Инкассация денежных средств проводки

Инкассация наличных денег: как отразить в учете

Сдать наличную выручку в банк можно двумя способами: самостоятельно в кассу банка или через инкассаторскую службу кредитной организации. Организация заключает договор на инкассацию денежных средств, для того чтобы инкассатор забирал наличные и переводил их на расчетный счет организации. Как отразить в учете инкассацию наличных денег?

Инкассация наличных

Положение Банка России от 29.01.2018 N 630-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»

Кассир к приезду инкассаторов подготавливает наличные деньги и документы:

  • препроводительную ведомость,
  • накладную к сумке,
  • квитанцию к сумке.

Инкассатор обязан предъявить кассиру удостоверение личности и доверенность на инкассацию наличных денег. Он отдает кассиру явочную карточку и порожнюю сумку.

Кассир передает инкассатору образец пломбы, сумку с наличными деньгами, накладную и квитанцию к сумке. Инкассатор проверяет целость сумки и пломбы, соответствие пломбы имеющемуся образцу, правильность заполнения накладной к сумке и квитанции к сумке.

Кассир организации заполняет явочную карточку. При ошибке в карточке, неправильная запись зачеркивается и заверяется подписью. Инкассатору запрещено делать записи в явочной карточке.

Инкассатор проверяет соответствие сумм наличных, проставленных в явочной карточке, накладной к сумке и квитанции к сумке, а также номера сумки, указанного в этих документах.

При приеме сумки с деньгами инкассаторский работник подписывает квитанцию, проставляет оттиск штампа, дату приема и возвращает квитанцию кассиру. Явочную карточку,накладную и сумку с деньгами и препроводительной ведомостью инкассатор забирает с собой.

Если инкассатор обнаружил нарушение целости сумки или пломбы или ведомость была составлена неверно, то все недочеты должны быть исправлены при нем, либо инкассатор уезжает и приезжает уже повторно, в удобное ему время. В явочной карточке, в разделе «Повторные заезды» кассир организации должен сделать соответствующую запись.

Если инкассатор приехал за наличными, а кассир отказывается ему выдать наличные, в явочной карточке он обязан написать об отказе и его причине и заверить запись своей подписью.

Оформление в бухгалтерском учете

У кассира после сдачи наличных в инкассацию остается квитанция к сумке, на основании нее составляется РКО. Банк России в Письме ЦБ РФ от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065 разъяснил, как заполнить РКО на инкассируемую сумму наличных:

  • В строке «Выдать» — указывается ФИО кассира, сформировавшего и передавшего инкассатору сумку с наличными.
  • В строке «Приложение» указываются реквизиты первичного документа (дата и номер) — квитанции к сумке.

Инкассатор не подписывает РКО, его данные не указываются в ордере. Также кассир делает запись в кассовой книге на основании выписанного расходника.

В бухгалтерском учете делают проводку:

Дебет 57 «Переводы в пути» Кредит 50 — денежные средства переданы инкассатору для зачисления на расчетный счет (на основании квитанции к сумке).

Дебет 51 Кредит 57 — деньги поступили на расчетный счет (на основании выписки).

Инкассаторские услуги относятся к прочим расходам в бухгалтерском учете.

Дебет 91.2 Кредит 60 — отражены инкассаторские услуги.

Дебет 19 Кредит 60 — отражен НДС по инкассаторским услугам.

Налоговый учет

Услуги по инкассации относятся в налоговом учете к внереализационным расходам при ОСНО.

При УСН (доходы — расходы) инкассация относится к расходам, связанных с оплатой услуг банка и уменьшающих налогооблагаемую базу.

Сдана инкассатору выручка проводка

ЗАДАТЬ ВОПРОС

Вопросы организации, документального оформления и учета операций по инкассации выручки предприятия. Особые случаи. Порядок документального оформления и учета инкассации выручки структурных подразделений предприятия магазинов, киосков, отделений и т. Инкассация средств — сбор и доставка инкассаторами в соответствии с заключенными с клиентами договорами валютных ценностей клиентов в кассу банковского учреждения и в обратном направлении. Организовать инкассацию наличной выручки можно несколькими способами:.

Данную операцию обычно выполняет кассир или специалист службы инкассаторов. Передачу денежных средств оформляют предпроводительной ведомостью к сумке

Поступила выручка на расчетный счет — проводка

Для чего он нужен? Все дело во временных промежутках. Если у вас в организации небольшая торговая выручка и сумма наличных не превышает лимит за день. Если организация использует полученные денежные средства для расчетов с работниками по зарплате, для расчетов с поставщиками, для выдачи командировочных расходов и прочие.

В этом случае выручка сразу перечисляется на хозяйственные нужды путем составления проводок:. Д-т 76 К-т 50 — из кассы выдана дебиторская задолженность или произведены расчеты с прочими организациями.

Во избежание превышения лимита организация сдает выручку в банк, либо инкассаторам для зачисления на расчетный счет. Какими проводками это отразить? Такое возможно, но это не совсем правильно, поскольку деньги из кассы уже изъяты, а на расчетный счет еще не поступили. Но, если выручка в банк сдается вечером, она будет зачислена на расчетный счет лишь на следующий день.

Эта ситуация происходит не только, когда выручку сдает, например, сам бухгалтер или директор компании, но и инкассаторы. Часто крупные супермаркеты по согласованию с банками ставят терминалы, с помощью которых покупатель рассчитывается за свои покупки кредитными картами.

Такие расчеты выгодны всем. Для покупателя: он рассчитывается удобным способом без наличных в кармане. Для торговой организации: сумма покупок может быть не ограничена, к тому же повышает престиж магазина. Для банка: за совершение операций он берет свой процент. Но операция по терминалу может совершиться вечером, а деньги на расчетный счет могут поступить лишь через несколько дней. Первичным документом для подтверждения операций по этому счету могут быть квитанции кредитных учреждений, банков, сберкасс, копии сопроводительных ведомостей для инкассаторов и прочие документы.

К ним можно отнести:. По дебету счета 57 учитываются операции, на основании которых компания делает перевод средств, по кредиту — зачисление этих средств на расчетный или валютный счет.

Если компания, например, работает только с инкассаторами, то нет смысла открывать аналитику по счету Так можно отследить движение денежных средств в каждом подразделении. Каждый день магазины сдают выручку инкассаторам. Бухгалтерские проводки:. Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Скорее в отпуск! Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку «Получить книгу». Спасибо за подробные объяснения по поводу счета 57, для чего он нужен и для каких операций применяется. Нет примера,может ли ИП перевести деньги с расчетного счета ИП на свою личную банковскую карту, используя счет Какой смысл в этой операции?

Данный счет используется, если вы передали деньги человеку, который их потом передаст в банк при сдаче выручки наличными. У организации есть обособленное подразделение. Добрый день. В учетной политике отражается все. На практике счет 57 используется чаще всего, если вы деньги кладете на расчетный счет на следующий день. Но по правилам вы обязаны при выдаче денег из кассы зачесть их на счет 57, по аналогии с подотчетными лицами , а при поступлении на расчетный счет — со счета 57 их списать.

Либо вы данный счет совсем не используете. Имя обязательно. Mail не будет опубликовано обязательно. Поставьте галочку, если хотите получать на почту уведомления о новых комментариях в этой теме.

Как рассчитать декретные и детские пособия в году. Устали работать? Пора зарабатывать! Главная Услуги Обо мне. Типовые проводки. Ноябрь 20th, admin. Бесплатная книга Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть. Учет текущей аренды. Резерв на оплату отпусков года. Проводки по счету Налогообложение интернет-магазина. Бухгалтерский учет.

Хостинг для WordPress сайтов. Возвращены излишне полученные денежные средства от покупателей, еще не зачисленные на текущий счет организации.

Отражение курсовых разниц по проданной валюте при понижении курса ЦБ РФ. С расчетного счета выданы денежные средства для зачисления в кассу организации. Перечислены денежные средства со специального счета в банке для приобретения продажи валюты. Поступили денежные средства от покупателей, но еще не зачислены на счета организации в банке. Поступили денежные средства от сторонних организаций, но еще не зачислены на расчетный счет. Отражение курсовых разниц по проданной валюте при повышении курса ЦБ РФ.

Инкассируем наличную выручку

Просмотр полной версии : Бух. Подскажите, могу я при инкассации выручки забирают в 8 утра, на счет попадает в 12 дня поставить проводку Д51К50 или надо через 57сч.? ЖЗЛ ,у вас же в один день списаны средства из кассы и попали на расчетный счет,поэтому,думаю,что не надо через 57 счет. Надо через 57 счет, а вдруг инкассаторов ограбят? И вообще деньги не на расчетный счет сданы. Только вот ,если просто выручка за день,не через инкассатора ,а через главбуха кассира,или кто там сдает деньги в банк , сдается в банк в тот же день,делается указанная проводка через 51 счет.

ТИПОВЫЕ СИТУАЦИИ

Вопросы синтетического и аналитического учета кассовых операций мы рассматривали в отдельном материале. Расскажем об этом в нашей консультации. Хранение наличных денежных средств в кассе организации сверх установленного лимита не допускается, кроме дней выплаты зарплаты абз. Поэтому излишне накопленную наличность, в т.

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться.

Как отражается в бухгалтерском учете поступление на расчетный счет выручки от реализации.

Если торговая организация имеет небольшую выручку от торговых операций и наличные денежные средства в кассе не превышают установленного для данной организации лимита, а также если организация имеет право использовать выручку в наличной форме для расчетов с поставщиками, выдачи заработной платы и прочих платежей, связанных с ее деятельностью, а также если торговля осуществляется только по безналичному расчету предприятие занимается только оптовой торговлей , т. Однако распространенной ситуацией является сдача наличных в банк из кассы предприятия для пополнения средств на расчетном счете, для избежания превышения лимита наличных денежных средств в кассе, а также инкассирование выручки. Какие проводки будут применимы в этих случаях?

Сдана в банк выручка проводка

В соответствии с положением Банка России от Организация, в состав которой входят обособленные подразделения, не имеющие расчетного счета, самостоятельно определяет лимит остатка наличных в этих подразделениях. По каждому из них организация ведет свой раздел кассовой книги.

Для чего он нужен? Все дело во временных промежутках.

Бух проводка по инкассации

Интервью с Михаилом Мамутой. Кассовая книга: бланк. Коллекторские агентства. Недостача в кассе — проводки. Какие записи в учете предприятия нужно сделать при сдаче наличной выручки в банк? Ответ зависит от того, кто перевозит средства — собственный сотрудник или инкассатор.

Сдача выручки в банк – проводки

Также мы имеем серьезный опыт в обжаловании судебных решений и заключении мировых сделок. Во время консультации, вам будет предоставлены все необходимые печатные материалы, например, выдержки из закона, которые останутся у вас, и помогут в дальнейшем быть более подкованным в правовых вопросах. Огромное значение имеет то, что все наши юристы и адвокаты обладают незаурядными умственными возможностями и гарантируют индивидуальный подход к решению ваших вопросов.

Их профессиональные связи и опыт помогут решить ваш вопрос максимально быстро и эффективно.

empire-joy.ru › situations.

Сдача денег инкассатору: бухгалтерская запись

Кроме того, человек может быть необоснованно задержан сотрудниками полиции. Во всех перечисленных ситуациях юрист в режиме онлайн бесплатно подскажет, какие шаги следует предпринять в первую очередь. Помимо этого бесплатной консультацией юриста смогут воспользоваться и предприятия, а также предприниматели.

Она придется кстати тогда, когда на фирму неожиданно нагрянут с визитом правоохранительные и другие органы.

Так же наши адвокаты готовы выехать в любой регион России и представлять Ваши интересы в суде. Как осуществляется работа с клиентами в регионах. Исковое заявление специалисты нашей коллегии готовят в среднем в течение 5 дней. Данный срок зависит от категории спора, исковых требований, доказательственной базы.

Чем отличаются эти два понятия. Каким образом работодатель должен распределять и планировать в локальных нормативных актах, трудовых договорах, расписаниях, графиках работы рабочее.

Воспользоваться услугой можно в любое время и в любом месте. Name for region in locationSelectorInfo. Name for city in selectedRegion. Преимущества дистанционной юридической помощи: сервис работает круглосуточно, без выходных и праздничных дней.

Бесплатная консультация юриста онлайн сегодня может пригодиться каждому человеку. В современном мире очень важно уметь отстаивать свои права и защищать себя в законной плоскости. Обращайтесь к нам и в режиме онлайн мы решим любые проблемы вне зависимости от уровня сложности, предоставляем высококачественные консультации в любое время, удобное для клиентов, и работаем с людьми из самых разных городов. Просто задаете необходимый вопрос и получаете расширенный ответ.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Профессия инкассатор

Инкассация денежных средств — порядок и организация процесса, цели и задачи, инструкция и правила

Перевозка крупных сумм наличных денег, например, выручки из магазинов в банк, – это инкассация денежных средств. Многие видели инкассаторов за работой, выносящих специальные сумки с наличностью из торговых залов или загружающих банкоматы новыми кассетами с банкнотами для выдачи. Это вооруженные люди, прошедшие специальную подготовку и перевозящие ценности на специальном бронеавтомобиле – при необходимости они смогут дать преступникам достойный отпор. Главной причиной обращения к услугам инкассаторов является забота о сохранности денежных средств.

Что такое инкассация

Значение понятия «инкассация денежных средств» включает в себя комплекс мер по перевозу денежной массы бригадой инкассаторов между отдельными предприятиями, их структурными подразделениями и кредитными организациями. Этимологически происхождение термина связано с итальянским словом «incassare», дословно означающее «класть в ящик». Это очень точно описывает работу инкассаторов, только вместо ящиков они применяют специальные сумки. Действия инкассаторов регулируются законодательством РФ – Указанием Банка России №3210, где подробно излагается порядок работы.

Цели и задачи

Инкассация денежных средств, материальных ценностей и документов гарантирует безопасность при их перемещении, защищая от похищения и других незаконных форм завладения. Инкассационные услуги позволяют:

  • перевозить выручку из магазина (торгового предприятия) в кредитную организацию;
  • доставить деньги из банковской структуры в кассу предприятия для выдачи заработной платы работникам;
  • транспортировать денежную массу между филиалами финучреждения;
  • пополнять купюрами банкоматы (с получением чека о состоянии счетчиков) и забирать выручку в терминалах приема наличных;
  • организовывать перевозку документации и ценных вещей.

Кто оказывает услуги инкассации

В соответствии с действующим законодательством, инкассация наличных денежных средств для зачисления на банковский счет, может осуществляться:

  1. напрямую в кассы банка;
  2. посредством инкассаторской службы, которым поручается транспортировка денежной массы;
  3. через специальную инкассаторскую службу «Росинкас», действующую по лицензии Банка России;
  4. при помощи федеральной почтовой связи;
  5. напрямую в автоматические сейфы.

Обслуживающий банк на основании оформления договора

У многих банковских организаций сегодня есть собственная служба инкассации. Перевозка денег и других ценностей производится в спецсумках, на которые проставляется контрольная пломба. Двухсторонний договор, между банком и обслуживающей организацией, подразумевает безопасную инкассацию денежных средств до кредитной организации и полную материальную ответственность за сохранность наличных. Когда заключается договор, то определяется время и периодичность визита инкассаторов, в соответствии с графиком работы организации.

Приехав на объект в установленное время, инкассаторы проверяют сохранность пломб на передаваемой им спецсумке, сверяя с образцом. Если целостность сумки и соответствие пломбы образцу не вызывают сомнений, то инкассатор забирает спецсумку и обеспечивает ее безопасную перевозку в банк. Если есть замечания относительно упаковки наличности (например, спецсумка повреждена), то кассир еще раз пересчитывает деньги в присутствии сотрудника инкассирующей организации.

Центробанк путем составления трехстороннего договора между ЦБ, обслуживающим банком и фирмой

Банк России, имевший в своем составе Управление специальных перевозок, с 1 июня 2016 года упразднил эту структуру и передал ее имущество Российскому управлению инкассации (Росинкас). Если у финучреждения, которое обслуживает организацию (например, магазин), нет собственной службы инкассации, то вариантом будет обращение к услугам Росинкаса, с составлением трехстороннего договора и определением ответственных лиц с каждой стороны (документ является юридической гарантией для клиента).

Частные охранные предприятия

В некоторых ситуациях (например, подходящих расценках за услугу) инкассацией денежных средств организации или перевозкой ценных объектов, могут заниматься частные охранные предприятия (ЧОПы). При этом наличие лицензии не является обязательным – охранные предприятия по закону имеют право на сопровождение денежной наличности. При этом перед началом работы, с ЧОПом заключается договор о полной материальной ответственности на случай ограбления или пропажи перевозимой наличности. Эта процедура такая же, как и при работе с банковскими инкассаторами:

  • Клиент (предприятие торговли и др.), который нуждается в перевозке наличности, заключает трехсторонний договор с финучреждением и охранным предприятием.
  • В определенное время, по утвержденному графику заезда, сотрудник ЧОП забирает у кассира торгового предприятия подготовленную сумку с деньгами и документы, обеспечивая безопасную доставку до кредитного учреждения.
  • Банк в установленной форме принимает деньги, пересчитывает их и зачисляет на счет клиента.

Инкассаторская служба

Какой бы вариант инкассаторских услуг не выбрал клиент, он должен знать, что сегодня это очень широкая область деятельности. Сюда входят такие направления, как:

  • транспортировка денег до банковского отделения;
  • перевозка наличных средств на предприятие;
  • доставка мелких банкнот и/или разменной монеты взамен крупных купюр;
  • сопровождение материальных ценностей и документов между структурными подразделениями клиентской организации.

Правила инкассации денежных средств

Для того чтобы наличность была доставлена до банка без инцидентов, необходимо строгое соблюдение правил всеми участниками этого процесса – кассиром, передающим деньги и инкассационным работником, перевозящим ценности до кредитной организации. Наряду с законодательными нормами, эти правила перевозки в конкретном случае могут регламентироваться подписанным договором, который определяет периодичность приезда за наличностью, количество инкассационных сумок и др.

Передача наличных сверх лимита кассы в банк

Банком России разработано специальное положение №373-П от 12.10.2011, согласно которому, вся наличность, имеющаяся у организации сверх установленного лимита должна сдаваться в банк. Самым безопасным способом для этого является обращение к услугам инкассаторов. Накопление сумм, превышающих установленный лимит, возможно только при выдаче заработной платы (и других выплат), а также – в выходные и праздничные дни. Нарушение правил кассовых операций, влечет за собой штраф по статье 15.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ:

  • для должностных лиц – 4000-5000 рублей;
  • для организаций – 40000-50000 рублей.

Предоставление банку оттиска пломбы

Инкассация денежных средств от клиента до кредитной организации, подразумевает предоставление банковским работникам отпечатков пломбы, которая будет ставиться на перевозимые спецсумки. Такая пломба должна содержать номер клиента, его фирменный знак или сокращенное название компании. Оттиски пломбы заверяются директором (или уполномоченным лицом) – один экземпляр передается банковской организации, а другой остается у компании и предъявляется инкассаторам при передаче сумок.

Подготовка к сдаче в установленное время денежных средств

Перед тем, как будет произведена инкассация денежных средств, кассиру организации необходимо произвести подготовительные действия. Сюда входит:

  • пересчет сумм, подготовленных к перевозке, упаковка наличности согласно правилам Банка России, размещение денежных средств внутри инкассаторской спецсумки (количество сумок зависит от объема инкассируемых средств, при большом объеме их может быть несколько);
  • составление документации к каждой сумке (экземпляры препроводительных ведомостей, накладные и квитанции – на каждую из них ставится подпись и печать);
  • вложить внутрь спецсумки необходимые документы, затем опломбировать ее установленным образом, расположив пломбу как можно ближе к узлу и оставив свободные концы не длиннее 2 см.

Проведение инкассации денежной наличности

Сохранность наличности при перевозке инкассаторами, во многом зависит от того, насколько правильно выполняются все промежуточные этапы этого процесса. Таблица показывает, в каком порядке проводится инкассация денежных средств:

Подготовка наличности к отправке

Подготавливаются необходимых документов, пересчитываются деньги

(для этого лучше использовать специальные машинки, для автоматического подсчета купюр). Наличность размещается по сумкам и на них ставятся пломбы.

Сдача денежных средств инкассаторам

Кассир сдает выручку инкассаторам в специально отведенном помещении (при этой операции могут присутствовать директор, главный бухгалтер, контролер и ревизор).

Транспортировка наличности в банк и приемосдача

Инкассаторы перевозят полученные сумки в банк по заранее разработанному маршруту движения и передают их в установленном порядке.

Подготовка явочных карточек в банке

Для каждого инкассируемого клиента, банком ежемесячно составляется явочная карточка 0402303 по форме, установленной Банком России. На такой карточке указывается:

  • номера сумок, закрепленных за клиентом;
  • название и адрес организации;
  • график работы;
  • время заезда.

Получение службой инкассации сумок и необходимых документов

Количество сумок, отводящихся на организацию, определяется объемом перевозимой выручки. Минимальное количество равно двум – приехав к клиенту, инкассатор оставляет ему пустую сумку 0402300 и забирает подготовленную с наличностью. Кроме сумки, перед выездом инкассационный работник получает:

  • доверенность по установленной форме;
  • штамп;
  • ключи;
  • явочную карточку 0402303.

Обязанности кассира при сдаче наличных

Вместе с наличностью, к приезду инкассатора кассир готовит необходимые документы. Это такая документация, как:

  • препроводительная ведомость 0402300 в количестве трех экземпляров (один вкладывается внутрь сумки, второй передается инкассатору, третий остается у клиента);
  • реестр проведенных операций (вкладывается в сумку) – отраженная в нем сумма должна совпадать с указанной в ведомости;
  • накладная к сумке 0402300;
  • квитанция к сумке 0402300.

Дождавшись приезда инкассатора, кассир передает ему спецсумку по установленному порядку. При этом, он:

  • проверяет документы у инкассационного работника (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки), сличает подписи и печати;
  • заполняет явочную карточку;
  • предъявляет образец пломбы;
  • передает сумку с наличностью и необходимые документы.

Порядок действий инкассатора

При приеме сумок от клиента, инкассатору предписано строгое соблюдение последовательности действий. Для этого инкассационный работник:

  • предъявляет кассиру необходимые документы (удостоверения личности, доверенности, явочной карточки) и дает пустую сумку для следующего приезда;
  • проверяет пломбы на подготовленной сумке с наличностью на отсутствие повреждений;
  • сверяет соответствие сумм во всех документах;
  • расписывается на квитанции, с постановкой даты и печати.

Ошибки при заполнении явочной карточки

При инкассации денежных средств, явочная карточка 0402303 должна заполняться кассиром, инкассатор не имеет права ничего туда вписывать. Если по ошибке в явочной карточке сделана неправильная запись, кассир должен зачеркнуть ее, сделав подпись на полях и указав верную сумму – только в этом случае документ будет считаться правильно составленным и может быть принят банковской организацией.

Нарушение процедуры

Так как инкассаторы несут полную материальную ответственность за перевозимую наличность, они напрямую заинтересованы в отсутствии нарушений или скором их выявлении. К числу самых распространенных нарушений относятся:

  • физические повреждения пломб или сумки;
  • ошибки в сопроводительной ведомости.

Дефекты пломбы или сумок

Принимая сумку, которую передает кассир, инкассационный работник проверяет ее на наличие повреждений, контролируя целостность пломбы. Обнаружение повреждений, подразумевает повторный пересчет денег кассиром на предмет недостачи. При этом случае, обязательно должен составляться акт пересчета, где указывается характер повреждений сумки/пломбы и окончательная сумма.

Неверное составление сопроводительной ведомости кассиром

Неверное составление ведомости 0402300 (например, неточность в указании перевозимой суммы) подразумевает исправление этой неточности. Это обязательно должен сделать кассир (другое ответственное лицо клиента, имеющее соответственные полномочия), закрепив поправку своей подписью. Самому инкассатору делать подобные исправления не разрешается.

Оприходование денежных средств в банке

После доставки денег в банк, инкассационный работник сдает сумку ответственному лицу. Принимая наличность, банковский сотрудник проверяет сумку и пломбу на наличие повреждений, сверяет препроводительные документы – явочную карточку и кассовый ордер. При отсутствии замечаний, наличность считается принятой – инкассатор перестает нести за них материальную ответственность.

Как отражается инкассация денежной наличности на счетах бухгалтерского учета

Применительно к инкассации наличности, бухгалтерский учет использует специальное обозначение проводок и документацию (например, расходный кассовый ордер). Таблица показывает, как это применяется в отношении базовых операций по доставке денег в кредитную организацию:

Операция

Проводки

Суммы, рублей

Документ

Передача инкассатору наличности кассиром организации

Кт 50, Дт 57

2 000 000

Расходный кассовый ордер, квитанция 0402300

Зачисление суммы на расчетный счет

Кт 57, Дт 51

2 000 000

Банковская выписка по счету

Комиссия банка за прием и пересчет наличности (0,2%)

Кт 51, Дт 91

4 000

Банковская выписка по счету

Сколько стоит инкассация денег

Хотя стоимость инкассации денег у разных банков будет разная, есть несколько общих для всех факторов, влияющих на ценообразование. Существенное влияние на цену оказывают:

  • сумма перевозимой наличности;
  • протяженность следования;
  • частота заездов к клиенту;
  • время суток.

При таком количестве переменных факторов, стоимость услуги для большинства случаев определяется индивидуально. Свою роль играет и специфика деятельности – так, ЧОПам удобнее выполнять разовые крупные заказы, а банковским инкассаторам важнее периодичность заездов, учитывая плотный график их деятельности. Таблица приводит стоимость инкассации в Москве по нескольким банкам и ЧОПам:

Название

Цена с зависимости от суммы перевезенных денег, %

Фиксированная цена в месяц, рублей

Цена в зависимости от количества посещений, рублей за заезд

Плюс-банк

до 0,4

4 500

от 350

Московский кредитный банк

до 0,4

Сбербанк

до 0,25

5 200

от 500

ЧОП Золотая подкова

от 4 000

ЧОП Центр-Альфа

до 0,5

10 000

ЧОП Легион

до 0,5

от 800

Инкассаторские услуги в автономном учреждении

Л. Ларцева
Журнал «Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение» № 9/2015

Избежать рисков при работе с наличными средствами помогает использование инкассаторских услуг, предоставляемых банками. За счет применения бронированных автомобилей, различных средств связи, систем слежения и иных охранных систем, а также привлечения специально обученного персонала банковская инкассация обеспечивает высокую степень безопасности перевозок и сохранности денежной наличности.

При доставке денежных средств собственными силами учреждения подвергают неоправданному риску своих сотрудников, допускают серьезную опасность утраты денежных средств в момент доставки, а также несут дополнительные расходы, используя служебный автомобиль и время сотрудника, сопровождающего деньги. Избежать рисков помогает использование инкассаторских услуг, предоставляемых банками. За счет применения бронированных автомобилей, различных средств связи, систем слежения и иных охранных систем, а также привлечения специально обученного персонала банковская инкассация обеспечивает высокую степень безопасности перевозок и сохранности денежной наличности. О порядке использования инкассаторских услуг автономными учреждениями и их отражения в бухгалтерском учете расскажем в данной статье.

В соответствии с Положением ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее – Положение № 318-П) под инкассацией наличных денег понимаются сбор, доставка наличных денег учреждений в кредитную организацию (далее – банк) для зачисления их сумм на банковские счета. Инкассация наличных денег выполняется инкассаторскими работниками, работу которых организует должностное лицо банка (п. 1.5 Положения № 318-П).

Правомерность использования инкассаторских услуг автономными учреждениями

Автономные учреждения, у которых открыты банковские счета, вправе на общих основаниях воспользоваться услугами инкассации для сдачи наличных денег на такие счета.

Однако с учетом того, что большинство автономных учреждений для осуществления операций с наличными денежными средствами открывают лицевые счета в территориальных органах Федерального казначейства (ОФК), могут ли они воспользоваться инкассаторскими услугами для доставки денег, зачисляемых на лицевые счета?

Аналогичный вопрос рассматривался специалистами Минфина в Письме от 16.12.2013 № 02-03-007/55345 в отношении бюджетных учреждений.

Ссылаясь на Правила обеспечения наличными деньгами организаций, лицевые счета которых открыты в ОФК, финансисты разъясняют, что наличные денежные средства, поступающие в кассу учреждения, подлежат внесению на счет, открытый ОФК в подразделении ЦБ РФ или кредитной организации на балансовом счете 40116 «Средства для выплаты наличных денег и осуществления расчетов по отдельным операциям», для последующего перечисления на счет, открытый ОФК в подразделении ЦБ РФ на балансовом счете 40601 «Счета организаций, находящихся в государственной (кроме федеральной) собственности. Финансовые организации».

С учетом изложенного, по мнению Минфина, учреждение, лицевые счета которому открыты в ОФК, вправе заключить договор на осуществление инкассаторских услуг, при условии, что инкассируемые суммы наличных денег учреждения в соответствии с условиями указанного договора будут внесены инкассаторскими работниками на балансовый счет 40116, без зачисления названных сумм на счета кредитных организаций, оказывающих инкассаторские услуги.

Поскольку цели использования лицевых счетов, открытых автономными и бюджетными учреждениями в ОФК, совпадают, приведенный выше вывод специалистов Минфина в полной мере справедлив и в отношении автономных учреждений.

Правила и документальное оформление инкассации наличных денег

Инкассация наличных денег производится согласно Положению № 318-П.

Инкассация наличных денег осуществляется инкассаторскими работниками, численность которых определяется руководителем инкассации в зависимости от объема работы и сложности выполнения указанных операций.

Для инкассации наличных денег кредитные организации применяют технически исправный автотранспорт, оборудованный в соответствии с требованиями законодательства РФ к транспортным средствам, предназначенным для перевозки денежных средств и ценных грузов, а также средствами радиосвязи, переговорными устройствами и другими средствами, необходимыми для обеспечения безопасности инкассаторских работников, водителей автотранспорта и обеспечения сохранности перевозимых ценностей. Кроме того, инкассаторские работники в целях самообороны и для обеспечения сохранности наличных денег снабжаются служебным оружием на основании Федерального закона от 13.12.1996 № 150-ФЗ «Об оружии» (п. 7.2 Положения № 318-П).

Для инкассации наличных денег на каждое учреждение в банке оформляются явочные карточки (ф. 0402303). Кроме того, исходя из объема инкассируемых наличных денег, банк определяет количество порожних сумок, выдаваемых учреждению, с присвоением каждой сумке индивидуального номера (п. 9.1, 9.2 Положения № 318-П).

Время и периодичность заездов устанавливаются руководителем инкассации по согласованию с учреждением.

Согласно п. 9.6 Положения № 318-П перед получением в учреждении сумки с наличными деньгами инкассаторский работник предъявляет кассовому работнику учреждения:

  • документы, удостоверяющие личность, и доверенности на инкассацию наличных денег, оформленные в соответствии с законодательством РФ;
  • явочную карточку;
  • порожнюю сумку.

Кассовый работник учреждения, в свою очередь, предъявляет инкассаторскому работнику образец пломбы, передает сумку с наличными деньгами, заполняет явочную карточку, а также оформляет препроводительную ведомость к сумкам (ф. 0402300), представляющую собой комплект документов, состоящий из ведомости, квитанции (п. 9.6 Положения № 318-П). Указанная ведомость к сумке является приходным кассовым документом, на основании которого банк осуществляет прием наличных денег от учреждения (п. 2.4 Положения № 318-П)

После проверки в присутствии кассового работника целости сумки и пломбы, правильности заполнения накладной и квитанции к сумке инкассаторы подписывают квитанцию, проставляют оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращают ее кассовому работнику учреждения (п. 9.7 Положения № 318-П).

Таким образом, в случае сдачи сумки с наличными деньгами инкассаторскими работниками ведомость к сумке вкладывается учреждением в сумку с наличными деньгами, квитанция к сумке остается в учреждении, а накладная к сумке и явочная карточка представляются в банк вместе с сумкой с наличными деньгами (п. 4.2 Положения № 318-П).

Принятые инкассаторским работником в учреждении сумки с наличными деньгами, накладные к сумкам и явочные карточки на все время работы на маршруте инкассации наличных денег размещаются в автотранспорте инкассаторов. По окончании маршрута инкассации наличных денег инкассаторские работники сдают сумки с наличными деньгами в банк (п. 9.10, 9.11 Положения № 318-П).

Образец договора на оказание инкассаторских услуг

Образец договора

инкассации денежной наличности

г. Москва «19» января 2015 г.

Акционерный коммерческий банк «Русское поле», именуемый в дальнейшем «Банк», в лице генерального директора , действующего на основании Устава, с одной стороны, и МАУК «Театр», именуемое в дальнейшем «Клиент», в лице руководителя , действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1. Банк принимает на себя обязательства осуществлять инкассацию денежных средств Клиента, а Клиент принимает на себя обязательства оплатить предоставленные ему услуги.

2. Обязанности сторон

2.1. Банк обязуется:

2.1.1. Осуществлять прием наличных денежных средств непосредственно от представителя Клиента, в соответствии с утвержденным графиком инкассации денежной наличности, являющимся неотъемлемой частью договора (приложение __). По согласованию сторон инкассирование Клиента может быть произведено вне графика.

2.1.2. Производить пересчет принятой от Клиента денежной наличности, проверку на подлинность и зачисление денежных средств на лицевой счет Клиента, открытый в ОФК № , не позднее следующего рабочего дня.

2.1.3. Банк закрепляет в пользование Клиента необходимое количество инкассаторских сумок, которые являются собственностью Банка и при расторжении договора подлежат возврату. Пришедшие в негодность инкассаторские сумки принимаются Банком в обмен на новые.

2.2. Обязательства Клиента:

2.2.1. Клиент оплачивает оказанные Банком услуги по инкассации денежной наличности в соответствии с п. 3.1 настоящего договора.

2.2.2. Клиент обеспечивает наличие свободных и освещенных подъездных путей, входов и коридоров, изолированного помещения для передачи денежной выручки, обеспечивающих безопасность инкассаторов Банка в помещениях Клиента.

2.2.3. Клиент представляет Банку образцы оттисков пломбиров, которыми будут опломбировываться сумки с денежной выручкой. Все экземпляры оттисков пломбиров Клиента заверяются пломбиром Банка путем наложения пломбы Банка на шпагат ниже пломбы Клиента. Один экземпляр оттиска остается у Банка, второй – передается Клиенту.

2.2.4. Клиент обеспечивает своевременную подготовку инкассаторских сумок с денежной выручкой, правильное оформление и заполнение сопроводительных документов к ней.

2.2.5. Клиент обязуется сообщать Банку обо всех изменениях режима работы инкассируемых Банком объектов не позднее предшествующего инкассации рабочего дня, а по вновь открываемым и подлежащим инкассации объектам предварительно согласовывать с Банком график их инкассации не позднее, чем за 3 дня до начала инкассирования, а также уведомить Банк об отказе от инкассации до 10.00 дня инкассации.

3. Порядок расчетов

3.1. Стоимость услуг по инкассации денежной наличности составляет 3 000 (три тысячи) рублей в месяц. Повторный заезд инкассаторских сотрудников оплачивается в размере 5% от сдаваемой Клиентом суммы наличных денег.

3.2. Оплата услуг, оказываемых Банком, осуществляется путем списания необходимой суммы в конце каждого месяца с расчетного счета, открытого Клиентом в Банке.

3.3. В случае возникновения любой задолженности Клиента по настоящему договору Банк вправе приостановить оказание услуг инкассации до полного погашения задолженности.

3.4. За несвоевременную оплату оказываемых Банком услуг Клиент уплачивает Банку неустойку (пеню) в размере 0,7 (ноль целых семь десятых процента) от суммы просроченных платежей за каждый день просрочки. Обязательство по уплате неустойки возникает у Клиента с момента выставления Банком Требования об уплате неустойки.

4. Ответственность сторон

4.1. Банк и Клиент обязуются выполнять условия настоящего договора.

4.2. Ответственность Банка перед Клиентом за целостность и сохранность сумок с денежной наличностью начинается с момента принятия их инкассатором в установленном данным договором порядке и до зачисления выручки на счет Клиента.

4.3. При исправности и целостности сумки с денежной наличностью и наложенной на нее пломбы материальную ответственность за недостачу денежных средств в сумке и наличия в ней фальшивых, сомнительных или неплатежных денежных билетов несет Клиент.

4.4. Банк несет ответственность за недостачу денежных средств в сумке, наличия в ней фальшивых, сомнительных и неплатежных денежных билетов, если повреждение сумки или пломбы произошло после принятия ее инкассаторами.

4.5. В случае порчи или утери инкассаторской сумки Клиент возмещает Банку стоимость сумки.

4.6. В случае просрочки оплаты Клиентом за услуги, предоставленные Банком по настоящему договору, Клиент обязан уплатить на эту сумму проценты в порядке и в размере, предусмотренных ст. 395 ГК РФ. Обязанность по оплате процентов возникает у Клиента с момента получения требования Банка об уплате неоплаченных сумм и суммы процентов.

4.7. Стороны не несут ответственности за невыполнение своих обязательств по настоящему договору без каких-либо санкций, если это неисполнение явилось следствием форс-мажорных обстоятельств, а именно: пожаров; стихийных бедствий, военных действий; массовых беспорядков; забастовок; блокады и других обстоятельств непреодолимой силы.

5. Прочие условия

5.1. Все споры и разногласия, которые могут возникнуть между Банком и Клиентом по вопросам, касающимся настоящего договора, решаются путем переговоров.

5.2. Стороны обязуются сохранять в тайне информацию, полученную в ходе выполнения настоящего договора, и принять все необходимые меры к ее неразглашению, за исключением случаев предусмотренных действующим законодательством РФ.

5.3. По взаимному соглашению стороны могут изменить отдельные условия настоящего договора, а также условия договора могут быть расширены или дополнены.

6. Срок действия договора

6.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания и действует в течение календарного года.

6.2. Договор составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон, имеющих одинаковую юридическую силу.

7. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон

Отражение в бухгалтерском учете операций
по сдаче наличных денег через инкассаторов и расходов на оплату инкассаторских услуг

Прежде всего стоит отметить, что в настоящее время Инструкция № 183н не предусматривает конкретные бухгалтерские проводки для отражения операций по сдаче денежной наличности через инкассаторских работников.

Отдельные разъяснения по данному поводу приведены в Письме Минфина РФ от 29.10.2012 № 02-06-10/4516. В нем отмечается, что в соответствии с Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению» денежные средства, сданные из кассы учреждения инкассаторской службе банка, не зачисленные на балансовый счет 40116 «Средства для выплаты наличных денег организациям», отражаются в бухгалтерском учете как средства в пути на счете 0 201 23 000 «Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути».

Вместе с тем отметим, что соответствующие бухгалтерские записи по отражению операций по сдаче наличных денег из кассы с привлечением инкассаторских работников, предусмотрены проектом изменений Инструкции № 183н, размещенным на официальном сайте Минфина. Рассмотрим их:

Дебет

Кредит

Пункт Инструкции № 183н, в который планируется внести изменения

Выбытие денежных средств из кассы учреждения при передаче наличных денежных средств инкассаторам

0 201 23 000

0 201 34 000

Поступление (зачисление) на лицевой счет учреждения сумм, сданных инкассаторам

0 201 11 000

0 201 23 000

Поступление (зачисление) денежных средств на балансовый счет 40116 из кассы учреждения при условии их зачисления на счет в операционный день, отличный от дня перечисления из кассы

0 210 03 000

0 201 23 000

Из предложенных проектом бухгалтерских записей видно, что зачисление наличных денежных средств на балансовый счет 40116 осуществляется с применением бухгалтерского счета 0 210 03 000 только в случае, когда такое зачисление происходит не в день сдачи денег из кассы. Вместе с тем в недавно изданном Письме Минфина РФ от 01.07.2015 № 02-07-07/38257 разъясняется, что при данном зачислении использовать счет 0 210 03 000 все же нужно.

Исходя из этого, а также принимая во внимание то, что разработанный проект еще может быть скорректирован, по мнению автора, зачисление наличных денежных средств на балансовый счет 40116 необходимо отражать в бухгалтерском учете с применением счета 0 210 03 000, независимо от того, сколько операционных дней потребуется на это зачисление. Учитывая сказанное, предлагаем вам использовать и закрепить в учетной политике следующие бухгалтерские записи по отражению операций по сдаче наличных денег из кассы на лицевой (банковский) счет автономного учреждения использованием инкассаторских услуг:

Дебет

Кредит

Документ-основание

Переданы наличные денежные средства из кассы инкассаторам

0 201 23 000

0 201 34 000

Расходный кассовый ордер, квитанция к сумке

Поступили суммы, сданные инкассаторам, на банковский счет учреждения

0 201 21 000

0 201 23 000

Выписка с банковского счета

Зачислены денежные средства на лицевой счет, открытый ОФК на балансовом счете 40116

0 210 03 000

0 201 23 000

Выписка с лицевого счета

0 201 11 000

0 210 03 000

Одновременно с отражением движения денежных средств на балансовых счетах производятся записи по забалансовым счетам 17 «Поступления денежных средств на счета учреждения» и 18 «Выбытия денежных средств со счетов учреждения».

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденными Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н, расходы на оплату инкассаторских услуг следует относить на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Договором на инкассацию денежной наличности предусматривается ежемесячная оплата услуг банка по инкассации денежных средств. Стоимость таких услуг может быть установлена в фиксированном размере или в процентном отношении от инкассируемых денежных сумм.

Для отражения расходов по оплате инкассаторских услуг автономными учреждениями используются счета 0 109 00 226 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг (в части прочих работ, услуг), 0 401 20 226 «Расходы на прочие работы, услуги».

Отражение расходов на оплату инкассаторских услуг осуществляется на основании выписки с лицевого (банковского) счета, а также приложенных к ним актов оказанных услуг.

Автономное учреждение сдает выручку от оказания платных услуг на лицевой счет, открытый в ОФК, с привлечением инкассаторских работников банка. Выручка, принятая в кассу, составила 150 000 руб. Указанная сумма передана инкассаторским работникам для зачисления на лицевой счет. Согласно договору об инкассации денежной наличности, заключенному с банком, стоимость инкассаторских услуг за месяц равна 2 700 руб. Указанная сумма перечисляется с лицевого счета учреждения.

Расходы на оплату инкассаторских услуг согласно учетной политике учреждения включаются в состав общехозяйственных расходов.

Все операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.

В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

Инкассация выручки и доставка наличных из банка, документальное оформление

Неправильно организованный процесс передачи наличных денег в банк или, наоборот, их доставки из банка на выплату зарплаты может привести к самым печальным последствиям. Как грамотно осуществить передачу выручки в банк и доставку наличных средств из банка на предприятие? Что делать, если кассиром получены фальшивые купюры?

Инкассация выручки

Порядок оформления и передачи наличных денег инкассаторам установлен Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации (утв. ЦБ РФ 24.04.2008 N 318-П).
Прежде чем будет осуществляться инкассация, необходимо провести ряд организационных мероприятий. В подразделение инкассации банка необходимо представить образцы оттисков пломб, которыми будут опломбировываться сумки. Образцы заверяются руководителем кредитной организации (его заместителем). Первый экземпляр заверенного образца передается организации для предъявления инкассаторским работникам при получении ими сумок с наличными деньгами, второй — выдается работникам кредитной организации, осуществляющим прием сумок с наличными деньгами от инкассаторов.
Далее организации выдаются сами сумки, которые будут использоваться при инкассировании, их количество определяется объемом инкассируемой выручки. На каждой сумке проставляется порядковый номер. Кредитная организация ведет в произвольной форме список организаций, сдающих сумки с наличными деньгами, с указанием в нем наименований организаций, количества и номеров закрепленных за каждой организацией сумок.
Кроме подготовки пломб и сумок ежемесячно на каждую организацию для инкассации денежной наличности выписывается явочная карточка с присвоением ей номера, указанного в списке.
После окончания организационного этапа компания может осуществлять сдачу денежных средств инкассаторам.
Кассир организации должен к каждой сдаваемой в банк сумке с денежной наличностью выписать ведомость, накладную и квитанцию, имеющие одинаковый код формы документа по ОКУД 0402300.
Денежные средства сдаются не любому лицу, заявившему, что он инкассатор, а только тому, кто предъявляет кассиру организации документ, удостоверяющий личность, доверенность на получение ценностей, явочную карточку и порожнюю сумку. Кассир организации в свою очередь предъявляет образец оттисков пломб, сумку с ценностями и оформленную препроводительную ведомость.
Инкассатор в присутствии кассира организации проверяет целость сумки, наличие целых и четких оттисков пломб, соответствие их имеющемуся образцу, правильность заполнения документов и передает кассиру организации порожнюю сумку и явочную карточку для заполнения.
Затем инкассатор проверяет соответствие сумм наличных денег, проставленных в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке, номера сумки, указанного в явочной карточке, накладной и квитанции к сумке, номеру принимаемой сумки с наличными деньгами, после чего подписывает квитанцию к сумке, проставляет оттиск штампа, дату приема сумки с наличными деньгами и возвращает квитанцию к сумке кассиру организации.
Принесенная инкассатором порожняя сумка остается в организации. Она будет использована для подготовки наличности к сдаче на следующий день, а сумка с деньгами забирается инкассатором.
В случае выявления нарушения целости сумки или неправильного оформления сопроводительных документов прием ценностей прекращается. В присутствии инкассатора можно устранять лишь те ошибки и дефекты, исправление которых не нарушит график работы бригады инкассаторов.
Исправления при заполнении явочной карточки не допускаются. Неправильно произведенная запись зачеркивается, на свободном поле карточки делается новая запись, заверенная подписью кассира организации. Инкассатору не разрешается производить записи в явочной карточке.
В случае отказа от сдачи денежной наличности кассир организации делает запись в явочной карточке «Отказ» и заверяет ее своей подписью.
Если организация самостоятельно отвозит деньги в банк, то ведомость вкладывается в сумку с наличными деньгами, а накладная к сумке и квитанция к сумке представляются в кредитную организацию вместе с сумкой.
Кассир должен опломбировать сумку так, чтобы ее вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости сумки и пломбы.
Доставленные в кредитную организацию в течение операционного дня денежная наличность и другие ценности сдаются уполномоченному работнику кредитной организации, который осуществляет их приемку и оформление.
Банковский работник проверяет соответствие записей в накладной к сумке и квитанции к сумке, если сумка с наличными деньгами принимается от организации, и составляет журнал (код по ОКУД 0402301).
При выявлении несоответствия записей в накладной и квитанции к сумке, сумка с наличными деньгами, а также документы к ней (накладная и квитанция) возвращаются организации. Внесение исправлений в препроводительную ведомость к сумке не допускается.
Денежные средства в банк могут сдаваться организациями самостоятельно и без использования сумок. Документом, сопровождающим сдачу денежных средств в банк, является объявление на взнос наличными (код формы документа по ОКУД 0402001), представляющее собой комплект документов, состоящий из собственно объявления, ордера и квитанции.
Документы на взнос наличными должны быть заполнены одновременно вручную или на ЭВМ с сохранением всех реквизитов бланка. Наименование владельца счета, номер счета и наименование кредитной организации в объявлениях могут обозначаться штампами.
При заполнении объявления на взнос наличными нужно учитывать, что при заполнении суммы должно присутствовать единообразие в указании сдаваемых в банк копеек. Если копейки обозначаются цифрами «00», то и при отражении суммы прописью копейки также должны быть обозначены «00». А если для обозначения копеек при отражении суммы цифрами используется обозначение «=», аналогичное обозначение должно использоваться и при отражении суммы прописью.
Организация должна вносить денежную наличность в кассу только на свой банковский счет. Рассмотрим следующую ситуацию: два предприятия — ООО «Деловой мир» и ООО «Авант» имеют одного учредителя, бухгалтера и ведут совместную деятельность. У ООО «Деловой мир» возникла срочная необходимость оплатить налоги, однако денег у него ни в кассе, ни на банковском счете нет. Наличные денежные средства есть у ООО «Авант». Бухгалтер составил объявление на взнос наличными от ООО «Авант», согласно которому денежные средства вносятся на счет ООО «Деловой мир». Контролер банка не пропустил данное объявление в связи с тем, что внесение денежных средств на чужой банковский счет запрещено законодательством.
Схема сдачи денежных средств в банк и этапов проверки документов подробно описана в Положении. Первоначально объявление на взнос наличными проверяет бухгалтер банка (дату, номер счета, соответствие суммы цифрами и прописью, основание внесения денежных средств, оформления объявления и т.п.), если нареканий с его стороны нет, объявление на взнос наличными передается в кассу. Кассир, получив документы, в свою очередь также проводит проверку. Он обязан удостовериться в наличии и тождественности подписи бухгалтерского работника банка имеющемуся образцу, сличить соответствие суммы цифрами и прописью. При приемке денег сопоставляются вносимая сумма и сумма, указанная в объявлении.
При этом на столе кассового работника должны находиться только деньги лица, их вносящего. Все ранее принятые кассовым работником банка деньги хранятся в индивидуальных средствах хранения. Кассиру запрещено до окончания операции убирать из поля зрения клиента принимаемые от него полистным (поштучным) пересчетом денежные знаки. Это необходимо, чтобы при возникновении спорной ситуации не было риска перепутать или смешать принимаемые купюры, пачки с уже принятыми.
Если сумма фактически вносимых денежных средств не сходится с суммой, указанной в документе, представитель организации должен переоформить, дооформить объявление на взнос наличными. Первоначально оформленное объявление на взнос наличными банковский кассир перечеркивает, на обороте квитанции указывает фактически принятую сумму денег и расписывается. Объявление на взнос наличными передается бухгалтерскому работнику, который осуществляет исправления в кассовом журнале, оформляет вновь полученный документ и передает в кассу. Первоначально оформленные объявление и ордер уничтожаются, квитанция направляется к кассовым документам.
Если по каким-то причинам представитель организации не переоформляет документы, например опаздывает на деловую встречу и не имеет времени переписать объявление на взнос наличными, денежные средства остаются у него, а непринятое объявление на взнос наличными кассир возвращает бухгалтерскому работнику. Записи в кассовом журнале аннулируются, объявление на взнос наличными перечеркивается и помещается в кассовые документы.
Если суммы соответствуют друг другу, кассир банка подписывает объявление, квитанцию и ордер, ставит печать на квитанции и выдает ее вносителю денег. Объявление на взнос наличными кассир оставляет у себя, а ордер передает соответствующему бухгалтерскому работнику банка.

Неплатежные, сомнительные и имеющие признаки подделки денежные знаки

В практике время от времени возникают ситуации, когда в выручке оказываются купюры фальшивые или вызывающие определенные сомнения в их подлинности. Как следует действовать в таких ситуациях, установлено в разд. VI Положения.
Кассовым работникам запрещается:
— возвращать клиенту денежные знаки, вызывающие сомнение в их подлинности, а также имеющие признаки подделки;
— уничтожать сомнительные и имеющие признаки подделки денежные знаки;
— производить погашение сомнительных и имеющих признаки подделки банкнот путем проставления штампов, пробивания отверстий, разрезания и т.п.;
— убирать из поля зрения клиента принимаемые от него полистным (поштучным) пересчетом денежные знаки до окончания операции.
Действия кассового работника будут зависеть от того, какая купюра им выявлена — неплатежеспособная или сомнительная.
Если выявлена неплатежеспособная купюра, то на ней кассир банка проставляет оттиск штампа «В обмене отказано», наименование кредитной организации, дату, фамилию, инициалы и подпись. Неплатежеспособные денежные знаки Центральным банком РФ передаются клиенту.
Порядок действий с сомнительными денежными знаками иной. На них составляется в двух экземплярах справка (код по ОКУД 0402159). В этом документе отражаются реквизиты каждой сомнительной или имеющей признаки подделки купюры: номинал, год образца, серия и номер, в графе «дополнительные реквизиты» для монеты указывается наименование монетного двора.
Если сомнительный денежный знак имеет признаки подделки, то в банке дополнительно оформляется мемориальный ордер (код по ОКУД 0401108).
Второй экземпляр справки с оттиском штампа кассы выдается клиенту. При этом представителю предприятия обязательно предъявляются (но не выдаются на руки) сомнительные денежные знаки, имеющие признаки подделки, для сличения их реквизитов с реквизитами, указанными в справке.
Следует обратить внимание на то, что сомнительные денежные знаки Центральным банком РФ принимаются по номиналу, а имеющие признаки подделки — в условной оценке 1 руб. за денежный знак.
Руководство предприятия при установлении факта наличия в выручке фальшивой купюры должно взять с кассира письменное объяснение. С одной стороны, этого требует ст. 247 Трудового кодекса РФ, с другой — объяснение поможет установить не только причины возникновения ущерба, но и наличие или отсутствие вины кассира.

Документальное оформление получения денег из банка

У многих организаций регулярно возникает необходимость не только сдачи денежных средств в банк, но и получения их из банка.
Выдача наличных денег организациям с их банковских счетов производится по денежным чекам. Чеком признается ценная бумага, содержащая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. В качестве плательщика по чеку может быть указан только банк, где чекодатель имеет средства, которыми он вправе распоряжаться путем выставления чеков. Отзыв чека до истечения срока для его предъявления не допускается. Выдача чека не погашает денежного обязательства, во исполнение которого он выдан.
В сравнении с объявлениями на взнос наличными отношение к денежным чекам значительно более строгое. Ведь в данном случае денежные суммы выдаются из банка, что может привлекать злоумышленников. Денежные чеки отпечатаны на бумаге с водяными знаками, содержат определенные реквизиты и сброшюрованы в чековую книжку.
Обязательными реквизитами чека являются: наименование «чек», включенное в текст документа; поручение плательщику выплатить определенную денежную сумму; наименование плательщика и указание счета, с которого должен быть произведен платеж; указание валюты платежа; указание даты и места составления чека; подпись лица, выписавшего чек, — чекодателя.
Отсутствие в документе какого-либо из перечисленных реквизитов лишает его силы чека.
Форма чека и порядок его заполнения определяются законом и установленными в соответствии с ним банковскими правилами. Чек, не содержащий указание места его составления, рассматривается как подписанный в месте нахождения чекодателя.
Изначально чеки содержатся в чековых книжках (документ установленной формы, представляющий сброшюрованные, соединенные в виде книжки бланки денежных чеков). Соответственно, если руководство организации планирует получать денежные средства, то первоначально необходимо получить чековую книжку, которая выдается по письменному заявлению соответствующего должностного лица организации.
Документооборот по выдаче (продаже) чеков (чековых книжек) клиентам определяет кредитная организация. Денежная книжка выдается банком, обслуживающим организацию, с указанием номеров выдаваемых чеков.
Чеки должны выдаваться заверенными штампом кредитной организации, выдающей чеки, с указанием на каждом чеке номера счета клиента, с которого будет оплачиваться чек, при выдаче чеков за плату — после внесения (перечисления) денежных средств.
Оформляя денежный чек, необходимо помнить следующее. Сумма чека цифрами и прописью, а также дата выдачи (месяц прописью) заполняются от руки чернилами или шариковой ручкой. В реквизите «сумма цифрами» свободные места впереди и после суммы рублей должны быть обязательно прочеркнуты двумя линиями. Сумма прописью обязательно должна начинаться с самого начала строки. Слово «рублей» должно указываться сразу за суммой прописью без оставления свободного места, чтобы избежать возможности возникновения злоупотреблений.
Чек подписывается чекодателем обязательно чернилами или шариковой ручкой. Никакие поправки в тексте чека не допускаются, так как делают чек недействительным. Одновременно с заполнением чека должны быть заполнены все реквизиты корешка чека.
Подписание чека до заполнения всех его реквизитов категорически запрещается, чтобы избежать возможности возникновения злоупотреблений. Попав в недобросовестные руки, подписанный, но не заполненный чек может привести к тому, что с расчетного счета злоумышленником будут сняты все денежные средства.
Заполненный чек представляется работнику банка (операционисту), который проверяет наличие на счете суммы, которую планируется снять, проводит чек, отрезает контрольную марку и передает чек получателю денег для предъявления в кассу. Далее чек должен быть передан на проверку бухгалтеру банка, который должен выяснить наличие паспортных данных (или данных другого документа, удостоверяющего личность получателя); подписей должностных лиц организации, выписавших денежный чек, тождественность этих подписей имеющимся образцам; подписей должностных лиц кредитной организации, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественность этих подписей имеющимся образцам.
Затем бухгалтер банка сличает сумму, проставленную в денежном чеке цифрами, с суммой, указанной прописью; проверяет наличие на денежном чеке подписи клиента в получении денег и данных его документа, удостоверяющего личность, а также записи о целях, на которые выдаются наличные денежные средства. Далее проверенный чек передается кассиру банка.
В свою очередь кассир удостоверяется в наличии подписей должностных лиц кредитной организации, оформивших и проверивших денежный чек, и тождественности этих подписей имеющимся образцам; сличает сумму, проставленную в денежном чеке цифрами, с суммой, указанной прописью. Далее он проверяет наличие на денежном чеке росписи клиента в получении денег и данных его документа, удостоверяющего личность, и подготавливает сумму денег, подлежащую выдаче. Вызвав получателя денег по номеру чека, он должен спросить у того сумму получаемых денег, сверить номер контрольной марки с номером на чеке и приклеить контрольную марку к чеку, а затем повторно пересчитать подготовленную к выдаче сумму денег в присутствии клиента. И лишь потом кассир выдает деньги получателю и подписывает чек.
При прекращении договора банковского счета клиент обязан сдать в банк неиспользованные денежные чековые книжки с оставшимися неиспользованными денежными чеками и корешками.

Материальная ответственность кассовых работников

Начнем с того, что с кассиром должен быть заключен трудовой договор. Следующий шаг — заключение договора о материальной ответственности.
Статья 244 ТК РФ определяет, что письменные договоры о полной ответственности, т.е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вверенного работникам имущества, могут заключаться с работниками, достигшими возраста восемнадцати лет и непосредственно обслуживающими или использующими денежные, товарные ценности или иное имущество.
В Перечне должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (утв. Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85), кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров), упомянуты в первую очередь.
Итак, с кассиром должен быть заключен договор о полной материальной ответственности. Но если договор о полной материальной ответственности по каким-то причинам не был заключен, работник несет ответственность лишь в размере среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
Следует принять меры к тому, чтобы в дальнейшем заключенный договор не оказался никому не нужной «бумажкой», нужно обратить внимание на оборудованность кассы. Ведь если требования п. 29 Порядка ведения кассовых операций, утвержденного Центральным банком РФ 04.10.1993 N 18, в отношении оснащенности и укрепленности кассы будут нарушаться, то нерадивому кассиру достаточно легко будет уйти от ответственности, приведя аргумент, что работодатель не обеспечил необходимых условий для сохранности денег.
Статья 247 ТК РФ определяет, что до принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки работодатель имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *