Исправление на трудовой книжке

Содержание

Как внести исправления в трудовую книжку

Нормативная база

Существуют два нормативных акта, в которых содержатся требования, как исправить неверную запись в трудовой книжке: Правила, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 (третий раздел), и Инструкция, утвержденная Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 (первый раздел).

Учтите: корректное ведение и изменение записей в документах сотрудников — обязанность работодателя. Поскольку трудовая хранит всю историю о рабочем стаже человека, то на основании сведений из нее государственные органы выносят решение о назначении пенсии. Если книжка ведется некорректно, записи неточные или неправильные, формулировки не соответствуют утвержденным стандартам, то не исключено, что их посчитают недействительными. Кроме того, если работник или проверяющие органы обнаружат, что кадровик нарушает установленные законом правила, его привлекут к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ и оштрафуют на сумму от 1000 до 5000 рублей.

Кто вносит исправления и по каким причинам

Вносить информацию, исправлять ее, если были допущены ошибки или неточности, разрешено только уполномоченным работодателем лицам. Обычно это сотрудники отдела кадров или один кадровый специалист. Неверные сведения он может обнаружить самостоятельно либо с помощью коллег, в том числе владельца документа.

Обычно исправить ошибочную запись в трудовой книжке следует работнику той организации, где были допущены ошибки. Но если человек сменил место работы, то на основании документов новые данные вписывает представитель того работодателя, на которого сейчас работает человек. Бумаги-подтверждения запрашивают у прежнего работодателя либо в архиве.

Неправильное первичное заполнение

Чаще всего при первичном оформлении трудовой или вкладыша допускают ошибки в фамилии, имени, отчестве или в иной персональной информации владельца документа. Пример, как исправить ошибку в трудовой книжке в имени, покажем позже. Но все изменения должны вноситься в новый бланк, а испорченный подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта (см. пункт 42 Правил). При этом, как гласит пункт 48 Правил, в случае неверного заполнения трудовой или вкладыша в нее стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. За счет работодателя оплачивается и бланк при его порче не по вине работника.

Если при оформлении вкладыша произошла ошибка первичного заполнения, когда в трудовую уже вписаны серия и номер вкладыша, он тоже подлежит замене. А сведения надо исправить следующим образом: на внутренней стороне обложки под штампом «Выдан вкладыш» необходимо написать, что запись о выдаче вкладыша за таким-то номером недействительна. После этого ставится дата, подпись, расшифровка и печать. Затем надо указать сведения с корректными реквизитами вкладыша.

Так выглядит образец внесения исправлений в трудовую книжку в 2020 г., если приходится менять вкладыш:

Как исправить неверные персональные данные в трудовой книжке

Если требуется внести исправления в фамилии, имени, отчестве и дате рождения, образовании, профессии или специальности работника, это делается только на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других бумаг. Никакие исправления по просьбе или по причине, что кто-то где-то что-то слышал, категорически не допускаются (пункт 26 Правил).

Измененные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они внесены (пункт 29 Правил), чтобы в любой момент были доказательства подлинности новой информации.
Все изменения вносятся на первой странице (титульном листе). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения, а затем записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица, печатью организации (пункт 2.3 Инструкции).

Внесение изменений на титульном листе о получении нового образования, профессии, специальности выполняется путем дополнения к имеющимся сведениям или правками необходимых сведений в соответствующих строках (пункт 2.4 Инструкции).

Так выглядит образец исправления ошибки в трудовой книжке на титульном листе:

Исправления в разделах о работе и награждениях

В отличие от титульной страницы, в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных, признанных недействительными, записей не допускается (пункт 30 Правил, пункт 1.2 Инструкции). Все изменения делаются через признание записей недействительными и внесение новых, правильных сведений (пункт 30 Правил).

Объясним на примере, как исправить запись в трудовой книжке, если ошибка в дате приема на работу. В этом случае в соответствующем разделе после последней заполненной строки указывается следующий порядковый номер и дата внесения изменения. В третью графу вписывается:

«Запись за номером таким-то недействительна».

После этого пишут правильную формулировку. В четвертую графу вносятся правильные реквизиты приказа или иного документа, оформившего решение работодателя, сведения из которого были внесены некорректно (пункт 1.2 Инструкции).

Так выглядит образец исправления в трудовой книжке записи, внесенной ошибочно, в 2020 году:

Примерно так же выглядит образец исправления записи в трудовой книжке, если по решению суда работника восстановят в должности. В таком случае информация об увольнении признается недействительной, а кадровому специалисту следует написать:

«Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе» или «в прежней должности».

Основанием для указания новых данных является решение суда. Его реквизиты необходимо вписать в четвертую графу.

При изменении формулировки причины увольнения пишут:

«Запись за номером таким-то недействительна, уволен на основании… (указывается новая формулировка)».

В четвертой графе делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения (пункт 1.2 Инструкции).

Если гражданин обнаружит ошибку после увольнения, и он нигде не трудоустроен, он вправе обратиться к бывшему работодателю с заявлением указать правильные сведения. В таком случае кадровику следует:

  • в первой имеющейся свободной строке написать наименование организации, чьим представителем он является;
  • затем признать записи под определенными номерами недействительными, заполняя все четыре графы по общим правилам;
  • ниже указать верную информацию;
  • написать должность, указать Ф.И.О. и расписаться, поставить печать.

Отдельно расскажем о ситуации, когда работодатель изменил название. В таком случае в новой пустой строке в третьей графе кадровик пишет (условно):

«Общество с ограниченной ответственностью «Пион» (ООО «Пион») с 15.02.2019 переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Астра» (ООО «Астра»)».

В четвертой графе вписывают реквизиты документа, на основании которого произошло изменение, например, «Решение общего собрания собственников от 13.02.2019». В первых двух графах ничего не пишут.

Трудовая книжка полезна не только работнику, но и работодателю. Для первого она является гарантией учета приобретенного стажа при выходе на пенсию. Для работодателя она выступает средством проверки компетентности сотрудника и его профессиональных качеств. Многое о специалисте говорит и причина увольнения. Ошибка в трудовой книжке – результат невнимательности или незнания специалиста отдела кадров. Разберемся, как можно исправить возникшую неточность.

Основные положения о трудовой книжке

Трудовая книжка – документ, подтверждающий факт занятости гражданина. Она состоит из нескольких частей:

  • титульный лист;
  • сведения о собственнике формуляра;
  • сведения о работе на 10 разворотах;
  • информация о награждении на 10 разворотах

Делать запись можно перьевой, гелевой ручкой, а также ручкой-роллером. Допускается черный, синий или фиолетовый цвет чернил. Надпись добавляется разборчивым почерком.

Формуляр дополняется вкладышем, который недействителен без основной части. Вкладыш состоит из 9 разворотов «Сведения о работе» и 8 разворотов «Сведения о награждении».

Вопросы, связанные с ведением, хранением и учетом документации, регламентируются Постановлением правительства РФ «О трудовых книжках» №225 от 16 апреля 2003 г. Последние обновления были внесены в нормативный акт 25 марта 2013 г.

Также ответы на вопросы находятся в «Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Трудовой Кодекс РФ уточняет особенности ведения и использования послужных списков подчиненных.

В документе о занятости содержится информация:

  • о нанятом человеке;
  • о его профессиональных обязанностях;
  • о принятии на работу;
  • о переводе;
  • об увольнении;
  • о награждении;
  • о прохождении обучения, государственной службе

Вносить записи, не указанные в списке или не подтвержденные свидетельствами, работодателю запрещается. Как и не вносить обязательные пункты.

Как правильно сделать запись в трудовой книжке, если допущена ошибка

Неточности корректируются в соответствии с документами, подтверждающими факт необходимости исправлений. Способ корректировки зависит от вида ошибки. Возможны неточности при первом заполнении документа, в определенной его части, а также ошибки, связанные с ведением формуляра в целом.

Нарушения при первичном заполнении

Если ошибка допускается при первом заполнении бумаг, исправления делать не нужно. Стоит взять новый бланк и заново сделать записи. Испорченный бланк уничтожается. Стоимость бланка оплачивается организацией, если в порче бумаге нет вины сотрудника.

Неправильная отметка при первичном оформлении вкладыша также не исправляется. Заполняется новый документ. Если в трудовую книжку уже вписаны серия и номер вкладыша, отметку нужно исправить. На внутреннюю сторону обложки вносится информация о недействительности вкладыша за указанным номером. Прописывается дата, ставится подпись ответственного лица и печать. После этого вписываются данные нового вкладыша.

Неточность в заполнении личных данных работника

Согласно пункту 26 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» изменения в имени, в фамилии, или в отчестве сотрудника, образовании и профессии вносятся на основании документа, подтверждающего новые сведения. Это может быть свидетельство о заключении или расторжении брака, документ, удостоверяющий личность, свидетельство о рождении или другая бумага. В титульном листе в дате рождения изменения вносятся аналогично.

Внесенные сведения должны полностью соответствовать прописанному в подтверждающем документе. Если уточнения представлены не в полном объеме, вносятся только те данные, которые присутствуют в документе. Следует запросить оригиналы бумаг, информация из которых вносится в книгу подчиненного. Если оригиналы недоступны, их заменят заверенные нотариусом копии. В общем порядке слова свидетелей не считаются основанием для исправления записи (за исключением случая с судебным разбирательством и массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации). Об этом говорится в пункте 29 Правил.

Образец исправления:

Исправление производится ответственным лицом по последнему месту работы. Изменить данные нужно на титульном листе. Согласно пункту 2.3 Инструкции, неверную формулировку стоит зачеркнуть прямой линией. Верная информация вносится в соответствующую строку, а сведения о подтверждающем документе прописываются на внутренней стороне обложки. Обязательна подпись ответственного специалиста или работодателя, а также печать организации.

В п. 2.4 указан порядок внесения изменений в графы с информацией об образовании, профессии и специальности. Сведения должны быть исправлены в соответствующих строках или дополнены уточняющей информацией. Также делается запись о документе, на основании которого происходит исправление.

Ошибки в сведениях о работе

В п. 30 Правил и 1.2 Инструкции разъяснено, что исправление неточных данных о трудоустройстве путем зачеркивания ошибочной записи не допускается. Неточность устраняется признанием записи недействительной и созданием верной. Запись о недействительности вносится следующим образом:

  • в графе 1 указывается следующий по порядку номер;
  • пишется дата внесения исправлений;
  • прописывается фраза «Запись под номером… считается недействительной»;
  • вносится правильная формулировка;
  • в следующей графе заполняются реквизиты документа, из которого вносились первоначальные сведения

Если недействительна отметка об увольнении, вносят «Запись за номером … недействительная, уволен (указывается причина)» или «Запись за номером … недействительна, восстановлен на прежней работе». Изменения в датах и номерах также вносятся с помощью признания записи недействительной.

Неточности, возникшие в самом приказе, на основании которого вносится запись, исправляются после составления нового приказа с указанием верных реквизитов. Примеры исправления аналогичных ошибок можно найти ниже.

Проблемы с указанием информации о награждении встречаются редко, поскольку само награждение происходит нечасто. Допущенная ошибка исправляется признанием записи недействительной и внесением корректных исправлений.

Специалист по неосторожности может внести сведения о работе в запись в сведениях о награждениях. Это случается, если место, отведенное информации о работе, закончилось. В этом случае следует оформить вкладыш в трудовую книжку, а ошибочную запись признать недействительной в общем порядке.

Отдельные вопросы заполнения трудовой книжки

Новая запись вносится в трудовую книжку в течение недели с момента изменения. Это касается и приказов работодателя. При этом, если сотрудник проработал в организации менее 5 дней и уволился, запись можно не вносить.

При заполнении граф не допускаются сокращения. Нельзя написать «пр.» вместо «приказ», или «ТК» вместо «трудовой кодекс». Каждое слово прописывается полностью.

Формуляр, который остался у прошлого работодателя, не будет препятствием для приема на работу сотрудника. По заявлению работника оформляется новый документ, но сведения о прошлых местах работы не добавляются.

Если запись не содержит неточность, а отсутствует полностью, её вносят в соответствии с Инструкцией. При этом в графе 2 записывают фактическую дату. Любая дата прописывает арабскими цифрами. Число и месяц – двузначным числом, год – четырехзначным.

Просьба сотрудника завести трудовую книжку при наличии еще одной

В редких случаях работник просит оформить новый документ при наличии уже действующей книжки. Несколько примеров работников, у которых может возникнуть желание завести дополнительный формуляр:

  • преподаватель, который проводит занятия в разных университетах;
  • врач, принимающий пациентов и в частной, и в государственной клинике;
  • охранник, числящийся на 2 местах работы в разные смены

Несколько документов работник может заводить, ожидая материальной выгоды от разных организаций. В законе нет однозначного запрета подобных действий. Тем не менее можно утверждать, что законно использование только одного экземпляра. Ст. 282 Трудового Кодекса РФ дается четкое определение понятия «совместительство». Основным может быть только одно место работы.

Совместителем гражданин числится на основании договора с организацией. Также Трудовой Кодекс гарантирует поддержку гражданам, совмещающим работу с обучением, но только по основному месту работы. Одно место работы учитывается и в отношении льгот для работников Крайнего Севера и вредных производств. Сведения о совместительстве вносятся в бумаги подчиненного. Количество организаций, в которых человек может работать по совместительству в свободное от основной занятости время, законом не ограничено.

Оформление дубликата

Если книга работника утрачена, он обязан заявить об этом как можно раньше. Работодатель при этом должен оформить дубликат в течение 15 дней с момента заявления.

В дубликат вносятся:

  • сведения, которые указывались по последнему месту занятости;
  • данные об общем стаже работы до зачисления в штат

Если в утраченном бланке была отметка, признанная недействительной, в новом экземпляре ее не дублируют. Общий стаж указывается суммарно, без уточнения организаций, в которых числился подчиненный и причин увольнения.

Дубликат выдается в случае потери или порчи книги сотрудника. Допускается выдача дубликата, если в первоначальном варианте содержится ошибочная запись об увольнении или переводе сотрудника. При этом в дубликат ошибочные сведения не вносятся.

Ошибки, связанные с информацией о прошлых местах работы, должны устраняться той организацией, которая допустила оплошность. Если организация реорганизована, проблему решает правопреемник. В случае ликвидации компании исправление делает ответственное лицо на настоящем месте занятости.

Информацию об испытательном сроке не вносят в перечень занятости подчиненного, поскольку сотрудник официально еще не работает в компании, и в законе не указана необходимость фиксации подобных данных.

При внесении отметок в документ прописывается и полное, и сокращенное наименование работодателя. Если допущена ошибка в названии организации (даже если она коснулась только сокращенного названия) делается отметка в документации с актуальной информацией.

Согласно п. 35 Правил, печать организации, так же как и подпись ответственного лица, заверяет все записи этой организации в формуляре при увольнении сотрудника. Владелец трудовой книжки расписывается у каждой записи. Также печать ставится на титульном листе. Если штамп поставлен в перевернутом виде, нарушением это не считается. Отметка об увольнении вносится в день увольнения сотрудника. Если подчиненный ушел в отпуск перед уходом из организации, в графу 3 вписывается дата последнего дня отпуска (она же дата последнего рабочего дня).В причине увольнения обязательно указывается ссылка на пункт и статью ТК РФ.

Другая информация, вносимая в бланк

Аналогично сведениям о работе в 3 графу бланка вписывается информация о:

  • прохождении курсов по повышению квалификации, переквалификации и специальной подготовке;
  • получении нового разряда (категории);
  • занятости по совместительству;
  • неподлежащем зачету в общем рабочем стаже времени пребывания в местах лишения свободы;
  • периоде военной службы или службы в органах внутренних дел;
  • восстановлении непрерывного стажа

Ответственность за ошибки в заполнении формуляра

П. 45 Правил указывает на ответственность нанимателя за ведение, учет, хранение и выдачу документов о трудоустройстве. Руководство приказом (или распоряжением) назначает лицо, обязанностью которого будет внесение и изменение записей.

Согласно ст. 5.27 Кодекса РФ «Об административных правонарушениях» № 195-ФЗ от 30 декабря 2001 г. (последняя редакция документа – 3.04.2018 г.), нарушение действующего законодательства влечет за собой штраф в размере:

  • для должностных лиц – от 1000 руб. до 5000 руб.;
  • для ИП – от 1000 руб. до 5000 руб.;
  • для юридического лица – от 30000 руб. до 50000 руб

Избежать ошибок в оформлении бумаги можно, проявив внимательность к выполняемым обязанностям. Знание правил и основных законодательных актов убережет от штрафов и санкций со стороны государства. Наши юристы ответят на ваш вопрос!

Для принятия решения в вашей конкретной ситуации обратитесь, пожалуйста, к специалисту через форму онлайн-консультанта либо по телефонам:

Данное слово в повседневной речи употребляется довольно часто, но его правописание вызывает определённые сложности.

Давайте с этим разберёмся.

Существует два варианта правописания анализируемого слова:

  • “неверно”, где “не” пишется слитно,
  • “не верно”, где “не” пишется раздельно.

Как правильно пишется: “неверно” или “не верно”?

Согласно орфографической норме русского языка оба варианта являются правильными. Давайте разберем в каком случае нужно писать первый вариант, а в каком – второй.

неверно

Когда пишем слитно?

Отметим, что “неверно” является наречием.

В данном случае мы руководствуемся следующим правилом:

“С наречиями, оканчивающимися на “-о/-е”, “не” пишется слитно, если наречие можно заменить синонимом без “не”.

Заменим наречие “неверно” синонимом без “не”:

неверно – ошибочно

не верно

Когда пишем раздельно?

Мы пишем наречие “не верно” раздельно:

  • если в предложении имеется противопоставление с союзом “а”.

Например: не верно, а ошибочно (где “ошибочно” – это противопоставление с союзом “а”)

  • если перед наречием имеются следующие конструкции: далеко не, отнюдь не, вовсе не.

Например: это далеко не верно, это вовсе не верно, это отнюдь не верно.

  • если перед наречием имеется другое наречие, начинающееся с “ни”.

Например: нисколько не верно.

Примеры для закрепления:

  • Это решение было принято неверно.
  • Если это неверно, то как решить задачу?
  • Ты в своей жизни все сделал неверно.

Изменение данных в основных документах, к которым относится и трудовая книжка, является очень ответственной процедурой и требует неукоснительного соблюдения правил и норм законодательства. То, как исправить фамилию в трудовой книжке, имеет важное значение для корректного начисления в дальнейшем пенсии и других социальных выплат.

Причины изменения фамилии

Самая распространенная причина изменения фамилии – это вступление в брак, причем в этом случае фамилию могут поменять не только женщины, но и мужчины. Такая же ситуация возникает при разводе и возвращении добрачной фамилии. Особенно запутанные случаи встречаются при неоднократных браках и разводах.

Например, Рифкина-Гиндельштейн-Абрамян-Коваленко-Ривкина. Обратите внимание, что в этом примере возвращенная добрачная фамилия отличается на одну букву, потому что реальная добрачная фамилия была «Ривкина» (по добрачным паспортным данным), но при заполнении первой записи в трудовой книжке кадровик написал фамилию с ошибкой. Поэтому при изменении фамилии следует знать, как в трудовой книжке исправлять ошибочно написанную фамилию.

Фамилия может поменяться и по личному заявлению, когда человек хочет сменить неблагозвучное имя или отказаться от фамилии по иным причинам. В любом случае изменение фамилии должно подтверждаться официальными документами.

Виды ошибок в указании фамилии в трудовой книжке

Записи, произведенные на титульном листе, должны обязательно заверяться самим работником и лицом, ответственным за ведение трудовых книжек. Подлинность записанных сведений подтверждается соответствующими подписями. Поэтому возможность появления ошибок сводится к минимуму, но в реальной жизни они все-таки появляются.

Такие ошибки нередки при заполнении в маленьких организациях, где нет отдела кадров и профессиональных кадровых специалистов, а документацию ведет бухгалтер или другой сотрудник по совместительству. Ошибки появляются при записи фамилии на слух, невнимательном прочтении паспорта или элементарной неграмотности.

Эти неточности будут дорого стоить владельцу книжки при оформлении пенсии и подтверждении стажа, когда, например, Иван Матрёнин или Николай Аленин не смогут доказать, что именно они проработали 30 лет под фамилиями Матренин и Оленин, занесенными в их трудовые книжки.

Иногда при изменении фамилии работники, ведущие учет трудовых книжек, не соблюдают установленную процедуру и густо замазывают корректором прежнюю фамилию или зачеркивают так, что ее невозможно прочитать. Это является нарушением, и в данном случае трудовую книжку придется уничтожить и оформить новую с составлением акта.

Бывают случаи, когда сотруднику изменили фамилию на титульном листе трудовой книжки, но забыли внести такие же изменения во вкладыше.

Необходимость исправления фамилии

Если хотя бы одна буква фамилии в трудовой книжке не совпадает с той фамилией, которая написана в паспорте, могут возникнуть проблемы при начислении пенсии. Пенсионный фонд может отказаться учитывать трудовой стаж, если фамилия в данном документе не совпадает с фамилией, указанной в паспорте.

Для подсчета правильного стажа придется добиваться подтверждения законной принадлежности бумаги (может быть, даже через обращение в суд). Поэтому следует исправлять ошибки в написании фамилии в трудовой книжке сразу же после их обнаружения и не откладывать этот процесс на потом.

Документы об изменении фамилии

Внесение в трудовую книжку об изменении фамилии должно проводиться по месту работы в последней организации на основании приказа руководства об изменениях в документах, содержащих определенные персональные данные, в том числе и в трудовую книжку.

Перед изданием такого приказа сотрудник должен подать заявление с просьбой изменить фамилию в соответствующих документах (трудовом договоре, трудовой книжке и других), к которому следует приложить копии подтверждающих документов (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, документ об изменении прежней фамилии, решение суда и другие). Подлинники надо предъявить работодателю. В трудовой книжке надо обязательно указать номер и дату выдачи таких документов.

Процедура изменения фамилии в ТК

Существует следующий порядок изменения фамилии работника во вкладыше трудовой книжки:

  • всю фамилию надо зачеркнуть одной ровной и непрерывной чертой (нельзя зачеркивать только часть букв)}
  • новую фамилию следует записать рядом или на строке ниже (если эта строка свободна)}
  • на внутренней стороне обложки следует указать все необходимые ссылки на предъявленные документы (названия, номера и даты выдачи)}
  • под информацией о предъявленных документах необходимо поставить соответствующую подпись работодателя или сотрудника отдела кадров и печать организации, в которой в настоящий момент работает сотрудник (или принимается на работу).

Четкая формулировка записи на внутренней стороне обложки не приводится в Инструкции. Если фамилия изменяется впервые, то возможно указать только новую фамилию («Фамилия изменена на фамилию «Сидорова» на основании паспорта № ___, выданного таким-то учреждением «___» 19__ или 20__ года»). Если фамилия изменяется уже во второй (и более) раз, то логично указать старую и новую фамилию («Фамилия «Петрова» изменена на фамилию «Сергеева» на основании…»)

Исправление ошибок в написании фамилии в ТК

В Правилах (п.27-28) и Инструкции (п.1.2) сообщается об исправлениях записей в ТК, но конкретно о записях на титульном листе не сообщается. Внесение изменения фамилии в трудовой книжке рассматривается в 26 пункте (Правила) и пункте 2.3 (Инструкция), где сообщается о том, что фамилию можно изменить при предъявлении личных документов, но об исправлении именно ошибок не упоминается.

Случай «неправильного заполнения» (первичного) косвенно рассматривается в 42 пункте Правил (уничтожить испорченную ТК) и 48 пункте (работодатель должен заплатить за замену испорченной ТК).

Например, некто Муратов поступает на работу и должен получить свою первую в жизни трудовую книжку. Но при заполнении кадровик ошибается и пишет «Маратов». Нужно ли менять запись фамилии в трудовой книжке? Нет, следует уничтожить бланк и составить об этом акт.

Следует помнить, что руководитель предприятия отвечает за учет и хранение ТК, потому что именно руководитель назначает сотрудников отдела кадров (или лиц, их замещающих) и обязан контролировать их работу.

За нарушение порядка учета и хранения ТК должностные лица могут понести дисциплинарные наказания в зависимости от уровня их ответственности, а также нести иную ответственность в случаях, которые предусмотрены в законодательных актах.

Исправление «старых» ошибок на титульном листе

Но как быть, если ошибка появилась раньше – на старом месте работы – и ее заметили только теперь?

В Правилах подсчета стажа для утверждения пенсий (№555, 24.07.2002, 44 пункт) и Правилах подсчета стажа для определения пособия по болезни и родам (№91, 06.02.2007, 26 пункт) указано, что в случае несовпадения фамилии, написанной в ТК, с данными паспорта или свидетельства о рождении, то принадлежность ТК именно этому лицу устанавливается при предъявлении свидетельства о браке, документа о перемене фамилии, справок из зарубежных госучреждений или в суде.

В этом случае необходимо подавать заявление в суд, чтобы установить факт принадлежности ТК. Заявление подается по месту регистрации, следует оплатить пошлину и попросить суд вынести постановление о том, что данная трудовая книжка, выданная, например Петровскому, на самом деле была выдана Пиотровскому.

На практике сотрудник не всегда обращается в суд для того, чтобы подтвердить, что данная книжка (и стаж) принадлежат именно ему. Довольно часто сотрудники отдела кадров меняют фамилию в трудовой книжке точно так же, как в случае перемены фамилии при вступлении в брак.

Основанием для такой практики служат положения пунктов 26-28 Правил ведения ТК, где указано, что если выявляется неточность или неправильность записи (просто «записи», а не конкретно фамилии), то ее надо исправить там, где она была допущена – то есть на старом месте. На новом месте тоже можно внести исправления, но для этого необходима справка от старого работодателя.

Например, таким документом может считаться справка, выданная о том, что во время первоначальных записей, то есть первичного заполнения ТК, была допущена та или иная ошибка в написании фамилии сотрудника.

Справка должна быть надлежащим образом заверена (подпись ответственного лица и печать организации) и желательно оформлена на официальном бланке предприятия. Работник может самостоятельно обратиться за такой справкой в прежнюю организацию к бывшему работодателю или попросить своего действующего работодателя оказать ему в этом необходимое содействие.

Какие трудности могут возникнуть?

В случае реорганизации старой компании, справку должен выдать ее правопреемник. Если старая организация ликвидирована, то новый работодатель может произвести исправления при предъявлении «соответствующего документа».

Как видно, в указанных пунктах не говорится именно о замене фамилии, а также о том, что паспорт может являться достаточным основанием для такой замены.

В данном случае вопрос о том, как правильно указать в трудовой книжке об изменении фамилии, может повлечь неприятные последствия для работодателя, если личность сотрудника фактически неизвестна для кадровиков, а фамилия изменяется только на основании паспорта.

Для исправления ошибок необходимо запрашивать справки на старых местах работы. Но эти организации могут быть ликвидированы, преобразованы, проданы или вообще находиться за рубежом после распада Советского Союза, а документы в архивах могут быть утеряны.

Поэтому наиболее законным путем будет все-таки обращение в суд и официальное установление принадлежности трудовой книжки именно этому лицу.

Самые распространённые ошибки в записях трудовой книжки и правила их исправления

Ошибки совершают не только дилетанты, но и профессионалы в своей области.

Из-за невнимательности, спешки или по другим причинам даже опытные сотрудники кадровых служб организаций и предприятий, оформляя трудовые книжки, могут неверно написать одно слово, запороть целую запись или промахнуться в нумерации.

От этого не застрахован никто. Бывает, что документы поступают с уже имеющимися ошибками, которые были допущены прежними работодателями.

В малых фирмах подобная ситуация наблюдается ещё чаще, ведь в них в большинстве случаев не создан кадровый отдел, а трудовыми книжками работников занимается другой специалист, например, секретарь руководителя.

Каждому работающему человеку рекомендуется внимательно следить за заполнением своей книжки и при обнаружении неверной записи сразу же проинформировать об этом своего начальника либо кадровика.

Общие правила

Можно ли делать исправления в трудовой книжке?

Если в процессе оформления новой трудовой книжки была допущена неточность, бланк необходимо уничтожить.

Взамен кадровик берёт новый, чистый бланк и заносит туда сведения с самого начала.

Если же новый работодатель обнаружит, что в книжке имеется неправильная запись, но допущена она была не им, а кем-то ранее, обязанность по её исправлению ложится на его плечи.

Однако вносить исправления он имеет право только в случае, если работник принесёт ему подтверждающие истинные сведения документы. На их основании и делается исправление.

Неточности в главных разделах трудовой книжки нельзя зачёркивать и, тем более, замазывать корректорским штрихом. Под неверной записью нужно разместить новую, гласящую о том, что предыдущие сведения недействительны. После этого запись делается снова, но уже без ошибок.

Ей присваивается другой номер (в порядке очерёдности). На титульном листе, в отличие от страниц с разделами, разрешается зачёркивать слова. Правильные пишутся тут же, ставится печать, работодатель заверяет исправление.

Вносимые исправления должны быть записаны шариковой ручкой. Можно воспользоваться также гелевой либо перьевой. Паста в ручке должна обладать водостойкостью и светостойкостью. Разрешены фиолетовый, тёмно-синий, чёрный цвета. Не допускаются никакие сокращения.

А теперь подробнее и с примерами обо всех возможных исправлениях.

Особенности

Как уже было сказано, не исключены ошибки как на титульном листе трудовой книжке, так и на последующих её страницах. Устраняются эти ошибки по-разному.

Сведения на титульнике

Если книжку едва успели открыть и тут же допустили ошибку на самой главной – титульной – странице, её следует порвать и выбросить, принявшись за новую. Но нередки ситуации, когда трудовая книжка уже содержит сведения на последующих страницах, к тому же они заверены, а кадровик должен внести исправления в титульник.

Законодательство и правила ведения таких документов не устанавливают никаких конкретных рекомендаций в этих случаях.

Поэтому было решено действовать по определённой инструкции.

Итак, представим, что необходимо изменить имя, фамилию, отчество или дату рождения работника.

В этом случае исправление осуществляется кадровиком только на основании представленных документов.

Таковыми могут являться паспорт гражданина, свидетельство о смене фамилии/имени/отчества, свидетельство о заключении либо расторжении брака. В трудовой книжке необходимо указать номер и дату нужного документа.

Запись, которая стала недействительной, зачёркивается ручкой – одной сплошной линией. Если ошибка допущена в одной или нескольких цифрах даты рождения, всё равно зачёркивается вся дата. Рядом прописываются верные сведения. А уточнения из документов вписываются на обложку трудовой книжки изнутри. Там же ставится подпись уполномоченного и штамп организации.

Пример 1

Антонова Лидия Константиновна устроилась на работу 18.11.2003. Ей открыли трудовую книжку и записали все персональные данные на титульный лист. Спустя год, 06.12.2004, Лидия Константиновна взяла фамилию супруга, так как вышла замуж.

Теперь она стала Самойловой. В данной ситуации сотруднику отдела кадров действовать нужно так: Слово «Антонова» на титульном листе зачеркнуть. Рядом, в той же строке, прописать: «Самойлова».

На внутренней стороне обложки сверху записать: «Фамилия «Антонова» изменена на фамилию «Самойлова» на основании свидетельства о заключении брака серия АШ № 232005, выданного Курским отделением ЗАГС 06 декабря 2004 г. Инспектор отдела кадров З.М. Метляева. (подпись, печать).

Вопрос относительно неверно написанного имени или отчества (хотя работник не менял их официально). Такое тоже случается, особенно, если два имени звучат практически одинаково, например, Софья и София, Наталья и Наталия.

Называть человека могут по-разному, но ведь в паспорте у него записан единственно верный вариант. То же касается отчества: как часто мы путаем «Геннадьевна» и «Геннадиевна», «Валерьевна» и «Валериевна».

Чтобы в будущем у человека не возникло неприятностей, когда он будет, скажем, оформлять трудовую пенсию, в его трудовой книжке не должно остаться никаких огрехов.

Однако законом не предусмотрены правила исправления подобных нюансов.

Если имя, фамилию или отчество написали с ошибкой при открытии трудовой книжки, то последняя уничтожается, заменяясь новой (об этом составляется нормативный акт).

Если же оплошность была обнаружена уже после того, как книжка заполнилась записями в разделах и человек успел сменить рабочее место, исправлению ошибка не подлежит.

Выход в такой ситуации один – обратиться в судебные органы, чтобы документ признали принадлежащим именно данному работнику, а не кому-то другому.

Отдельные работодатели сходятся во мнении, что неверно написанные данные на титульной странице всё-таки можно исправить, если имеется соответствующий документ за подписью того работодателя, который в своё время допустил описку.

В этом случае неверное слово зачёркивается, а внутри книжки на обложке делается необходимая запись, включая ссылку на документ. Нельзя забывать о подписи уполномоченного и печати. В некоторых случаях дополнительно приписывают «Исправленному Софья на София верить».

Скачать образец внесения исправлений в связи со сменой фамилии на титульнике.

Пример 2

Рассмотрим другую ситуацию. Неточность допущена в написании специальности или профессии работника. Это может быть вовсе не ошибкой: например, Игорев А.З. на момент устройства на работу успел окончить только техникум, а впоследствии, уже трудясь, получил диплом вуза по специальности маркетинг.

Но в книжке в строке «Образование» работодателем было записано «среднее профессиональное», в строке же «Профессия, специальность» внесли запись «Технолог».

Исправить это можно следующим образом: в строке «Образование» рядом с записью «среднее профессиональное» нужно поставить запятую, а дальше приписать «высшее профессиональное». В строке «Профессия, специальность» следует поставить запятую после слова «Технолог» и приписать «Маркетолог».

Образец внесения исправлений в связи с получением образования.

Ошибки в разделах

При выявлении ошибок в разделах трудовой книжки исправлять их нужно несколько иначе, чем на титульнике.

Ничего зачёркивать нельзя, уточнения вносятся не на обложку, а прямо в разделы, просто верную запись нужно сделать ниже.

Предположим, что в штат фирмы приняли нового человека.

Случайно была допущена ошибка при написании названия компании или подразделения. Эта запись была сделана под порядковым номером 3 (он ставится во 1-й графе).

Пример: Чукавин А.С. был принят на должность главного специалиста отдела экономики в компанию «Идея» 06.10.2014. Но кадровик записал информацию неверно, указав другой отдел:

  • графа № 1: порядковый номер 3;
  • графа № 2: дата принятия на должность – 06.10.2014;
  • графа № 3: наименование компании и должность нового сотрудника:
    Торговая компания «Идея»

    Принят на должность главного специалиста отдела торговли;

  • графа № 4: данные о документе, на основании которого была сделана запись:
    Приказ от 06.10.2014 № 47-к.

Исправление нужно внести следующим образом:

  • графа № 1: порядковый номер 4;
  • графа № 2: дата, на которую делается исправление – 07.10.2014;
  • графа № 3: данные о недействительности предыдущей записи:
    Запись № 3 недействительна,

    принят на должность главного специалиста отдела экономики;

  • графа № 4: сюда можно внести данные о документе, на основании которого была сделана неверная запись:
    Приказ от 06.10.2014 № 47-к.

Если неточность обнаружили не сразу, а когда работник уже уволился и поступил на другое место работы в другой фирме, тогда в трудовой книжке ставится следующий после крайней записи порядковый номер, прописывается, что такая-то запись недействительна, вносятся истинные сведения.

Дату нужно проставить не ту, когда допустили ошибку, а ту, по состоянию на которую были внесены исправления. Графа № 4 заполняется сведениями о документе, на основании которого внесли исправление.

Если компания, сотрудник которой в своё время ошибся в записи, через несколько лет реорганизовалась, исправить неточность должен сотрудник фирмы, которой отошли права на прежнюю компанию.

Если же компания была ликвидирована и уже не существует, тогда новый работодатель берёт на себя обязанность по внесению исправлений, ориентируясь при этом на дубликаты документов, свидетельствующих о приёме человека/переводе.

Если работник был восстановлен на работе после выявления незаконного увольнения, предыдущая запись (об увольнении) признаётся недействительной, затем прописывается фраза: «восстановлен на прежней работе».

Если работника уволили, но ошиблись в указании причины увольнения, тогда прежняя запись признаётся недействительной, после чего прописываются истинные сведения: «уволен по…».

Пример

Макеев О.Д. был уволен с места работы. Работодатель внёс такую запись: «Уволен за прогул, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации. Приказ от 10.09.2011 № 133-к.

Гражданин Макеев обратился в судебные органы, подав иск на работодателя о внесении последним неверных сведений в книжку. Суд удовлетворил требование истца. Работодатель вынужден был исправить запись.

Исправление осуществляется так: «Запись № 2 недействительна, уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» Приказ от 01.02.2014 № 387-к.

Образец внесения исправлений в разделе «Сведения о работе».

Огрехи в записях награждений

Третий раздел в трудовой книжке называется «Сведения о награждениях». Не у всех этот раздел содержит записи. Но у некоторых не только заполнен полностью, а ещё и с ошибками.

Ошибки в награждениях нельзя зачёркивать, заштриховывать. Неверные записи помечаются как недействительные, а ниже вносится правильная запись.

Впрочем, всё так же, как и в разделе «Сведения о работе». Дату в графе № 2, внося фразу «Запись № 5 от 14.03.2001 недействительна», ставят не ту, на которую была сделана описка, а ту, на которую вносится исправление.

Образец признания записи о награждениях недействительной.

Как исправить неточности, допущенные во вкладыше?

Когда какой-либо из разделов трудовой книжки заканчивается, то есть в нём уже не остаётся свободных строк для внесения записей, следует открыть специальный вкладыш, подшив его в книжку.

Если в самом начале его заполнения кадровик ошибается в слове или фразе, вкладыш тут уничтожается при составлении акта.

Но на титульнике трудовой книжки уже успели проставить его серию и номер. Заполнению подлежит новый бланк вкладыша, и теперь его номер тоже следует внести на титул.

Неправильно внесённая во вкладыш запись о работе исправляется точно так же, как если бы она была в самой трудовой книжке.

То есть для новой записи ставится очередной порядковый номер, текущая дата, пишется, что такая-то запись недействительна, затем вносится верная информация и подтверждается приказом – тем же, который был указан в неверной записи.

Если сбилась нумерация

Случается, что ошибка в трудовой книжке допущена не в сведениях о работе и не на титульном листе, и даже не в наименовании награды, которую получил работник, а всего-навсего в нумерации.

Однако это не означает, что такой огрех не имеет большого значения. Он тоже является ошибкой и исправлять его зачёркиванием нельзя.

Например, у двух идущих подряд записей был проставлен один и тот же номер в первой графе: «№ 16. Принят на должность ведущего специалиста отдела кадров», далее «№ 16. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».

Чтобы исправить цифру 16, записанную по случайности дважды, следует всю последнюю запись признать недействительной. В данном случае ставится правильный порядковый номер – 17, после чего уточнить: «Запись за номером 16 недействительна. Переведён на должность главного специалиста отдела кадров».

Итоги

На примерах были разобраны наиболее типичные ошибки, которые чаще всего допускаются сотрудниками отдела кадров или работодателями. Неточности могут быть и иными, но исправляются они по той же схеме.

В идеале ошибок не должно быть вовсе. Их наличие является неприятным для владельца трудовой книжки фактом и портит документ. Во-вторых, нередко огрехи так и остаются незамеченными и неисправленными, а порой недобросовестные кадровики видят, что ошиблись, но не придают этому особого значения.

Впоследствии работник может столкнуться с различными проблемами, например, его трудовой стаж признают недействительным при расчёте пенсии или даже не примут в новый штат, сославшись на то, что имя в трудовой книжке не совпадает с именем в паспорте.

Ответственный бизнесмен никогда не позволит себе халатно относиться к заполнению личных документов сотрудников своей компании.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *