

— период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине.

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

— время отсутствия работника на работе без уважительных причин;

— время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;

— время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

Стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, определяется в календарном исчислении и отсчитывается со дня начала работы (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473-6-0). Иными словами, он рассчитывается, начиная со дня возникновения трудовых отношений между работником и организацией.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого периода.

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен:

— женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;

— работникам в возрасте до 18 лет;

— работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;

— в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Следует подчеркнуть, что перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него по желанию работницы предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы у работодателя (ст. 260 ТК РФ).

Даже при отсутствии шестимесячного стажа работы ежегодный отпуск беременной женщине должен быть предоставлен в полном размере, а не пропорционально отработанному времени. В этом случае женщина получает отпуск авансом за первый год работы, в счет которого включается также отпуск по беременности и родам (ст. 122 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2008 № 659-6-0).

Дополнительный отпуск

Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда или имеющим особый характер работы, при ненормированном рабочем дне, работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Рассмотрим порядок предоставления некоторых видов дополнительных отпусков.

1. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда

К работам с вредными или опасными условиями труда согласно ст. 117 ТК РФ относятся:

— работы, связанные с неустранимым неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов;

— подземные горные работы и открытые горные работы в разрезах и карьерах;

— работы в зонах радиоактивного заражения.

Перечень категорий работников, которым устанавливается ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск за особый характер работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством РФ.

Однако до настоящего времени Правительство РФ не приняло ни одного постановления на эту тему. В связи с этим для установления работникам дополнительных отпусков за вредные работы разрешено пользоваться нормативными актами, принятыми еще до вступления в силу ТК РФ (ст. 423 Кодекса). Правомерность применения этих нормативных актов была подтверждена в Письме Минтруда России от 30.06.92 № 1358-ВК «О применении нормативных актов по льготам и компенсациям за вредные условия труда».

Следует иметь в виду, что в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в таких условиях время.

Чтобы рассчитать стаж (количество полных месяцев), дающий право на дополнительный отпуск, необходимо суммарное количество дней работы во вредных и (или) опасных условиях труда разделить на среднемесячное количество рабочих дней. При этом остаток дней, составляющий менее половины среднемесячного количества рабочих дней, отбрасывается, а остаток дней, составляющий половину и более среднемесячного количества рабочих дней, округляется до полного месяца (п. 10 Инструкции о порядке применения Списка производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день2 (далее — Инструкция).

Порядок расчета среднемесячного количества рабочих дней в Инструкции не указан. Как правило, его определяют путем деления на 12 месяцев количества рабочих дней в соответствующем году по рабочему календарю, установленному правилами внутреннего трудового распорядка.

В счет времени, проработанного в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, предусмотренных в указанном Списке, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях не менее половины рабочего дня, установленного для работников данного производства, цеха, профессии или должности.

При записи в Списке «постоянно занятый» или «постоянно работающий» в счет времени, проработанного в производствах, цехах, профессиях и должностях с вредными условиями труда, засчитываются лишь те дни, в которые работник фактически был занят в этих условиях полный рабочий день, установленный для работников данного производства, цеха, профессии или должности (п. 12 Инструкции).

Если работник имеет право на получение дополнительного отпуска в связи с вредными условиями труда по нескольким основаниям, то отпуск предоставляется только по одному из них, как правило, предусматривающему большую продолжительность (п. 18 Инструкции).

В случае ухода работника в ежегодный отпуск, предоставляемый авансом, дополнительный оплачиваемый отпуск за работу во вредных и опасных условиях предоставляется только пропорционально отработанному времени в соответствующих условиях3. Несмотря на то, что п. 9 Инструкции предусматривалась возможность предоставлять дополнительные отпуска авансом, Решением Верховного Суда РФ от 15.04.2004 № ГКПИ 2004-481 данный пункт признан недействующим с 01.02.2002 как противоречащий ТК РФ.

Также указанным Решением Верховного Суда РФ признано недействующим с 01.02.2002 одно из положений п. 8 Инструкции, согласно которому в стаж работы, дающий право на получение дополнительного отпуска, включались некоторые периоды, когда работник не выполнял работ в условиях, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человека, а именно:

— период временной нетрудоспособности;

— время отпуска по беременности и родам, выполнения женщинами легких работ в связи с беременностью, а также других работ, на которые они были переведены в связи с кормлением ребенка грудью или наличием детей в возрасте до одного года;

— время выполнения государственных и общественных обязанностей.

Эта часть п. 8 не действует как противоречащая требованию ст. 121 ТК РФ о включении в стаж работы для расчета дополнительных отпусков только фактически отработанного в таких условиях времени.

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с ним (ст. 120 Кодекса).

В соответствии с ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска исчисляются в календарных днях. В то же время порядок предоставления дополнительных отпусков по работам с вредными и опасными условиями труда регулируется законодательными актами, принятыми еще до вступления в силу ТК РФ, и продолжительность отпусков определена в них в рабочих днях.

Как сложить календарные дни основного отпуска и рабочие дни дополнительных отпусков?

Как указано в Письме Минтруда России от 01.02.2002 № 625-ВВ, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска следует исчислять следующим образом. От даты начала отпуска (например, 01.03.2002) отсчитывается определенное количество дней основного отпуска в календарных днях (28 календарных дней), а затем — определенное количество дней дополнительного отпуска в рабочих днях в расчете на 6-дневную рабочую неделю (например, 12 рабочих дней отпуска за вредные условия труда) и определяется дата последнего дня отпуска (в нашем примере — это 12.04.2002). После этого общий период отпуска (с 01.03.2002 по 12.04.2002) переводится в календарные дни (в нашем примере — 42; нерабочий праздничный день 8 марта, приходящийся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включается и не учитывается). Полученное количество календарных дней и будет являться общей продолжительностью ежегодного оплачиваемого отпуска.

Расходы на оплату дополнительных отпусков за вредные и опасные условия труда учитываются в составе расходов для налога на прибыль на основании п. 7 ст. 255 НК РФ. При этом следует учитывать, что, по мнению налоговых органов, расходы по оплате дополнительного отпуска (продолжительностью, превышающей установленную действующим законодательством) работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль4.

По вопросу налогообложения сумм оплаты таких отпусков ЕСН и НДФЛ Минфин России придерживается позиции, согласно которой суммы доплат за работу с особыми условиями труда в соответствии со ст. 146 и 164 ТК РФ не являются компенсациями. Указанные доплаты облагаются и ЕСН, и НДФЛ, так как не указаны в перечне выплат, освобождаемых от налогообложения (ст. 238, 217 НК РФ)5.

2. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска работникам с ненормированным рабочим днем

В соответствии с ТК РФ работникам с ненормированным рабочим днем предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Его продолжительность не может быть менее трех рабочих дней, но каким-либо максимальным количеством дней закон такой отпуск не ограничивает. Следовательно, организация вправе установить в коллективном договоре или правилах внутреннего трудового распорядка любой срок дополнительного отпуска — от трех дней и более, но, конечно, в разумных пределах.

Для целей налогообложения прибыли расходы на оплату ежегодного дополнительного отпуска за ненормированный рабочий день учитываются в фактически начисленных размерах при соблюдении предусмотренного законодательством порядка предоставления этого отпуска (т. е. если предоставление дополнительного отпуска оговаривается в коллективном договоре или ином внутреннем документе для конкретных должностей работников, а также в трудовом договоре указано, что работнику установлен ненормированный рабочий день и есть ссылка на коллективный договор или иной подобный документ)6. Аналогичной позиции придерживаются и суды7.

В то же время при учете расходов на оплату дополнительных отпусков за ненормированный рабочий день следует иметь в виду, следующее. ТК РФ не содержит положения о том, что отпуск за ненормированный рабочий день предоставляется только тем работникам, которые фактически в соответствующем периоде привлекались к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, установленной законодательством. Следовательно, у работника с ненормированным режимом рабочего времени есть право на дополнительный оплачиваемый отпуск в любом случае независимо от того, работал он за пределами нормальной продолжительности рабочего дня или нет. Значит, трудовым законодательством предусмотрена обязанность работодателя оплатить такой отпуск.

Однако мнение Минфина России по этому вопросу — о возможности учитывать такие расходы при расчете налога на прибыль, если работник в периоде, за который предоставляется дополнительный отпуск, не привлекался к такой работе, в разные годы менялось.

Так, в Письме от 28.01.2005 № 03-03-01-04/1/38 Минфин России разъяснил, что если сотрудник относится к категории лиц, которым дано право на дополнительный отпуск, но в течение года он фактически не привлекался к сверхнормативной работе, то отпускные все равно учитываются в составе расходов на оплату труда.

В более позднем Письме от 06.02.2007 № 03-03-06/2/17 уже говорится о том, что расходы на оплату дополнительного отпуска могут быть учтены в расходах, только если все случаи работы сверх нормальной продолжительности рабочего дня оформлены локальным нормативным актом (например, приказом).

Следовательно, если нет доказательств того, что работник привлекался к работе за пределами нормальной продолжительности рабочего времени (например, отсутствуют письменные распоряжения работодателя), то возможны споры с налоговыми органами о правомерности учета подобных расходов в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

3. Ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска, предоставляемые работникам по инициативе организации

ТК РФ предоставляет работодателю право самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска отдельным категориям работников и в других случаях, кроме перечисленных в ч. 1 ст. 116, при наличии производственных и финансовых возможностей.

Вместе с тем позиция Минфина России по вопросу о возможности учета в составе расходов оплаты отпусков, не предусмотренных законодательством, весьма противоречива.

Так, в Письме от 27.02.2006 № 03-03-04/1/143 Минфина России указано, что оплата дополнительного отпуска, предоставляемого в связи с работой в многосменном режиме, включается в состав расходов, учитываемых для налога на прибыль. В более позднем Письме от 29.12.2007 № 03-03-06/1/900 говорится о том, что организация не может отнести к расходам для целей налогообложения прибыли организаций расходы на оплату дополнительно предоставляемых по коллективному договору отпусков работникам, осуществляющим работу в многосменном режиме.

Изменение своей позиции Минфин объясняет тем, что специального порядка предоставления ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков работникам, осуществляющим работу в многосменном режиме, ТК РФ не предусмотрено.

Налоговики поддерживают позицию Минфина России, полагая, что оплата не предусмотренного законодательством дополнительного отпуска работникам не включается в состав расходов на оплату труда8. Есть также решения судов, из которых явствует согласие с подобной позицией9.

Сроки выплаты отпускных

Выплатить отпускные работнику необходимо за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Невыплата отпускных в срок может повлечь неблагоприятные последствия для организации. Если это выявится трудовой инспекцией при проверке, то работодатель будет привлечен к административной ответственности за нарушение трудового законодательства в соответствии со ст. 5.27 КоАП. В случае задержки выплаты отпускных работнику должна быть выплачена денежная компенсация в размере не менее одной трехсотой ставки рефинансирования за каждый день задержки.

Кроме того, если отпускные не были своевременно выплачены, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником (с. 124 ТК РФ). Причем согласованию с работодателем подлежит только новый срок начала отпуска, а не сам факт переноса отпуска.

Для осуществления права работника на перенос отпуска согласие работодателя не требуется, поскольку, нарушив сроки оплаты отпускных, работодатель обязан перенести отпуск по заявлению работника. Данный вывод содержится и в кассационных определениях Судебной коллегией по гражданским делам Верховного суда Республики Карелия10.

Текст г.

Компенсация за неиспользованный отпуск

После внесения изменений в ТК РФ уже однозначно решен вопрос о выплате компенсации за неиспользованный отпуск в случае, если работник не увольняется. Теперь законодательно разрешено заменять денежной компенсацией по письменному заявлению работника только ту часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 календарных дней (ст. 126 ТК РФ).

Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до 18 лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска — работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях11.

Если сотрудник не использует отпуска за предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за все дни неиспользованных отпусков только при увольнении.

1 Решение Фрунзенского районного суда г. Владивостока от 11.03.2004 № 2-183/04.

2 Утверждена Постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 21.11.75 № 273/п-20.

3 См. Письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0.

4 См. Письмо УФНС по г. Москве от 19.10.2005 № 20-12/75302.

5 См. Письма Минфина России от 28.12.2005 № 03-05-01-04/405, от 25.10.2005 № 03-05-01-04/334.

6 См. Письма Минфина России от 29.01.2007 № 03-03-06/4/6, от 06.05.2006 № 03-03-04/2/131, от 13.01.2006 № 03-03-04/2/5.

7 См., напр.: Постановление ФАС Северо-Западного округа от 17.10.2006 по делу № А56-28496/2005.

8 См. Письмо УФНС РФ по г. Москве от 11.01.2005 № 28-11/230.

9 См., напр. Постановление ФАС Уральского округа от 08.11.2005 № Ф09-4994/05-С.

10 См. Судебная практика по гражданским делам Верховного суда Республики Карелия за II полугодие 2004 г.

11 См. Письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *