Авансовый отчет в валюте

Содержание

Отчет по загранкомандировке: работнику выданы рубли, траты произведены в валюте

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 18 июля 2014 г.

Содержание журнала № 15 за 2014 г.Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Ситуацию рассмотрим следующую. Работника направили в заграничную командировку, при этом выдали ему аванс в рублях или же он вообще не получал его (расходовал личные деньги). И теперь требуется возместить ему командировочные расходы. Командированный сам менял рубли на валюту той страны, в которую его направили.

После приезда из командировки работнику нужно заполнить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие расходы в иностранной валюте. Бухгалтеру этот отчет нужно проверитьп. 1 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. А порой вообще приходится заполнять отчет за работника. Посмотрим, как все правильно оформить. Но для начала разберемся, по какому курсу пересчитывать траты в иностранной валюте, если работник получил аванс в рублях.

Определяемся с валютным курсом

  • <если>работник приложил к авансовому отчету справку банка, подтверждающую курс обмена валюты, то надо ориентироваться на этот реальный курс. В таком случае организация сможет полностью возместить работнику его командировочные расходыст. 168 ТК РФ; Письмо Минфина от 15.06.2011 № 03-03-06/1/347.

Если у работника несколько справок об обмене валюты с разными обменными курсами от разных дат, логичнее пересчитывать его первые траты по курсу обмена из первой справки банка (в пределах суммы валюты, купленной по ней). Дальнейшие траты — по курсу обмена из другой справки банка и так далее;

  • <если>работник не может подтвердить обменный курс (у него нет справки банка об обмене валюты), то надо ориентироваться на официальный курс Центробанка, установленный на дату утверждения авансового отчетаподп. 5 п. 7 ст. 272, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ; Письмо Минфина от 06.06.2011 № 03-03-06/1/324.

Особый случай — если работник был направлен в командировку в Крым с 18 марта по 31 мая и там расплачивался в рублях. О том, как пересчитать расходы, суммы которых в первичных документах указаны в гривнах, читайте в , 2014, № 13, с. 76.

Комиссия банка за обмен валюты — это расходы работника, непосредственно связанные с командировкой. Следовательно, организация должна возместить ихст. 168 ТК РФ. Причем как комиссию, связанную с покупкой иностранной валюты за рубли, так и комиссию при обратной конвертации. Ведь работник должен внести в кассу организации оставшуюся неизрасходованной сумму в рублях.

Не забываем про суточные

Размер суточных, которые надо выплатить работнику, должен быть утвержден в локальном нормативном акте организации или в коллективном договоре. Напомним, что для целей «прибыльного» налогового учета также можно учесть суточные в пределах, установленных самой организациейп. 11 Положения, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение № 749); подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. Страховые взносы (в том числе и «на травматизм») на такие суточные начислять не нужноч. 2 ст. 168 ТК РФ; ч. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ; п. 2 ст. 20.2 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ; п. 4 Письма ПФР от 29.09.2010 № 30-21/10260; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985.

При заполнении авансового отчета расходование сумм суточных никакими документами подтверждать не требуетсяПисьмо Минфина от 11.11.2011 № 03-03-06/1/741.

Но не забудьте, что для целей НДФЛ установлены предельные нормы необлагаемых суточных за каждый день нахождения в командировкеп. 3 ст. 217 НК РФ: в России — 700 руб., за рубежом — 2500 руб. Суточные за день отъезда из России считаются по заграничным нормам, а за день приезда — по российскимп. 18 Положения № 749; Письма Минфина от 06.09.2010 № 03-04-06/6-205, от 07.07.2010 № 03-04-06/6-140.

По мнению Минфина, для целей уплаты НДФЛ суточные, выданные работнику в валюте, надо пересчитать в рубли по курсу, действовавшему на дату их выплатыПисьмо Минфина от 25.06.2010 № 03-04-06/6-135. Поэтому если часть валютных суточных работник получит до начала командировки, а часть — после возвращения из нее, для целей определения базы по НДФЛ суточные будут пересчитываться в рубли по двум разным курсам ЦБ.

Однако рассматриваемая нами ситуация иная: работник не получает суточные в валюте. Организация либо выдает ему рублевый аванс, либо после возвращения из командировки и утверждения авансового отчета возмещает израсходованные личные средства работника. Поэтому, чтобы не было вопросов о пересчете установленных в валюте суточных для целей НДФЛ, лучше в локальном акте вашей организации закрепить методику такого пересчета. Логичнее пересчитывать так же, как и другие командировочные расходы:

  • <если>работник обменял рубли на валюту и из этой суммы взял суточные, то они считаются по курсу, указанному в банковской справке об обмене;
  • <если>работник не предоставил документы об обмене рублей на иностранную валюту, то пересчитывать установленные в валюте суточные в рубли надо по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Заполняем авансовый отчет

Для бухгалтера будет удобнее, если в авансовом отчете расходы будут указаны одновременно и в иностранной валюте, и в рублях. Для того чтобы бухгалтер смог проверить правильность расчета, нужно, чтобы где-то был указан курс пересчета. Для этого можно ввести отдельную графу на обратной стороне авансового отчета.

Если в вашей организации применяется унифицированная форма № АО-1 или иная форма, в которую вы не можете вносить изменения (к примеру, из-за того что бухгалтерская программа не позволяет это сделать), сделайте расчет командировочных расходов работника на отдельном листе.

Предлагаем вам форму такого расчета. Утверждать его у руководителя большого смысла нет — ведь рублевые суммы всех командировочных расходов работнику нужно будет перенести в авансовый отчет. Вот его-то руководитель и утвердит.

ВАРИАНТ 1. Для примера возьмем ситуацию, когда организация, расположенная в Твери, направляет работника в командировку в Германию. Положением о командировках этой организации установлено, что суточные за дни нахождения в командировке на территории Европы выплачиваются в рублях в размере, эквивалентном 60 евро/сутки, а суточные за дни нахождения в командировке в России — в сумме 1000 руб/сутки. При этом суточные за день пересечения границы и туда, и обратно считаются по нормам для европейских командировок.

Положением о командировках определено, что выданные в рублях суточные, нормы которых установлены в валюте, пересчитываются или по курсу обмена, указанному в справке банка, или по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета работника.

Работнику выдан аванс на командировочные расходы в сумме 60 000 руб.

Расчет командировочных расходов
от » 30 » мая 20 14 г.

Ф. и. о. работника Верховенский Л.Г.
Дата начала командировки 20.05.2014
Дата окончания командировки 27.05.2014
Дата выезда из России 20.05.2014К отчету работник должен приложить ксерокопию заграничного паспорта с отметками таможни
Дата въезда в Россию 27.05.2014К отчету работник должен приложить ксерокопию заграничного паспорта с отметками таможни

1. Официальный курс ЦБ на дату утверждения авансового отчета руководителем организации (на » 30 » мая 20 14 г.) — 47,1145 руб/евро .

2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы — 60 000,00 руб.

3. Данные о покупке-продаже иностранной валюты:

Дата № справки банка Покупка Продажа Курс обмена, руб/евро Комиссия, руб.
евро руб. евро руб.
1 19.05.2014 В-548 530 25 440 48 120
2 26.05.2014 ХХ75 200 10 000 50 0

4. Данные о расходах:

№ п/п Подтверждающий документ Вид расхода Расходы
дата наименование номер руб. евро курс пересчета
1 2 3 4 5 6 7 8
1 19.05.2014 Справка банка В-548 Комиссия банка за обмен рублей на евро 120,00
2 20.05.2014 Билеты на поезд 45872645, 45872646 Железнодорожные билеты Тверь — Москва и Москва — Тверь 3 200,00
3 20.05.2014 Чек ККТ 689 Билет на 90 минут (наземный транспорт + метро) 50,00
4 20.05.2014 Билет 5473265 Билет на аэроэкспресс до аэропорта 400,00
5 20.05.2014 Авиабилет 670203757 Авиабилет Москва — Берлин 7 900,00
6 20.05.2014 Билет 50268753 Билет на общественный транспорт «7-Day-Pass» 1 440,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 30,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
7 26.05.2014 Авиабилет 530248276 Авиабилет Берлин — Москва 7 968,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 166,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
8 27.05.2014 Счет из гостиницы 22576 Проживание в гостинице «Hotel Brook» с 20.05.2014 по 27.05.2014, стоимость — 525 евро 16 032,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 334,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 48При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
9 550,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 191,00При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки 50При пересчете валютных расходов в рубли сначала берем курс из первой справки банка (в пределах остатка купленной валюты). Оставшуюся сумму в валюте пересчитываем по курсу обмена из второй банковской справки
9 27.05.2014 Билет 5836 Билет на аэроэкспресс до аэропорта 400,00
10 27.05.2014 Чек ККТ 3989 Билет на 90 минут (наземный транспорт + метро) 50,00
11 30.05.2014 Суточные за время командировки по 60 евро/день (8 дней — с 20.05.2014 по 27.05.2014) — всего 480 евро 450,00 9,00 50
22 190,93Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета 471,00Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета 47,1145Перерасход «валютных» суточных, который подлежит выплате в рублях, в соответствии с положением о командировках, принятым в организации, пересчитывается по курсу ЦБ, действующему на дату утверждения авансового отчета
Итого 69 750,93 х х

Все указанные первичные документы прилагаются к расчету.

Подотчетное лицо подпись Верховенский Л.Г. расшифровка подписи

После того как работник рассчитал свои командировочные расходы, составил авансовый отчет по ним и бухгалтерия этот отчет проверила, руководитель должен его утвердить. Затем работник вносит остаток наличных в кассу либо, наоборот, организация должна выплатить ему перерасход. В нашем примере работнику 30 мая выплачен перерасход в сумме 9750,93 руб.

Для определения базы по НДФЛ можно воспользоваться такой расчетной таблицей:

Показатель Сумма, руб.
1 Общая сумма суточных в рублях
(450 руб. + 22 190,93 руб.)
22 640,93
2 Суточные, не облагаемые НДФЛ в пределах 2500 руб/день, — за 7 дней нахождения в командировке за границей
(2500 руб. х 7 дней)
17 500,00
3 Суточные, не облагаемые НДФЛ в пределах 700 руб/день, — за 1 дней нахождения в командировке по России
(700 руб. х 1 дней)
700,00
4 Сумма суточных, не облагаемых НДФЛ
(строка 2 + строка 3)
18 200,00
5 Сумма суточных, облагаемых НДФЛ
(строка 1 – строка 4)
4 440,93

В доход командированного работника в мае надо включить 4440,93 руб.

ВАРИАНТ 2. Немного изменим условия нашего примера, чтобы проиллюстрировать ситуацию с обменом излишка валюты на рубли. Предположим, что под отчет выдано 85 000 руб. При этом, находясь в России, работник купил 1230 евро по курсу 48 руб. за евро.

После оплаты проживания в гостинице у работника осталось 509 евро (1230 евро – 30 евро за билет на общественный транспорт – 166 евро за авиабилет – 525 евро за гостиницу). Учитывая, что он имеет право оставить себе 480 евро суточных (по 60 евро за каждый день командировки), после возвращения из командировки 29 мая работник продает 29 евро (курс — 47 руб/евро). Получено 1363 руб., что подтверждено справкой банка (комиссии банка нет).

При продаже иностранной валюты, купленной ранее для целей командировки, в отчете надо указать возникающие «обменные» разницы между курсом покупки валюты и ее продажи. Иначе работник фактически оплатит такие разницы из своего кармана, а Трудовой кодекс говорит нам о том, что все обоснованные командировочные расходы организация должна возмещать работникустатьи 167, 168 ТК РФ.

Расчет командировочных расходов будет выглядеть несколько иначе.

1. В разделе 2 будет указана иная сумма полученного аванса:

2. 19.05.2014 получен аванс на командировочные расходы — 85 000,00 руб.

2. Таблица в разделе 3 «Данные о покупке-продаже иностранной валюты» будет выглядеть так:

Дата № справки банка Покупка Продажа Курс обмена, руб/евро Комиссия
евро руб. евро руб.
1 19.05.2014 В-548 1230 59 040 48 120
2 29.05.2014 ХХ-13 1363 29 47 0

3. В таблице 4 «Данные о расходах» добавится строка для учета разницы из-за потери на курсе, а также изменятся рублевые значения суммы расходов на оплату проживания в гостинице, суточных и итоговой суммы:

№ п/п Подтверждающий документ Вид расхода Расходы
дата наименование номер руб. евро курс пересчета
1 2 3 4 5 6 7 8
8 27.05.2014 Счет из гостиницы 22576 Проживание в гостинице «Hotel Brook» с 20.05.2014 по 27.05.2014, стоимость — 525 евро 25 200,00 525 48
10 29.05.2014 Справка банка ХХ-13 Расход из-за разниц курсов при обмене валюты
(29 евро х (48 руб/евро – 47 руб/евро))
29,00
11 30.05.2014 Суточные за время командировки по 60 евро/день (8 дней — с 20.05.2014 по 27.05.2014) — всего 480 евро 22 992,00 479 48
47,12 1 47,1145
Итого 69 796,12 х х

4. В разделе 5 будет сумма, которую должен вернуть работник:

5. Остаток/перерасход в рублях: 15 203,88 руб. (85 000,00 руб. – 69 796,12 руб.).

***

Иногда работники, которым не хватило полученного аванса, расплачиваются в командировках своими банковскими картами. В таком случае в качестве документов, подтверждающих расходы, могут служить, помимо прочего, квитанции электронного терминала.

Если у работника карта в той же валюте, в которой он расплачивается, то никаких дополнительных комиссий может и не быть.

А вот если карта рублевая, а списывается с карты, к примеру, сумма в евро, то банк работника проведет конверсионную операцию по собственному внутреннему курсу (который будет отличаться от курса ЦБ).

Чтобы работнику возместили все его расходы, он должен предоставить бухгалтерии выписку со своего карточного счета. Тогда его валютные расходы можно отразить в авансовом отчете по реальному курсу обмена. Следовательно, рублевая сумма расходов будет совпадать с той, которая списана с карты. В противном случае придется пересчитывать валютные расходы по официальному курсу ЦБ на дату утверждения авансового отчета.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Командировка»:

Как правильно выдавать аванс на командировку

Какие расходы в командировке нужно компенсировать

Согласно ТК РФ, расходы на командировку должен оплачивать работодатель. Это логично, ведь сотрудник отправляется в другой город для выполнения служебного задания. В поездках часто возникают расходы, которых бы не было, если работник продолжал находиться в месте проживания. Вот несколько примеров таких трат:

  • оплата проезда;
  • аренда жилья в командировке;
  • дополнительные расходы из-за проживания вне дома.

Соответственно, компания должна компенсировать работнику затраты на проезд и проживание, а также выплачивать суточные, чтобы он мог покрывать дополнительные расходы.

Все это, помимо выплаты, собственно, среднего заработка – сотрудник не может оставаться без зарплаты в поездке.

Можно ли компенсировать расходы после возвращения

Распространенный вопрос: можно ли не выдавать аванс на командировочные расходы, а оплатить их по факту уже после? Вдруг аванс окажется слишком большим.

Простой ответ: по нынешним нормам так делать нельзя. Компания обязана выплатить аванс на командировку. Причем, включать он должен не только компенсацию оплаты проезда и проживания, но и суточные за все дни поездки.

Даже в том случае, если сотрудник согласен отправиться в командировку без аванса, делать так нельзя. Суточные – это доход работника, и их невыплата будет расцениваться с точки зрения закона как задержка зарплаты. Соответственно, для работодателя это повлечет неприятности.

За сколько дней до поездки выдавать аванс

Жестких правил нет, главное – аванс нужно перечислить до начала поездки. Конкретные сроки компания может прописать в Положении о командировках.

Важный момент, который также следует учесть в этом документе – это размер суточных. Стоит помнить, что существуют лимиты суточных, не облагаемых НДФЛ. В 2020 году порог составляет 700 рублей в день для поездок по России и 2500 рублей в день для заграничных командировок. При превышении этих лимитов нужно будет платить налог и взносы в фонды. Но никто не мешает работодателю установить суточные и выше этого лимита.

Можно ли не выдавать аванс на командировку

Если компания не выдаст сотруднику аванс перед его отправлением в деловую поездку, то он не сможет и составить авансовый отчет. У этого факта могут быть и негативные последствия. Прежде всего, в поездке работник неизбежно будет нести расходы, которые компания затем должна будет компенсировать.

Но поскольку расходы осуществляются от имени работника и за его счет, а деньги он потом получает от компании, налоговые органы могут посчитать это коммерческими отношениями между ним и организацией. В итоге у сотрудника возникнут налоговые обязательства.

В таких случаях нужно внимательно подходить к составлению отчетности. Компания может установить форму отчета о произведенных расходах при отсутствии аванса. Эту форму и подтверждающие расходы документы обязательно нужно использовать при оформлении командировки.

Документы военнослужащих для командировки

УФО не прав. Вам обязаны выдать аванс. Можете обратиться в военную прокуратуру для защиты своих прав.

Размеры расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации за счет средств федерального бюджета определены Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729. Они осуществляются в следующих размерах:

1) расходы по найму жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную командировку работнику предоставляется бесплатное помещение) — в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки. При отсутствии документов, подтверждающих эти расходы, — 12 руб. в сутки;

2) расходы на выплату суточных — в размере 100 руб. за каждый день нахождения в служебной командировке;

3) расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями) — в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами, но не выше стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

— водным транспортом — в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

— воздушным транспортом — в салоне экономического класса;

— автомобильным транспортом — в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

При отсутствии проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, — в размере минимальной стоимости проезда:

— железнодорожным транспортом — в плацкартном вагоне пассажирского поезда;

— водным транспортом — в каюте X-группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

— автомобильным транспортом — в автобусе общего типа.

Порядок и размер выплат на командировочные расходы при командировках военнослужащих по вызову органов дознания, предварительного следствия, в прокуратуру или суд в качестве свидетелей, потерпевших, законных представителей потерпевших, экспертов, специалистов, переводчиков и понятых определяется в соответствии с Постановлением СовМина РСФСР от 14.07.1990 N 245 «Об утверждении Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов и выплаты вознаграждения лицам в связи с их вызовом в органы дознания, предварительного следствия, прокуратуру или в суд».

Выплата суточных производится на основании отметок на командировочном удостоверении о датах прибытия военнослужащего в пункт (пункты) командировки и убытия из него (из них), заверенных печатью. Отметки производятся: в воинских частях — за подписью командира воинской части или начальника штаба, а в учреждениях и организациях федеральных органов исполнительной власти, в которых федеральным законом не предусмотрена военная служба, — за подписью должностного лица, на которое возложена обязанность производить отметки на командировочных удостоверениях.

Если военнослужащий командирован не в воинскую часть или в учреждение, организацию, указанные отметки производятся в военной комендатуре гарнизона, а при отсутствии ее — в местных органах власти.

Заметим, что п. 327 Порядка командирам воинских частей предоставлено право в порядке исключения принимать решение о дополнительных выплатах, связанных с командировками, сверх сумм, определенных Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 N 729.

Согласно п. 334 Порядка оплата расходов служебных командировок на территории иностранных государств осуществляется в соответствии нормами, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

За время нахождения в пути военнослужащим, направляемым в служебные командировки на территории иностранных государств, суточные выплачиваются:

— при проезде по территории РФ — в порядке и размерах, установленных для служебных командировок в пределах территории РФ;

— при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, установленных Постановлением Правительства РФ N 812.

Согласно п. 336-338 Порядка при следовании военнослужащего с территории РФ день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ день пересечения государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной границы Российской Федерации при следовании с территории РФ и при следовании на территорию РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте или отметкам в командировочном удостоверении в пункте командирования.

В случаях направления военнослужащего в служебную командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется военнослужащий.

За время вынужденной задержки в пути суточные выплачиваются по решению командира (начальника) при представлении документов, подтверждающих факт вынужденной задержки.

Военнослужащему, выехавшему в служебную командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы.

Какими оправдательными документами должны быть оформлены расходы, связанные со служебной командировкой военнослужащего?

На основании решения о направлении военнослужащего в командировку командир (начальник) издает соответствующий приказ. Форма приказа (как об убытии военнослужащего в командировку, так и о прибытии его из командировки) определена приложением 1 к Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации, утвержденной Приказом Минобороны РФ от 23.05.1999 (далее — Инструкция). Форма командировочного удостоверения установлена приложением 40 к вышеприведенной Инструкции.

Кроме того, нельзя не отметить унифицированную форму Т-10 а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Данная форма не рекомендована Инструкцией, но, по мнению автора, ее можно применять и в Вооруженных Силах в целях усиления контроля за военнослужащими, направляемыми в командировки.

По возвращении из командировки военнослужащий обязан представить финансовую часть следующие документы:

— авансовый отчет (ф. 0504049 * (1)) об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету должны быть приложены командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

— отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с командиром воинской части, в письменной форме.

Как отразить в бухгалтерском учете расходы, связанные со служебными командировками военнослужащих?

Порядок отражения операций, связанных со служебными командировками, определен Инструкцией N 148 н* (2). Операции по расчетам с работниками по выдаваемым им авансам отражаются на счете 208?00?000 «Расчеты с подотчетными лицами».

Расходы по служебным командировкам возмещаются учреждениями в пределах ассигнований, выделенных им из федерального бюджета на служебные командировки, или в пределах смет доходов и расходов в разрезе кодов экономической классификации по деятельности, приносящей доход.

В соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ* (3) расходы по служебной командировке должны быть оплачены по следующим подстатьям КОСГУ:

— 212 «Прочие выплаты» — расходы по оплате суточных;

— 222 «Транспортные услуги» — расходы на проезд;

— 226 «Прочие услуги» — расходы по найму жилого помещения.

При выдаче наличных денежных средств из кассы воинской части должна быть сделана следующая бухгалтерская запись:

Дебет счета 1 208 00 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Кредит счета 1 201 04 610 «Выбытия из кассы»

Возврат излишне выданных сумм подотчетным лицом должен быть отражен в учете следующим образом:

Дебет счета 1 201 04 510 «Поступления в кассу»

Кредит счета 1 208 00 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Пример 1.

Военнослужащий воинской части направлен в командировку на территории Российской Федерации сроком на три дня — с 15 по 17 июня 2009 г. 11 июня согласно расчету ему выдано 3500 руб., а именно:

— суточные — 400 руб.;

— на оплату проезда — 2000 руб.;

— на оплату проживания — 1100 руб.

18 июня военнослужащий представил в финансовую часть авансовый отчет, согласно которому фактические расходы составили:

— стоимость железнодорожных билетов — 2000 руб.;

— оплата проживания за двое суток — 1050 руб. (подтверждена счетом из гостиницы);

— суточные — 400 руб.

Расходы оплачены за счет средств федерального бюджета.

В бухгалтерском учете учреждения должны быть сделаны следующие проводки:

TTT———-¬

¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦

¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦

+-+++———-+

¦Выдано военнослужащему ¦ ¦ ¦ ¦

¦под отчет на командировочные ¦ ¦ ¦ ¦

¦расходы: ¦ ¦ ¦ ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦-суточные; ¦ 1 208 02 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 400 ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦-на оплату проезда; ¦ 1 208 05 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 2000 ¦

¦ ¦ ¦ ¦ ¦

¦-на оплату проживания ¦ 1 208 09 560 ¦ 1 201 04 610 ¦ 1100 ¦

+-+++———-+

¦Утвержден авансовый отчет ¦ ¦ ¦ ¦

¦военнослужащего по оплате ¦ ¦ ¦ ¦

¦командировочных расходов: ¦ ¦ ¦ ¦

Учет загранкомандировок в 2020 году

Правила по направлению работников в командировки как по РФ, так и за ее пределы представлены в «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки». То, в каком порядке и размере подлежат возмещению расходы в поездке должны определяться либо коллективным договором, либо другим нормативным актом работодателя. В статье подробно рассмотрим, как бухгалтер должен вести учет загранкомандировок в 2020 году.

Расходы при загранкомандировках

Отправляется сотрудник в загранкомандировку по распоряжению руководителя (Читайте также статью ⇒ Командировка за границу: суточные, документы, расходы).

Служебная загранкомандировка представляет собой поездку сотрудника на конкретный срок для выполнения поручения руководителя вне места постоянной трудовой деятельности, за пределами РФ.

Направляя в загранкомандировку своего сотрудника, работодатель определяет конкретный ее срок. Устанавливается он исходя из объема поручений, уровня сложности и некоторых других особенностей поездки. При этом, согласно Положению о командировках, работнику должны возмещаться следующие расходы:

  • Проезд и наем жилого помещения;
  • Суточные, или допрасходы, которые необходимы для проживания вне постоянной места проживания;
  • Другие расходы, которые работник производил с разрешения работодателя.

Такие расходы подлежат возмещению вне зависимости от того, куда направляется работник – в командировку по РФ или за ее пределы. При отправлении работника в командировку в иностранное государство, ему должны возмещаться дополнительные расходы, такие как:

  • Связанные с оформлением загранпаспорта, визы, либо других документов, необходимых для выезда;
  • Сборы (консульские, аэродромные, за право въезда, транзита авто);
  • По оформлению обязательной медстраховки;
  • Другие обязательные сборы, либо платежи.

Важно! Перечисленные расходы по всем видам командировок могут учитываться при расчете базы налога на прибыль организации.

После того, как сотрудник возвращается из командировки, он предоставляет работодателю авансовый отчет. Сделать это он обязан в срок до 3-х рабочих дней. В отчете он предоставляет информацию об всех израсходованных в командировке денежных средств. На основании этого с работником производится окончательный расчет по авансу, выданному ему перед поездкой. К авансу работник прикладывает документы подтверждающие его расходы, например, о найме помещения, затратах на проезд или другие затраты, которые непосредственно связаны с командировкой.

Как правило из загранкомандировок работник привозит подтверждающие документы, составленные на иностранном языке. В этом случае они должны быть переведены на русский язык. Это может сделать сторонний профессиональный переводчик, либо один из специалистов организации – работодателя.

★ Сборник-справочник всех кадровых документов
(бланки и документы в формате word)
куплено > 1200 книг

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

★ Авторский курс “Автоматизация кадрового учета с помощью 1С Предприятие 8”
(более 30 пошаговых видео-уроков для начинающих с инструкциями)
куплено > 2000 практических курсов

Выдача под отчет

Порядок выдачи денежных средств из кассы подотчетному лицу в настоящее время несколько упрощен. До недавнего времени, для того, чтобы выдать сотруднику денежные средства, он должен был писать заявление, начиная с 19 августа 2017 года выдаваться деньги подотчетнику могут как на основании заявления, так и на основании распоряжения руководителя. Составить такие документы можно в свободной форме, важно при этом учитывать, что они должны содержать сумму, выдаваемую подотчетному лицу и срок, на который деньги ему выдаются (Читайте также статью ⇒ Деньги в подотчет (кому, на что, оформление).

Кроме того, раньше для того, чтобы сотрудник смог получить подотчетную сумму денег, он обязан был отчитаться по предыдущим средствам. В настоящее время требовать отчета за предыдущие выдачи для выдачи средств вновь не требуется.

На сегодняшний день выдачу подотчетных средств можно производить не наличными из кассы, а путем перевода денег на зарплатную карточку сотрудника или даже на его личную карту.

Если в организации применяется такая выдача средств, то при переводе денег сотруднику бухгалтеру нужно обратить внимание на основание платежа. В платежке следует указать, что перечисляемые средства являются подотчетными. Кроме этого, сотрудник должен написать заявление, что деньги он просит переводить ему на личную карту и указать реквизиты карты. К авансовому отчету нужно будет приложить документ, подтверждающий, что расходы работник вел банковской картой.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Расходы, учитываемые для целей налогообложения

Рассмотрим расходы, которые включаются в расчет облагаемой базы:

  • Проезд до места командировки и обратно. Сотрудники часто приобретают электронные билеты для поездки, оплачивая их банковской картой. Чтобы подтвердить такие расходы для целей налогообложения можно использовать контрольный купон электронного билета, которые направляется покупателю через интернет в электронном виде. Подтверждающим документом также может служить посадочный талон, так как он содержит информацию о стоимости, времени отправления и др. При приобретении электронного авиабилета в качестве подтверждающего документа может использоваться маршрут-квитанция и посадочный талон, содержащий отметку аэропорта о досмотре. Подтверждая расходы указанными документами выписки, которая подтверждает, что оплата производилась пластиковой картой не потребуется.

Если в командировку работник поехал на личном транспорте, то срок пребывания указывается работником в служебной записке. Записку и другие документы, подтверждающие использование личного авто (путевой лист, счет, квитанции и др.) работник предоставляет работодателю.

  • Проезд на такси. Проезд сотрудника до места отправления (вокзала или аэропорта) на такси могут быть учтены только в том случае, если они являются экономически обоснованными. Документ, подтверждающий такие расходы при этом должен оформляться в соответствии с требованиями действующего законодательства.
  • Наем жилого помещения. Расходы по найму работником жилого помещения подтверждаются квитанцией или счетом за проживание в гостинице. Если в подтверждающем оплату за проживание в отеле иностранного государства документе выделен НДС, то данная сумма также может включаться в расходы для целей налогообложения. Если подтверждающих расходы на проживание документов нет, то уменьшить облагаемую базу по налогу на прибыль нельзя.
  • Суточные. При загранкомандировке не подлежат подтверждению чеками, квитанциями или другими документами. Устанавливается их размер в нормативных документах организации.

Пересчет расходов в рубли

Аванс при оправлении работника в командировку может выдаваться как в рублях, так и в валюте страны назначения. Деньги, выдаваемые сотруднику в валюте могут быть сняты с валютного счета организации. Как правило снятие со счета денег и выдача аванса происходят в разные дни. Курс при этом постоянно меняется и возникают курсовые разницы. Такие курсовые разницы могут возникнуть и при возврате неизрасходованного аванса, выданного в валюте. Для целей налогообложения пересчитать расходы в рубли нужно по курсу ЦБ РФ на дату их признания, то есть на дату утверждения авансового отчета (Читайте также статью ⇒ Служебная командировка на север).

Рассмотрим подробнее на примере:

Работник отправлен в загранкомандировку с 1 по 6 декабря 2017 года. 20 ноября организация сняла со своего валютного счета 2 000 евро. 20 ноября работнику были выданы эти средства в подотчет. 8 декабря сотрудник вернулся из командировки и 1 декабря принес авансовый отчет и неизрасходованные деньги у размере 200 евро. Курс евро на эти даты следующий:

  • 1 декабря 2017 – 69,52 руб./евро
  • 8 декабря 2017 – 69,93 руб./евро

Проводки:

Хозяйственная операция Дата Д К Сумма, рублей
С валютного счета получены средства 01.12.2017 50 52 139 040,00
Выданы средства в подотчет сотруднику 71 50 139 040,00
Отразили сумму расходов в командировке 08.12.2017 26 71 125 874,00
Неизрасходованный аванс возвращен в кассу 50 71 13 986,00
Отражена курсовая разница 71 91.1 820,00

В налоговом учете организация отразит следующие расходы:

  • Прочие – 123 874,00 рублей
  • Внереализационные – 820,00 рублей.

Источник: Журнал «Налог на прибыль: учет доходов и расходов»

Расходы, связанные с зарубежными командировками, имеют свои особенности по сравнению с командировками внутри страны. Эти особенности обусловлены прежде всего тем, что загранкомандировки требуют дополнительных затрат (оформление загранпаспорта, виз, обязательной медицинской страховки, консульские сборы). Кроме того, многие расходы осуществляются в валюте, а значит, в бухгалтерском и налоговом учете возникают курсовые разницы. В данной статье мы расскажем, как правильно рассчитать суточные при загранкомандировках, а также как учесть курсовые разницы, если аванс выдан работнику в иностранной валюте (в рублях).

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки

Правила направления сотрудников компаний в служебные командировки на территорию как РФ, так и иностранных государств закреплены в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (далее – Положение). 📌 Реклама Отключить

Согласно этому документу работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (п. 3). При этом срок командировки устанавливается работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4).

В силу п. 11 Положения командированным работникам возмещаются:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

При направлении сотрудника в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются (п. 23 Положения):

  1. расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  2. обязательные консульские и аэродромные сборы;
  3. сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  4. расходы на оформление обязательной медицинской стра­ховки;
  5. иные обязательные платежи и сборы.

Все перечисленные расходы учитываются при расчете облагаемой базы по налогу на прибыль на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. 📌 Реклама Отключить

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, для коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (в соответствии с положениями ст. 168 ТК РФ).

Обратите внимание

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым этим работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда сотрудника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется этим сотрудником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование данного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.) (п. 7 Положения).

📌 Реклама Отключить

Отметим, что до 08.01.2015 (с этой даты действуют изменения, внесенные в Положение) в случаях командирования работников в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, необходимо было оформлять командировочное удостоверение. С 08.01.2015 это требование отменено.

Добавим: направление работника в командировку в страны, не относящиеся к указанным государствам, и до этой даты производилось по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения.

В соответствии со ст. 26 Положения работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических затратах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой. До 08.01.2015 эта норма предусматривала еще и необходимость составления отчета о выполненной работе в командировке.

📌 Реклама Отключить

Суточные во время загранкомандировок

Правила расчета суточных во время зарубежной командировки приведены в п. 17, 18 и 20 Положения.

Согласно этим нормам за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

  • при проезде по территории РФ – в порядке и размерах, которые предусмотрены для командировок в пределах территории РФ;
  • при проезде по территории иностранного государства – в порядке и размерах, которые установлены для командировок на территории иностранных государств.

День пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются:

  • в иностранной валюте – при следовании работника с территории РФ;
  • в рублях – при следовании на территорию РФ.

Даты пересечения государственной границы РФ определяются по отметкам пограничных органов в паспорте. 📌 Реклама Отключить

При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Если сотрудник выехал в командировку на территорию иностранного государства и в тот же день вернулся, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

Итак, в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте можно установить любой размер суточных, а также дифференцировать этот размер в зависимости от страны, в которую командируется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении документов, подтверждающих факт такой задержки (п. 19 Положения).

📌 Реклама Отключить

Пример 1

Заместитель директора Козырев С. Н. (г. Москва) направлен в зарубежную командировку. Сначала он должен был посетить Австрию, потом Венгрию и возвратиться в Москву.

Согласно коллективному договору суточные в организации установлены для командировок по России – 700 руб.; для командировок в Австрию и Венгрию – 120 евро и 80 евро соответственно.

27 марта 2015 года в 23.20 Козырев С. Н. вылетел в Австрию и прибыл туда 28 марта. Пересечение границы РФ 27 марта подтверждается отметкой в заграничном паспорте.

29 марта он выехал из Австрии и прибыл в Венгрию.

31 марта вернулся в Москву, о чем имеется отметка в загранпаспорте.

3 апреля Козырев С. Н. представил авансовый отчет, который в этот же день был утвержден.

Размер суточных, которые подлежат выплате данному работнику, составит:

  • за 27 марта (день пересечения государственной границы РФ при следовании работника с территории РФ) – 120 евро;
  • за 28 марта (день пребывания в Австрии) – 120 евро;
  • за 29 марта (день прибытия в Венгрию) – 80 евро;
  • за 30 марта (день пребывания в Венгрии) – 80 евро;
  • за 31 марта (день прибытия в Россию) – 700 руб.

Итого размер суточных, которые причитаются работнику в евро, составил 400 евро (120 + 120 + 80 + 80). 📌 Реклама Отключить

Если аванс выдан в валюте

Согласно п. 10 Положения работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных затрат, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). При этом выдача аванса может осуществляться наличными деньгами как в рублях, так и в валюте.

В силу п. 16Положения оплата и (или) возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом № 173‑ФЗ.

В пункте 1 ст. 9 этого закона, с одной стороны, прописано общее правило о запрете валютных операций между резидентами, а с другой – предусмотрены исключения из этого правила. В частности, разрешается производить в валюте операции при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также операции при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой (пп. 9 п. 1 названной статьи).

📌 Реклама Отключить

Как следует из п. 2.1 Указания ЦБ РФ № 2054-У, выдача юридическому лицу наличной иностранной валюты осуществляется с его банковского валютного счета на основании письма на ее получение.

При совершении операций в иностранной валюте в бухгалтерском учете они отражаются в валюте платежей и в рублях (п. 4, 20 ПБУ 3/2006 «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте»). Пересчет иностранной валюты в кассе организации производится по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции (п. 5 – 7 ПБУ 3/2006).

Случается, что поступление денег в кассу организации с валютного счета и выдача их из кассы в качестве аванса командированному работнику происходят в разные дни. При этом курс иностранной валюты по отношению к рублю меняется. В таком случае возникают курсовые разницы. Эти разницы имеют место и при возврате части неизрасходованной суммы аванса в иностранной валюте, если курс на дату возврата отличен от курса на дату выдачи аванса.

📌 Реклама Отключить

На какую дату берется курс иностранной валюты к рублю для целей принятия расходов в бухгалтерском и налоговом учете?

Согласно п. 3 ПБУ 3/2006 датой совершения операции в иностранной валюте является день возникновения у организации права в соответствии с законодательством РФ или договором принять к бухгалтерскому учету активы и обязательства, которые являются результатом этой операции.

Для расходов организации в иностранной валюте, связанных со служебными командировками за пределы территории РФ, такой датой будет день утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006).

📌 Реклама Отключить

Расходы, выраженные в иностранной валюте, для целей налогообложения пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному ЦБ РФ на дату их признания (п. 10 ст. 272 НК РФ). Для расходов на командировки это дата утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Таким образом, при признании в расходах затрат на загранкомандировки в иностранной валюте разниц между бухгалтерским и налоговым учетом не возникает.

Пример 2

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.

27 января 2015 года с валютного счета была снята сумма в размере 1 000 евро. В этот же день деньги были выданы работнику под отчет.

Работник вернулся из командировки 31 января, а 2 февраля представил авансовый отчет на сумму 990 евро и сдал неизрасходованную валюту в размере 10 евро.

📌 Реклама Отключить

Курс евро к рублю, установленный ЦБ РФ, составил:

– 27.01.2015 – 73,5633 руб./евро;

– 02.02.2015 – 78,1105 руб./евро.

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

*
К счету 50 «Касса» открывается субсчет «Касса в валюте». При этом аналитика ведется по каждой используемой валюте. 📌 Реклама Отключить

В налоговом учете организации будут отражены:

  • прочие расходы, связанные с производством и реализацией, – 77 329,4 руб.;
  • внереализационные доходы – 4 547,2 руб.

Если аванс выдан в рублях

В ситуациях, когда у организации нет валютного счета, она может выдать сотруднику, отправляющемуся в командировку, рублевый аванс. Сотрудник самостоятельно приобретает валюту в соответствующем подразделении банка (обменном пункте), кассовый работник которого обязан выдать данному лицу документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой и чеками.

В этом случае все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц. При покупке наличной валюты (этот факт нужно документально подтвердить) командированный сотрудник истратит конкретное количество рублей на приобретение конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства он истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.

📌 Реклама Отключить

В связи с этим возникает вопрос: по какому курсу в бухгалтерском и налоговом учете следует отражать расходы работника, произведенные им в зарубежной командировке:

  • на дату утверждения авансового отчета;
  • на дату выплаты подотчетных сумм;
  • на дату обмена работником полученных рублей на иностранную валюту?

Свои разъяснения на этот счет дали контролирующие органы (см. письма Минфина России от 31.03.2011 № 03‑03‑06/1/193 и ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408).

Суть их сводится к следующему: расходы организации следует определять исходя из истраченной работником согласно первичным документам суммы валюты по курсу обмена, который определяется по справке о покупке указанным лицом иностранной валюты. При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

📌 Реклама Отключить

Таким образом, по мнению чиновников, организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты, с учетом продажи неизрасходованного остатка в валюте (полагаем, что для целей бухгалтерского учета следует отражать в расходах именно эту сумму). А для целей исчисления налога на прибыль пересчет валюты в рубли будет производиться по курсу, действующему на дату утверждения авансового отчета.

Пример 3

Организация направила своего работника в зарубежную командировку с 27 по 31 января 2015 года.

27 января 2015 года из кассы в подотчет работнику был выдан аванс в размере 76 000 руб.

В этот же день он приобрел 1 000 евро в обменном пункте по курсу 75 руб./евро.

В командировке работник потратил 990 евро, что подтверждено соответствующими документами.

📌 Реклама Отключить

По возвращении из командировки он обменял остаток аванса в размере 10 евро в обменном пункте по курсу 80 руб./евро.

Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.

2 февраля работник представил авансовый отчет на сумму 990 евро (который был утвержден в этот же день), остаток в рублях вернул в кассу.

Курс ЦБ РФ на 02.02.2015 соответствует 78,1105 руб./евро.

Командированным работником израсходовано на покупку валюты 75 000 руб. (1 000 евро х 75 руб./евро), получено от продажи остатка аванса 800 руб. (10 евро х 80 руб./евро).

Итого работник фактически израсходовал в рублях 74 200 руб. (75 000 — 800). В бухгалтерском учете эта сумма подлежит отражению в составе расходов.

Работнику следует вернуть в кассу организации 1 800 руб. (76 000 — 74 200).

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут рассчитаны по курсу, действовавшему на дату утверждения авансового отчета, и составят 77 329,4 руб. (990 евро х 78,1105 руб./евро).

📌 Реклама Отключить

Постоянная разница равняется 3 129,4 руб. (77 329,4 — 74 200). Постоянный налоговый актив (ПНА) составит 625,88 руб. (3 129,4 руб. х 20%).

В бухгалтерском учете организации будут сделаны следующие проводки:

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *